Budget voor zakelijke cadeaus: hoe plant en verdedigt u uw Q4-uitgaven
Een budget voor zakelijke cadeau's begint meestal als een getal dat iemand zich van vorig jaar herinnert en eindigt als een chaos in de tweede week van december. Dat hoeft niet zo te werken. Een budget voor zakelijke cadeau's goed afmeten kost ongeveer een uur, en het in september doen in plaats van november is wat een programma van een paniek onderscheidt.
Hier is een model dat u naar Finance kunt meenemen, in een budgetvergadering kunt verdedigen en volgend jaar opnieuw kunt gebruiken.
Bouw uw budget voor zakelijke cadeau's per medewerker op, niet als een totaal
De meeste budgetten voor zakelijke cadeau's worden als vast bedrag vastgesteld, en daarom zijn ze zo moeilijk te verdedigen. Een totaal van 40.000 zegt niemand iets. Een bedrag per persoon per jaar vertelt u of het programma royaal, adequaat of symbolisch is, en het schaalt automatisch mee als het aantal medewerkers verandert.
Bouw het op basis van de gelegenheden die u wilt dekken. Een typisch jaarpatroon voor een bedrijf met een echt programma ziet er zo uit:
Verjaardag: één verzending per persoon per jaar, lage waarde
Werkjubileum: één verzending per persoon per jaar, geschaald naar dienstjaren
Eindejaarsgeschenk: één verzending per persoon, doorgaans de grootste losse waarde
Spotbeloningen: een door de manager beheerd budget, gebudgetteerd als een gemiddelde per hoofd in plaats van per gebeurtenis
Onboarding: één verzending per nieuwe medewerker, dus budgeteer op basis van verwachte aanwas in plaats van op hoofdcount
Tel dat bij elkaar op en u heeft een jaarlijks bedrag per medewerker. Vermenigvuldig dat met het aantal medewerkers en u heeft uw totaal. Het voordeel is dat wanneer Finance vraagt waarom het bedrag is wat het is, u naar vijf gelegenheden kunt wijzen in plaats van uw schouders op te halen.
Toets uw zakelijke cadeaubudget aan de loonlijst
Zodra u een totaal heeft, kunt u uw zakelijke cadeaubudget toetsen aan het patroon in de sector. SHRM meldt dat bedrijven doorgaans tussen één en twee procent van de loonlijst uitgeven aan het erkennen van medewerkers, en dat organisaties die minstens één procent investeren in waardegedreven medewerkerswaardering vaker zeggen dat het programma hen heeft geholpen kandidaten aan te trekken, leerdoelen te behalen, kosten te beheersen en mensen te behouden.
Dat geeft u een marge in plaats van een streefcijfer. Als uw berekende totaal ruim onder één procent van de loonlijst uitkomt, is uw programma waarschijnlijk te mager om iets te veranderen. Komt het boven twee procent uit, reken dan op vragen.
Het benchmarkgegeven geeft u bovendien een nuttige herkadering in een budgetgesprek. Waardering is geen discretionaire vrijgevigheid, het is een percentage van de loonlijst waaraan u zich al heeft verbonden, gericht op het beschermen van die loonlijst tegen verloop.
Bouw het behoudargument in in de budgetaanvraag
Het sterkste argument voor een zakelijk cadeaubudget is niet dat mensen cadeaus leuk vinden. Het is dat onvoldoende gewaardeerde mensen vertrekken, en dat vervanging een veelvoud kost van wat het programma kost.
Het bewijs is direct. Gallup constateert dat medewerkers die zich niet voldoende gewaardeerd voelen twee keer zo geneigd zijn om te zeggen dat zij binnen een jaar zullen opzeggen, terwijl gewaardeerde medewerkers 45% minder kans hebben om twee jaar later vertrokken te zijn. Slechts 22% van de medewerkers zegt de juiste hoeveelheid waardering te ontvangen, zodat de meeste organisaties aan de verkeerde kant van die scheidslijn zitten.
Zet uw totale giftenbudget naast de kosten van het vervangen van zelfs een handvol van de mensen die het moet behouden, en het argument spreekt voor zich. Ons artikel over de kosten van het niet waarderen van medewerkers doorloopt die cijfers, en de recognition ROI-calculator laat u ze afzetten tegen uw eigen personeelsbestand en salarisschalen.
