Orçamento de Ofertas Corporativas: Como Planear e Defender o Seu Investimento no 4.º Trimestre
Um orçamento de ofertas corporativas normalmente começa como um número de que alguém se lembra do ano passado e acaba em correria na segunda semana de dezembro. Não precisa de funcionar assim. Dimensionar adequadamente um orçamento de ofertas corporativas demora cerca de uma hora, e fazê-lo em setembro em vez de novembro é o que distingue um programa de um pânico.
Eis um modelo que pode levar às Finanças, defender numa reunião de orçamento e voltar a utilizar no próximo ano.
Construa o seu orçamento de ofertas corporativas por colaborador, não como um total
A maioria dos orçamentos de ofertas corporativas é definida como uma verba global, razão pela qual são tão difíceis de defender. Um total de 40.000 não diz nada a ninguém. Um valor por pessoa por ano diz-lhe se o programa é generoso, adequado ou meramente simbólico, e ajusta-se automaticamente à medida que o efetivo muda.
Construa-o a partir das ocasiões que pretende cobrir. Um padrão anual típico para uma empresa com um verdadeiro programa tem este aspeto:
Aniversário: um envio por pessoa por ano, de baixo valor
Aniversário de serviço: um envio por pessoa por ano, escalado pelos anos de serviço
Presente de fim de ano: um envio por pessoa, geralmente o maior valor individual
Recompensas pontuais: uma verba controlada pelo gestor, orçamentada como uma média por colaborador e não por evento
Integração (onboarding): um envio por nova contratação, pelo que o orçamento deve basear-se nas contratações previstas e não no número de colaboradores
Some tudo isto e obtém uma cifra anual por colaborador. Multiplique pelo número de colaboradores e obtém o total. A vantagem é que, quando as Finanças perguntam porque é que o número é aquilo que é, o senhor aponta para cinco ocasiões em vez de encolher os ombros.
Verifique a coerência do seu orçamento de ofertas corporativas face à folha de salários
Assim que tiver um total, teste o seu orçamento de ofertas corporativas face ao padrão da indústria. A SHRM relata que as empresas normalmente gastam entre um e dois por cento da folha de salários no reconhecimento de colaboradores, e que as organizações que investem pelo menos um por cento em reconhecimento baseado em valores têm maior probabilidade de afirmar que o programa as ajudou a atrair candidatos, alcançar objetivos de aprendizagem, controlar custos e reter pessoas.
Isso dá-lhe um intervalo, não uma meta. Se o seu total calculado ficar bem abaixo de um por cento da folha de salários, o seu programa provavelmente é demasiado exíguo para mudar alguma coisa. Se ficar acima de dois por cento, espere perguntas.
A referência também lhe dá um reformulação útil numa conversa sobre orçamento. O gasto com reconhecimento não é generosidade discricionária, é uma percentagem da folha de salários à qual já está comprometido, destinada a proteger essa folha de salários da rotatividade.
Incorpore o argumento de retenção no pedido de orçamento
O argumento mais forte a favor de um orçamento de ofertas corporativas não é que as pessoas gostam de presentes. É que as pessoas insuficientemente reconhecidas saem, e substituí-las custa múltiplos do que o programa custa.
As evidências são diretas. A Gallup constata que os colaboradores que não se sentem adequadamente reconhecidos têm o dobro da probabilidade dizer que vão demitir-se no próximo ano, enquanto os colaboradores bem reconhecidos têm 45% menos probabilidade de ter saído dois anos depois. Apenas 22% dos colaboradores dizem receber a quantidade certa de reconhecimento, pelo que a maioria das organizações está do lado errado dessa divisão.
Coloque o seu orçamento total de ofertas ao lado do custo de substituir mesmo apenas alguns dos colaboradores que se pretende reter, e o argumento fala por si. O nosso artigo sobre o custo de não reconhecer os colaboradores analisa esses números, e a calculadora de ROI de reconhecimento permite aplicá-los à sua própria dimensão de equipa e faixas salariais.
