Kerstgeschenken voor externe medewerkers: wat er werkelijk op tijd aankomt
Kerstgeschenken voor externe medewerkers hebben een deadlineprobleem. Fysieke geschenken voor een gedistribueerd team moeten in oktober worden besteld, adressen begin november worden bevestigd en internationale verzending worden geboekt voordat de vrachtmarkt vastloopt. Mist u een van deze stappen, dan opent de helft van uw team het geschenk in januari, wat een vreemde vorm van bedanking is.
De teams die dit goed doen, zijn grotendeels gestopt met verzenden. Hier is wat er in plaats daarvan werkt, en hoe u beslist voordat het venster sluit.
Waarom december de slechtste maand is om kerstgeschenken voor externe medewerkers te verzenden
In december gaan er drie dingen tegelijk mis, en ze versterken elkaar.
De vrachtcapaciteit verdwijnt. De consumentenvolumes pieken, koeriersnetwerken geven prioriteit aan hun grootste contracten en geschatte bezorgvensters zeggen niet veel meer. Een geschenk dat voor 18 december is beloofd, kan op 6 januari aankomen.
De douane vertraagt. Grensoverschrijdende pakketten staan precies wanneer uw termijn het krapst is langer in de wachtrij voor de invoerclearing. Douanerechten worden soms bij aankomst in rekening gebracht, en als de ontvanger deze betaalt, heeft uw cadeau hen geld gekost.
Niemand is waar u denkt dat ze zijn. Externe medewerkers reizen tijdens kerst. Een pakket dat op 15 december naar een thuisadres wordt gestuurd, kan twee weken voor een deur liggen terwijl de ontvanger bij hun ouders in een ander land is.
Voor een volledig gedistribueerd team is de kans dat dit voor iedereen goed gaat klein, en de mislukking is publiek. Eén collega plaatst een foto van hun cadeau in het teamkanaal en alle anderen merken dat zij er geen hebben gekregen.
Wat externe medewerkers eigenlijk willen met kerst
Het eerlijke antwoord is: kiezen. Externe teams zijn per definitie cultureel en geografisch diverser dan kantoorteams, en één gekozen artikel is voor de meesten van hen niet geschikt.
Niet iedereen viert kerst. Een gedistribueerd team omvat mensen die verschillende feestdagen vieren of geen. Het cadeau formuleren als een dankjewel aan het einde van het jaar in plaats van als kerstcadeau kost niets en sluit niemand uit.
Smaken en huishoudens verschillen sterk. Alcohol, cadeaus van voedsel, kaarsen en alles wat een specifieke thuisinrichting vereist, slagen niet bij een aanzienlijk deel van elke groep.
Een cadeau met een verhaal verslaat een cadeau met een logo. Een diner buiten de deur, een middag in de spa, een weekendactiviteit of een hotelovernachting wordt over gesproken. Een bedrukte waterfles niet.
Niemand wil een deadline in januari. Remote medewerkers zijn vaak met verlof gedurende de hele inwisselperiode. Een cadeau dat vervalt, straft hen voor het nemen van hun vakantie.
Kerstcadeaus voor remote medewerkers: stuur waarde, geen object
Een waarde sturen die de ontvanger omzet in een ervaring lost het hele probleem in één keer op.
De levering is direct, waardoor het planningsgesprek in september en het versturen in december niet langer met elkaar verbonden zijn. Er worden geen adressen verzameld, dus er gaat niets naar het verkeerde appartement. Er is geen douane, geen invoerheffing en geen schade. Iedereen kiest uit een catalogus die beschikbaar is in hun eigen land, in hun eigen taal en valuta, zodat dezelfde waarde hetzelfde betekent in Lissabon en in Kuala Lumpur. En omdat de waarde nooit vervalt, verliest de persoon die december offline doorbrengt niets.
Het punt van waardigheid is ook belangrijk. Een cadeau dat nooit een prijs toont, vermijdt het vergelijkingsgesprek volledig, wat meer waard is in een remote team waar alles in een openbaar kanaal wordt besproken.