Verdeel het zakelijke giftenbudget over het jaar, niet over december
Het concentreren van het volledige zakelijke giftenbudget in één decemberversturing is de meest voorkomende structurele fout. Het creëert één piek aan administratie, het concurreert met elk ander bedrijf dat hetzelfde doet, en het levert één moment van goodwill op dat tegen februari is vervaagd.
Een betere verdeling van hetzelfde geld zet ongeveer de helft in het eindejaarsgeschenk en spreidt de rest over verjaardagen, jubilea en door managers toegekende spotbeloningen. Dat verandert één jaarlijks evenement in een constant signaal dat iemand aandacht geeft. De gegevens van Gallup over waarderingsfrequentie ondersteunen dit: de metric die verandert, is of iemand in de laatste zeven dagen gewaardeerd is, niet of zij in december iets ontvangen.
Spotbeloningen zijn de post die het meest beschermd verdient te worden. Ze zijn klein, ze zijn snel, en ze zijn het enige deel van het budget dat reageert op iets dat daadwerkelijk is gebeurd.
Stop met het verliezen van budget voor zakelijke cadeaus aan vervallen tegoeden
Hier is een post die niemand in het spreadsheet zet: het deel van uw budget voor zakelijke cadeaus dat nooit wordt ingewisseld.
Traditionele cadeaubonnen vervallen. Wanneer dat gebeurt, gaat de niet-bestede waarde naar de uitgever van de bon, niet terug naar u en niet naar uw medewerker. Voor een programma van enige omvang is dat een reëel bedrag, en het is geld dat u aan niets heeft uitgegeven. Sommige aanbieders bouwen hun commerciële model eromheen.
Twee dingen lossen dit op. Kies cadeaus die niet vervallen, zodat de waarde voor onbepaalde tijd bij de ontvanger blijft. En kies een aanbieder die u geen kosten in rekening brengt voor niet-ingewisselde waarde. Een Mojo Experience Card vervalt nooit en er worden geen kosten in rekening gebracht op niet-ingewisselde kaarten, wat betekent dat uw budget volledig wordt omgezet in medewerkerswaardering in plaats van gedeeltelijk in de omzet van iemand anders.
Tel de verborgen kosten in uw budget voor zakelijke cadeaus
De cadeaawaarde is de zichtbare kosten van een budget voor zakelijke cadeaus. De rest verstopt zich op drie plekken.
Beheertijd. Adressen verzamelen, maten achterhalen, individuele declaraties verwerken en e-mails van "waar is mijn cadeau" beantwoorden is echte loonkosten. Een programma dat gelegenheden automatiseert op basis van HR-gegevens verwijdert het grootste deel daarvan.
Verzending, invoerrechten en schade. Voor fysieke cadeaus over grenzen heen kunnen vracht en invoerrechten een aanzienlijk percentage toevoegen aan de cadeaawaarde, en een deel daarvan komt voor rekening van de ontvanger.
Opslagen en kosten per kaart. Veel giftingplatforms voegen een percentage bovenop de nominale waarde toe, een vergoeding per kaart, of beide. Vraag naar de totale kosten om 100 dollar aan waarde aan een medewerker te leveren, niet naar de verkoopprijs.
Belasting. De behandeling verschilt per land en type cadeau. In het VK kan een niet-geldelijk voordeel onder de 50 pond in aanmerking komen als een triviaal voordeel dat is vrijgesteld van belasting en National Insurance wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, en de afzonderlijke jaarlijkse feestvrijstelling dekt tot 150 pond per persoon voor een jaarlijks evenement dat voor alle medewerkers openstaat. In de VS behandelt de IRS cadeaubonnen als geld-equivalenten die altijd belastbaar loon zijn, zonder de minimis-vrijstelling ongeacht de waarde. Begroot op de werkgeverskosten waar het cadeau belastbaar is, en merk op dat het bedrag van 150 pond in het VK een drempel is, geen vrijstelling: overschrijd deze en het volledige bedrag wordt belast, niet alleen het meerdere.
Een uitgewerkt voorbeeld van een zakelijk relatiegeschenkenbudget
Neem een bedrijf met 250 medewerkers, 30 verwachte aanwinsten en een plan dat alle vijf de gelegenheden dekt.
Budgetteer een bescheiden verjaardagswaarde voor alle 250, een jubileumwaarde gemiddeld over de dienstjarenbanden voor alle 250, een groter eindejaarsgeschenk voor alle 250, een onboardinggeschenk voor de 30 nieuwe medewerkers, en een spot-reward-toeslag voor managers gemiddeld per persoon. Tel die vijf regels bij elkaar op, vermenigvuldig uit, en vergelijk het totaal met een tot twee procent van de loonsum.
