Cadeaubudget voor bedrijven: hoe u uw Q4-uitgaven plant en verdedigt
Een cadeaubudget voor bedrijven begint meestal als een getal dat iemand zich van vorig jaar herinnert en eindigt als een chaos in de tweede week van december. Dat hoeft niet zo te werken. Een cadeaubudget voor bedrijven goed afstemmen kost ongeveer een uur, en het in september doen in plaats van november is wat een programma van paniek onderscheidt.
Hier is een model dat u naar Finance kunt meenemen, in een budgetvergadering kunt verdedigen en volgend jaar opnieuw kunt gebruiken.
Bouw uw cadeaubudget voor bedrijven per medewerker op, niet als een totaal
De meeste cadeaubudgetten voor bedrijven worden vastgesteld als een totaalbedrag, en daarom zijn ze zo moeilijk te verdedigen. Een totaal van 40.000 zegt niemand iets. Een bedrag per persoon per jaar zegt u of het programma royaal, toereikend of symbolisch is, en het schaalt automatisch mee als het aantal medewerkers verandert.
Bouw het op basis van de gelegenheden die u wilt afdekken. Een typisch jaarlijks patroon voor een bedrijf met een echt programma ziet er zo uit:
Verjaardag: één verzending per persoon per jaar, lage waarde
Werkjubileum: één verzending per persoon per jaar, geschaald naar aantal dienstjaren
Eindejaarsgeschenk: één verzending per persoon, doorgaans de grootste enkele waarde
Spotbeloningen: een door de manager beheerd budget, begroot als een gemiddelde per persoon in plaats van per gebeurtenis
Onboarding: één verzending per nieuwe medewerker, dus budgetteer op basis van verwachte aanwinsten in plaats van het aantal medewerkers
Tel dit bij elkaar op en u heeft een jaarlijks bedrag per medewerker. Vermenigvuldig dit met het aantal medewerkers en u heeft uw totaal. Het voordeel is dat wanneer Finance vraagt waarom het bedrag is wat het is, u kunt verwijzen naar vijf gelegenheden in plaats van uw schouders op te halen.
Toets uw budget voor zakelijke geschenken aan de loonkosten
Zodra u een totaal heeft, toetst u uw budget voor zakelijke geschenken aan het patroon in de sector. SHRM rapporteert dat bedrijven doorgaans tussen één en twee procent van de loonkosten besteden aan medewerkerswaardering, en dat organisaties die ten minste één procent investeren in op waarden gebaseerde medewerkerswaardering vaker zeggen dat het programma hen heeft geholpen kandidaten aan te trekken, leerdoelen te bereiken, kosten te beheersen en mensen te behouden.
Dat geeft u een bereik in plaats van een streefgetal. Als uw berekende totaal ver onder één procent van de loonkosten uitkomt, is uw programma waarschijnlijk te mager om iets te veranderen. Komt het boven twee procent uit, reken dan op vragen.
Het benchmarkgegeven geeft u bovendien een nuttige herkadering in een budgetgesprek. Uitgaven aan medewerkerswaardering zijn geen discretionaire vrijgevigheid, het zijn een percentage van de loonkosten waar u zich al aan heeft verbonden, gericht op het beschermen van die loonkosten tegen verloop.
Bouw het behoudargument in in de budgetaanvraag
Het sterkste argument voor een budget voor zakelijke geschenken is niet dat mensen graag cadeaus krijgen. Het is dat ondergewaardeerde mensen vertrekken, en dat vervanging veelvouden kost van wat het programma kost.
Het bewijs is direct. Gallup constateert dat medewerkers die zich niet voldoende gewaardeerd voelen twee keer zoveel geneigd zijn om te zeggen dat zij binnen een jaar zullen opzeggen, terwijl goed gewaardeerde medewerkers 45% minder kans hebben om twee jaar later vertrokken te zijn. Slechts 22% van de medewerkers zegt de juiste hoeveelheid waardering te krijgen, dus de meeste organisaties zitten aan de verkeerde kant van die scheidslijn.
Zet uw totale budget voor cadeaus naast de kosten van het vervangen van zelfs een handvol van de mensen die het moet behouden, en het argument spreekt voor zich. Ons stuk over de kosten van het niet waarderen van medewerkers werpt die cijfers, en de ROI-calculator voor waardering door, zodat u ze kunt afzetten tegen uw eigen personeelsbestand en salarisschalen.