Distribuir o orçamento de ofertas empresariais ao longo do ano, não concentrá-lo em dezembro
Concentrar todo o orçamento de ofertas empresariais numa única entrega em dezembro é o erro estrutural mais comum. Cria um único pico de trabalho administrativo, entra em concorrência com todas as outras empresas a fazer o mesmo, e produz um momento de boa vontade que já se desvaneceu em fevereiro.
Uma melhor distribuição do mesmo montante coloca aproximadamente metade na oferta de fim de ano e espalha o restante por aniversários, celebrações de aniversário de empresa e recompensas pontuais atribuídas pelos gestores. Isso converte um evento anual num sinal contínuo de que alguém está atento. Os dados da Gallup sobre a frequência de reconhecimento de colaboradores apoiam isto: a métrica que muda é se alguém foi reconhecido nos últimos sete dias, não se recebeu algo em dezembro.
As recompensas pontuais são a linha mais vale a pena proteger. São pequenas, são rápidas, e são a única parte do orçamento que responde a algo que realmente aconteceu.
Deixe de perder o orçamento de ofertas corporativas por não utilização
Aqui está uma rubrica que ninguém inclui na folha de cálculo: a parte do seu orçamento de ofertas corporativas que nunca é utilizada.
Os cartões-presente tradicionais expiram. Quando tal acontece, o valor não gasto reverte para o emissor do cartão, não para si e não para o seu colaborador. Para um programa de qualquer dimensão, trata-se de um valor real, e é dinheiro que gastou sem obter nada em troca. Alguns fornecedores constroem o seu modelo comercial à volta disso.
Duas coisas resolvem o problema. Escolha ofertas que não expiram, para que o valor permaneça indefinidamente com o destinatário. E escolha um fornecedor que não cobre pelo valor não utilizado. Um Mojo Experience Card nunca expira e nada é cobrado pelos cartões não utilizados, o que significa que o seu orçamento se converte totalmente em reconhecimento de colaboradores em vez de se converter parcialmente nas receitas de outra pessoa.
Conte os custos ocultos no seu orçamento de ofertas corporativas
O valor da oferta é o custo visível de um orçamento de ofertas corporativas. O resto esconde-se em três lugares.
Tempo administrativo. Recolher endereços, insistir por tamanhos, processar pedidos de reembolso de despesas individuais e responder a e-mails do tipo "onde está a minha oferta" representa um custo salarial real. Um programa que automatiza as ocasiões a partir de dados de RH elimina a maior parte desse trabalho.
Expedição, direitos aduaneiros e não utilização. No caso de ofertas físicas através de fronteiras, o frete e os direitos aduaneiros podem acrescentar uma percentagem substancial ao valor da oferta, e parte desse custo recai sobre o destinatário.
Aumentos de preço e taxas por cartão. Muitas plataformas de ofertas acrescentam uma percentagem sobre o valor nominal, uma taxa por cartão, ou ambas. Pergunte qual é o custo total para entregar 100 dólares de valor a um colaborador, e não o preço anunciado.
Impostos. O tratamento varia consoante o país e o tipo de oferta. No Reino Unido, um benefício não pecuniário inferior a 50 libras pode qualificar-se como benefício trivial isento de imposto e de National Insurance quando todas as condições são cumpridas, e a isenção separada para festas anuais cobre até 150 libras por pessoa para um evento anual aberto a todos os funcionários. Nos EUA, o IRS trata os cartões-presente como equivalentes a dinheiro que são sempre rendimentos tributáveis, sem qualquer isenção de minimis independentemente do valor. Contabilize o custo para o empregador quando a oferta é tributável e note que o valor de 150 libras no Reino Unido é um limiar, não um abono: se for excedido, passa a ser tributável o montante total, e não apenas o excedente.
Um exemplo trabalhado de orçamento para ofertas corporativas
Considere uma empresa com 250 colaboradores, 30 admissões previstas e um plano que abrange todas as cinco ocasiões.
Orçamente um valor modesto de aniversário para todos os 250, um valor de aniversário de serviço médio das faixas de antiguidade para todos os 250, uma oferta de fim de ano mais generosa para todos os 250, uma oferta de integração para os 30 novos colaboradores, e uma verba de recompensa pontual por gestor calculada em média por pessoa. Some essas cinco rubricas, multiplique e compare o total com um a dois por cento da massa salarial.