Als het totaal binnen de benchmark en binnen uw retentieargument valt, heeft u een verdedigbaar getal voordat iemand ernaar vraagt. Als het erbuiten valt, pas dan eerst de eindejaarswaarde aan, aangezien dat de gedragstechnisch minst nuttige pond in het plan is.
Het zakelijke relatiegeschenkenbudgetmodel goed inrichten met Mojo Gift
Het Mojo Moment Programme prijst het programma en de cadeauwaarde afzonderlijk, waardoor een zakelijk relatiegeschenkenbudget eenvoudig op te stellen is.
Het programma kost $25 per Mojo Moment, per jaar, vanaf een minimum van 50 Momenten, dus 50 Momenten is $1.250 per jaar en 250 Momenten is $6.250. Dat is uw programmaregel, en die schaalt mee met het aantal waarderingsmomenten dat u verstuurt in plaats van met het aantal medewerkers. De geschenkwaarde wordt apart gefinancierd tegen nominale waarde, dus een kaart van $100 kost $100, zonder opslag, zonder vergoeding per kaart en zonder commissie. Niets verloopt, dus er wordt niets in rekening gebracht voor niet-ingewisselde kaarten. Facturen komen in EUR, GBP of USD.
Het resultaat is twee overzichtelijke regels in een budget: een programmakost die u kunt prognosticeren op basis van het aantal Momenten dat u van plan bent te versturen, en een variabele geschenkkost die exact gelijk is aan de waarde die uw mensen ontvangen. De prijspagina zet het volledig uiteen, en de Mojo Moment Programme pagina laat zien wat de vaste lijn dekt.
Als uw Q4-planning naast personeel ook klanten omvat, vakantiegeschenken voor klanten behandelt die kant, en zakelijke vakantiegeschenken voor medewerkers behandelt de eindejaarsgift zelf.
Veelgestelde vragen
Hoeveel moet een bedrijf budgetteren voor geschenken voor medewerkers?
Bouw het bedrag op basis van de gelegenheden die u wilt dekken, en toets daarna het totaal aan de salarisadministratie. SHRM stelt de typische uitgaven aan medewerkerswaardering op één tot twee procent van de salarismassa, waarbij ten minste één procent samenhangt met betere retentie- en wervingsresultaten. Door een jaarbedrag per medewerker vast te stellen in plaats van een totaalbedrag, wordt het budget makkelijker te verdedigen en op te schalen.
Wat moet een budget voor zakelijke geschenken omvatten?
De waarde van het geschenk, platform- of leverancierskosten, verzendkosten en invoerrechten voor fysieke artikelen, administratietijd en eventuele werkgeversbelasting waar het geschenk belastbaar is. Vraag leveranciers om de totale kosten van het leveren van een vaste hoeveelheid waarde aan één medewerker, want opslagen en kosten per kaart zitten vaak buiten de vermelde prijs.
Wanneer moet u uw Q4-budget voor zakelijke geschenken plannen?
In september. Fysieke geschenken vereisen beslissingen begin oktober vanwege productie en verzending, en wie tot november wacht, moet kiezen uit wat er resteert tegen spoedtarieven. Digitale geschenken nemen de deadline weg, maar het budgetgesprek komt toch beter uit vóór de drukte aan het einde van het jaar.
Is het beter om één groot geschenk te geven of meerdere kleine?
Meerdere, in de meeste gevallen. Het onderzoek van Gallup naar medewerkerswaardering meet of iemand in de afgelopen zeven dagen erkenning heeft gekregen, wat één enkel geschenk in december niet kan beïnvloeden. Door ongeveer de helft van het budget te besteden aan een geschenk aan het einde van het jaar en de rest te spreiden over verjaardagen, jubilea en spontane beloningen, krijgt u met hetzelfde geld meer effect.
Hoe voorkomt u dat uw budget voor zakelijke geschenken verloren gaat?
Kies geschenken die niet verlopen en een aanbieder die geen kosten rekent voor niet-ingewisselde waarde. Verlopende cadeaubonnen retourneren niet-besteed budget naar de kaartuitgever in plaats van naar u of uw medewerker, een stil verlies dat in de meeste geschenkbudgetten nooit wordt meegerekend.
Wilt u hulp bij het bepalen van de omvang van uw budget voor zakelijke geschenken? Boek een gesprek van 30 minuten en wij bouwen het model per medewerker op basis van uw personeelsbestand, gelegenheden en salarisadministratie.