Verdeel het budget voor zakelijke cadeaus over het jaar, niet over december
Het hele budget voor zakelijke cadeaus concentreren in één verzending in december is de meest voorkomende structurele fout. Het creëert één piek aan administratie, het concurreert met elk ander bedrijf dat hetzelfde doet, en het levert één moment van goodwill op dat tegen februari is vervaagd.
Een betere verdeling van hetzelfde bedrag zet ongeveer de helft in het eindejaarscadeau en spreidt de rest over verjaardagen, jubilea en door managers toegekende ad-hocbeloningen. Dat verandert één jaarlijks evenement in een stabiel signaal dat er iemand aandacht geeft. De gegevens van Gallup over waarderingsfrequentie ondersteunen dit: de metric die verandert, is of iemand in de afgelopen zeven dagen gewaardeerd is, niet of zij in december iets hebben ontvangen.
Ad-hocbeloningen zijn de post die het meest de moeite waard is om te beschermen. Ze zijn klein, ze zijn snel, en ze zijn het enige onderdeel van het budget dat reageert op iets dat daadwerkelijk is gebeurd.
Stop met het verliezen van uw budget voor zakelijke cadeaus aan onbenutte waarde
Hier is een post die niemand in het spreadsheet zet: het deel van uw budget voor zakelijke cadeaus dat nooit wordt ingewisseld.
Traditionele cadeaubonnen verlopen. Als dat gebeurt, gaat de onbestede waarde naar de uitgever van de bon, niet terug naar u en niet naar uw medewerker. Voor een programma van enige omvang is dat een aanzienlijk bedrag, en het is geld dat u aan niets hebt besteed. Sommige aanbieders bouwen hun commerciële model er zelfs omheen.
Twee dingen lossen dit op. Kies cadeaus die niet verlopen, zodat de waarde voor altijd bij de ontvanger blijft. En kies een aanbieder die u niets rekent voor niet-ingewisselde waarde. Een Mojo Experience Card verloopt nooit en er wordt niets in rekening gebracht voor niet-ingewisselde kaarten, wat betekent dat uw budget volledig wordt omgezet in medewerkerswaardering in plaats van gedeeltelijk in de omzet van een ander.
Tel de verborgen kosten in uw budget voor zakelijke cadeaus
De cadeaawaarde is de zichtbare kostenpost van een budget voor zakelijke cadeaus. De rest verstopt zich op drie plekken.
Administratietijd. Het verzamelen van adressen, het najagen van maten, het verwerken van individuele declaraties en het beantwoorden van e-mails met de vraag "waar is mijn cadeau" is een echte loonkostenpost. Een programma dat gelegenheden automatiseert op basis van HR-gegevens verwijdert het grootste deel daarvan.
Verzending, invoerrechten en onbenutte waarde. Voor fysieke cadeaus over de grens kunnen vracht en invoerrechten een aanzienlijk percentage toevoegen aan de cadeaawaarde, en een deel daarvan komt voor rekening van de ontvanger.
Oplichtingen en kaartkosten per stuk. Veel cadeau-platforms rekenen een percentage bovenop de nominale waarde, een vergoeding per kaart, of beide. Vraag naar de totale kosten om 100 dollar aan waarde aan een medewerker te leveren, niet naar de vermelde prijs.
Belasting. De behandeling verschilt per land en type cadeau. In het Verenigd Koninkrijk kan een niet-geldelijk voordeel onder de 50 pond in aanmerking komen als een triviaal voordeel dat is vrijgesteld van belasting en National Insurance zolang aan alle voorwaarden wordt voldaan, en de aparte vrijstelling voor jaarlijkse feesten dekt tot 150 pond per persoon voor een jaarlijks evenement dat voor alle medewerkers openstaat. In de VS behandelt de IRS cadeaubonnen als tegenwaarde van geld die altijd belastbaar loon zijn, zonder de minimis-vrijstelling ongeacht de waarde. Budgetteer voor de werkgeverskosten waar het cadeau belastbaar is, en let op dat het Britse bedrag van 150 pond een drempel is, geen vrijstelling: overschrijd deze en het volledige bedrag wordt belast, niet alleen het meerdere.
Een uitgewerkt voorbeeld van een zakelijk cadeaubudget
Neem een bedrijf met 250 medewerkers, 30 verwachte aanstellingen en een plan dat alle vijf gelegenheden dekt.
Budgetteer een bescheiden verjaardagswaarde voor alle 250, een jubileumwaarde gemiddeld over dienstjarenbanden voor alle 250, een groter eindejaarscadeau voor alle 250, een onboardingcadeau voor de 30 nieuwe medewerkers, en een spot-beloningsbudget voor managers gemiddeld per persoon. Tel die vijf posten bij elkaar, vermenigvuldig alles uit, en vergelijk het totaal met één tot twee procent van de loonkosten.