Se o total estiver dentro da referência e dentro do seu argumento de retenção, tem um número defensável antes de alguém perguntar. Se estiver fora, ajuste primeiro o valor de fim de ano, pois é a libra menos útil do ponto de vista comportamental em todo o plano.
Acertar no modelo de orçamento para ofertas corporativas com a Mojo Gift
O Mojo Moment Programme estabelece o preço do programa e o valor da oferta separadamente, e é isso que torna simples construir um orçamento para ofertas corporativas.
O programa custa $25 por Mojo Moment, por ano, a partir de um mínimo de 50 Moments, portanto 50 Moments são $1,250 por ano e 250 Moments são $6,250. Essa é a sua rubrica de programa, que varia com o número de momentos de reconhecimento que envia e não com o número de colaboradores. O valor da oferta é financiado em separado pelo valor facial, portanto um cartão de $100 custa $100, sem margem acrescida, sem taxa por cartão e sem comissão. Nada expira, portanto nada é cobrado por cartões não resgatados. As faturas são emitidas em EUR, GBP ou USD.
O resultado são duas rubricas claras num orçamento: um custo de programa que pode prever a partir do número de Moments que planeia enviar, e um custo variável de ofertas que corresponde exatamente ao valor que os seus colaboradores recebem. A página de preços descreve-o em pormenor, e a página do Mojo Moment Programme mostra o que a linha fixa cobre.
Se o seu planeamento do quarto trimestre incluir clientes além dos colaboradores, ofertas de Natal para clientes cobre esse lado, e ofertas corporativas de Natal para colaboradores cobre a entrega de fim de ano em si.
Perguntas frequentes
Quanto deve uma empresa orçamentar para ofertas aos colaboradores?
Construa o número a partir das ocasiões que pretende cobrir e depois verifique o total face à folha de salários. A SHRM situa a despesa típica com reconhecimento de colaboradores entre um e dois por cento da folha de salários, com pelo menos um por cento associado a melhores resultados de retenção e contratação. Definir um valor anual por colaborador, em vez de uma quantia global, torna o orçamento mais fácil de defender e de dimensionar.
O que deve incluir um orçamento de ofertas corporativas?
O valor da oferta, o custo da plataforma ou do fornecedor, o envio e os direitos aduaneiros para artigos físicos, o tempo administrativo e qualquer custo fiscal para o empregador quando a oferta é tributável. Peça aos fornecedores o custo total para entregar um valor fixo a um colaborador, uma vez que as margens e as taxas por cartão ficam muitas vezes fora do preço anunciado.
Quando deve planear o seu orçamento de ofertas corporativas para o quarto trimestre?
Setembro. As ofertas físicas exigem decisões até início de outubro para permitir a produção e o envio, e deixar isto para novembro significa escolher entre o que sobra a preços de urgência. As ofertas digitais eliminam o prazo, mas a conversa sobre o orçamento continua a correr melhor antes da pressão de fim de ano.
É melhor oferecer uma grande oferta ou várias pequenas?
Várias, na maioria dos casos. A investigação da Gallup sobre reconhecimento de colaboradores mede se alguém foi reconhecido nos últimos sete dias, o que uma única oferta em dezembro não consegue influenciar. Dividir aproximadamente metade do orçamento numa oferta de fim de ano e distribuir o restante por aniversários, anos de empresa e recompensas pontuais dá mais efeito ao mesmo dinheiro.
Como evitar que o orçamento de ofertas corporativas seja desperdiçado?
Escolha ofertas que não expiram e um fornecedor que não cobre pelo valor não resgatado. Os cartões-presente com prazo de validade devolvem o orçamento não gasto ao emissor do cartão, e não a si nem ao seu colaborador, o que representa uma perda silenciosa que a maioria dos orçamentos de ofertas nunca contabiliza.
Precisa de ajuda para dimensionar o seu orçamento de ofertas corporativas? Agende uma chamada de 30 minutos e nós iremos construir o modelo por colaborador de acordo com o seu número de efetivos, ocasiões e processamento salarial.