Kerstcadeau-ideeën voor remote medewerkers, per budgetklasse
Zodra u waarde stuurt in plaats van een object, wordt de vraag welke waarde u vaststelt. Grove banden die goed werken:
Klein, warm en universeel. Genoeg voor een goed diner buitenshuis, koffie met gebak voor twee of een avondje bioscoop. Geschikt voor grote teams en lagere budgetten. De boodschap is aanwezigheid in plaats van overdaad.
Het standaard eindejaarsgeschenk. Genoeg voor een behoorlijk diner, een spabehandeling, een activiteitendag of een degelijk stuk apparatuur naar eigen keuze. Hier belandt de meeste bedrijven voor de jaarlijkse gift.
Mijlpaal of uitzonderlijk jaar. Genoeg voor een korte pauze, een hotelovernachting, een exclusief restaurant of een bijzondere ervaring. Doorgaans gereserveerd voor een bijzonder sterk jaar of een specifieke mijlpaal, eerder dan over de hele linie toegepast.
Welke band u ook kiest, pas deze consequent toe. De snelste manier om een eindejaarsgeschenk te bederven is wanneer twee mensen op hetzelfde niveau gaan vergelijken en een verschil vinden dat niemand kan verklaren.
Vergeet de notitie niet
Een geschenk zonder bericht is een transactie. Medewerkers op afstand merken dit meer dan kantoorpersoneel, omdat het geschenk vaak het enige tastbare is dat zij het hele jaar van het bedrijf ontvangen.
Schrijf per persoon iets specifieks waar het aantal medewerkers dit toelaat: een project dat zij hebben gedragen, een moment dat zij goed hebben afgehandeld, iets waarmee zij iemand anders hebben geholpen. Waar het aantal medewerkers dit niet toelaat, laat dan managers voor hun eigen teams schrijven in plaats van één bedrijfbrede alinea te sturen. Het briefje is het deel dat mensen onthouden, en het kost niets.
Onze gids over hoe u medewerkers op afstand erkent behandelt de bredere praktijk, inclusief waarom het briefje op afstand meer telt.
Plan het hele Q4, niet alleen december
Kerstgeschenken voor medewerkers op afstand zijn de grootste enkele verzending die de meeste bedrijven doen, wat het de gemakkelijkste plek maakt om te veel uit te geven en de slechtste plek om uw effect te concentreren. Als u het budget zo verdeelt dat ongeveer de helft in het eindejaarsgeschenk zit en de rest zich verspreidt over verjaardagen, werkjubilea en door managers geleide spotbeloningen, levert dat meer medewerkerswaardering op voor hetzelfde geld.
Het onderzoek van Gallup meet of een medewerker in de afgelopen zeven dagen erkenning heeft gekregen, en slechts ongeveer één op de drie Amerikaanse werknemers is het er sterk mee eens dat dit zo is. Eén kerstgeschenk in december kan dat getal niet verplaatsen. Een vast programma kan dat wel.
Als u het geheel nu aan het bematen bent, onze handleiding voor het bedrijfsbudget voor relatiegeschenken werkt het model door.
Het belastingtijdstip, kort samengevat
Jaarafsluitingsgeschenken hebben een belastingpositie die per land verschilt, en het is goed om die te kennen voordat u bedragen vaststelt.
In het VK kan een niet-geldig geschenk van 50 pond of minder kwalificeren als een futiele verstrekking vrijgesteld van belasting en sociale premies, mits het geen contant geld of een contantwaardebon is, niet contractueel is vastgelegd en niet wordt gegeven als medewerkerswaardering voor specifieke diensten. De richtlijnen van HMRC noemen expliciet een seizoensgeschenk met Kerstmis als een geldig voorbeeld. Daarnaast een jaarlijks personeelsfeest toegankelijk voor alle medewerkers is belastingvrij tot 150 pond per persoon, al is het moeilijk om een feest beschikbaar te stellen voor een volledig extern team.
In de VS is de De IRS behandelt cadeaubonnen en waardebonnen als geldquivalente die nooit als de minimis-voordelen kunnen worden uitgesloten, ongeacht de waarde, zodat het belastbaar loon is.
Als u mensen in verschillende landen in dienst heeft, heeft u een leverancier nodig die per medewerker administratie produceert voor al die landen, in plaats van een kassabon van een retailer.