Als het totaal binnen de benchmark en binnen uw retentieargument valt, heeft u een verdedigbaar getal voordat iemand ernaar vraagt. Als het erbuiten valt, pas dan eerst de eindejaarswaarde aan, aangezien dat de gedragstechnisch minst nuttige pond in het plan is.
Het zakelijke cadeaubudgetmodel goed krijgen met Mojo Gift
Het Mojo Moment Programme prijsstelling van het platform en de cadeauwaarde apart, en dat maakt een zakelijk cadeaubudget eenvoudig op te bouwen.
Het programma kost $12 per gedekte medewerker per maand, jaarlijks gefactureerd, met een jaarlijks minimum van $3.000. Dat is uw vaste platformpost, en die verandert niet met hoeveel u aan cadeaus uitgeeft. De cadeauwaarde wordt apart gefinancierd tegen nominale waarde, dus een kaart van $100 kost $100, zonder opslag, zonder vergoeding per kaart en zonder commissie. Niets vervalt, dus er wordt niets in rekening gebracht voor niet-ingewisselde kaarten. Facturen komen in EUR, GBP of USD.
Het resultaat is twee overzichtelijke posten in een budget: een vaste platformkostenpost die u kunt prognosticeren, en een variabele cadeaukostenpost die exact gelijk is aan de waarde die uw mensen ontvangen. De prijspagina zet het volledig uiteen, en de Mojo Moment Programme pagina laat zien wat de vaste regel dekt.
Als uw Q4-planning zowel klanten als personeel omvat, kerstgeschenken voor klanten behandelt die kant, en kerstgeschenken voor medewerkers van bedrijven behandelt de jaarafsluiting zelf.
Veelgestelde vragen
Hoeveel moet een bedrijf budgetteren voor medewerkersgeschenken?
Bouw het bedrag op basis van de gelegenheden die u wilt dekken en toets vervolgens het totaal aan de loonadministratie. SHRM stelt de typische besteding aan medewerkerswaardering op één tot twee procent van de loonsom, waarbij ten minste één procent verband houdt met betere retentie- en wervingsresultaten. Door een jaarlijks bedrag per medewerker vast te stellen in plaats van een totaalbedrag, wordt het budget gemakkelijker te verdedigen en op te schalen.
Wat moet een budget voor zakelijke cadeaus omvatten?
Cadeauwaarde, platform- of leverancierskosten, verzending en invoerrechten voor fysieke artikelen, administratietijd en eventuele werkgeversbelasting waar het cadeau belastbaar is. Vraag leveranciers naar de totale kosten van het leveren van een vaste hoeveelheid waarde aan één medewerker, omdat opslagen en kosten per kaart vaak buiten de vermelde prijs vallen.
Wanneer moet u uw budget voor zakelijke cadeaus voor het vierde kwartaal plannen?
In september. Voor fysieke cadeaus moeten de beslissingen begin oktober genomen zijn vanwege productie en verzending, en wie tot november wacht, moet kiezen uit wat er rest tegen spoedtarieven. Digitale cadeau's halen de deadline weg, maar het budgetgesprek komt desondanks beter aan vóór de jaaromtrek.
Is het beter om één groot cadeau te geven of meerdere kleine?
Meerdere, in de meeste gevallen. Het onderzoek van Gallup naar medewerkerswaardering meet of iemand in de afgelopen zeven dagen erkend is, wat één enkel cadeau in december niet kan beïnvloeden. Door ongeveer de helft van het budget te besteden aan een eindejaarscadeau en de rest te spreiden over verjaardagen, jubilea en spontane beloningen krijgt hetzelfde geld meer effect.
Hoe voorkomt u dat uw budget voor zakelijke cadeaus verloren gaat?
Kies cadeau's die niet verlopen en een aanbieder die geen kosten rekent voor niet-ingewisselde waarde. Verlopende cadeaubonnen retourneren onbesteed budget naar de kaartuitgever in plaats van naar u of uw medewerker, een stil verlies dat de meeste cadeau-budgetten nooit meenemen.
Wilt u hulp bij het bepalen van de omvang van uw budget voor zakelijke cadeaus? Boek een gesprek van 30 minuten en wij bouwen het model per medewerker op basis van uw aantal medewerkers, gelegenheden en salarisadministratie.