Kerstcadeaus versturen naar werknemers op afstand met Mojo Gift
Het versturen van kerstcadeaus voor werknemers op afstand kost minuten in plaats van weken.
Upload uw teamlijst of koppel uw HR-gegevens. Stel een waarde in, of meerdere waarden per band. Voeg een notitie toe, per persoon of per team. Verstuur. Elke medewerker ontvangt per e-mail een Mojo Experience Card, opent deze en kiest uit een catalogus die lokaal voor hen is, in 190 landen en 50 talen. Een 24/7-conciërge helpt met boeken, en als iemand iets wil dat niet in de catalogus staat, kan hij of zij het vragen. Er wordt geen prijs getoond en niets verloopt.
De cadeauwaarde wordt tegen nominale waarde gefinancierd, dus een kaart van $100 kost $100, zonder opslag, zonder vergoeding per kaart en zonder commissie, en er wordt niets in rekening gebracht voor niet-ingewisselde kaarten. Het programma zelf wordt geprijsd per Moment, tegen $25 per Mojo Moment, per jaar, vanaf een minimum van 50 Moments — $1.250 per jaar op het instapniveau — zonder licentie per gebruiker. Zie de prijspagina voor het volledige model.
Voor de het hele jaar doorlopende versie hiervan in plaats van een eenmalige verzending in december, zie cadeaus voor medewerkers op afstand en de Mojo Moment Programme, waarbij de Occasions Engine automatisch verjaardagen en jubilea activeert. Als uw team op kantoor of hybride werkt, zakelijke feestdagcadeaus voor medewerkers dekt de algemene eindejaarsuitdeling.
Veelgestelde vragen
Wat zijn goede kerstcadeaus voor medewerkers op afstand?
Cadeaus die de ontvanger zelf kiest en lokaal kan inwisselen. Ervaringscadeaus werken het best als kerstcadeaus voor externe medewerkers omdat ze direct per e-mail arriveuren, geen adres of verzending nodig hebben en iedereen iets laten kiezen dat beschikbaar is in het eigen land en de eigen taal. Dat elimineert de culturele, voedingsgerelateerde en praktische mismatches die uniforme cadeaus doen mislukken.
Hoe stuurt u kerstcadeaus naar medewerkers in verschillende landen?
Stuur digitaal. Een digitale experience card wordt per e-mail bezorgd en ingewisseld via een catalogus die lokaal is voor de ontvanger, zodat er geen douane-, invoerbelasting- of bezorgingsrisico is. Fysieke cadeaus naar meerdere landen moeten begin oktober besteld worden en lopen nog steeds een reële kans om laat aan te komen.
Wanneer moet u kerstcadeaus voor een extern team bestellen?
Fysieke cadeaus vereisen beslissingen begin oktober om rekening te houden met productie, adresverzameling en internationale verzending. Digitale cadeaus kunnen dezelfde dag verstuurd worden als waarop u beslist, hoewel het vaststellen van het budget en de waarden in september de verzending in december toch rustiger maakt.
Moet u hetzelfde cadeau naar iedereen in een extern team sturen?
Stuur dezelfde waarde, niet hetzelfde artikel. Het consequent toepassen van één waarde binnen een niveau voorkomt het vergelijkingsprobleem, terwijl het iedereen laten kiezen wat zij ontvangen het culturele en persoonlijke fit-probleem oplost dat identieke artikelen in verschillende landen doet mislukken.
Zijn kerstcadeaus voor medewerkers belastbaar?
Dat hangt af van het land en het type cadeau. In het VK kan een niet-geldstalig seizoenscadeau onder de 50 pond in aanmerking komen als een triviaal voordeel dat is vrijgesteld van belasting en National Insurance, mits aan de voorwaarden wordt voldaan. In de VS behandelt de IRS cadeaubonnen als contante equivalenten die altijd belastbare lonen zijn. Controleer elk land waar u personeel in dienst heeft en bewaar registraties per medewerker.
Stuurt u dit jaar kerstcadeaus voor externe medewerkers? Boek een gesprek van 30 minuten en wij stellen uw waarden en planning vast vóór de drukte.