Kerstgeschenken voor externe medewerkers: wat er echt op tijd aankomt
Kerstgeschenken voor externe medewerkers hebben een deadlineprobleem. Fysieke geschenken voor een gedistribueerd team moeten in oktober worden besteld, adressen begin november worden bevestigd, en internationale verzending worden geboekt voordat de vrachtmarkt vastloopt. Mist u een van deze stappen, dan opent de helft van uw team het geschenk in januari, wat een vreemde vorm van bedankt is.
De teams die dit goed doen, zijn grotendeels gestopt met verzenden. Hieronder leest u wat wel werkt, en hoe u beslist voordat het venster sluit.
Waarom december de slechtste maand is om kerstgeschenken voor externe medewerkers te verzenden
In december gaan er drie dingen tegelijk mis, en die versterken elkaar.
De vrachtcapaciteit verdwijnt. Consumentenvolumes pieken, koeriersnetwerken geven voorrang aan hun grootste contracten, en geschatte bezorgvensters zeggen niet veel meer. Een geschenk dat voor 18 december is beloofd, kan op 6 januari aankomen.
De douane vertraagt. Grensoverschrijdende pakketten staan precies wanneer uw termijn het krapst is langer in de wachtrij voor de douaneafhandeling. Rechten worden soms bij aankomst in rekening gebracht, en als de ontvanger deze betaalt, heeft uw cadeau hen geld gekost.
Niemand is waar u denkt dat ze zijn. Externe medewerkers reizen tijdens de kerst. Een pakket dat op 15 december naar een thuisadres wordt gestuurd, kan twee weken voor een deur liggen terwijl de ontvanger bij hun ouders in een ander land is.
Voor een volledig gedistribueerd team is de kans dat dit voor iedereen goed gaat klein, en de mislukking is publiek. Eén collega plaatst een foto van hun cadeau in het teamkanaal en iedereen merkt dat zij er zelf geen hebben gekregen.
Wat externe medewerkers tijdens de kerst eigenlijk willen
Het eerlijke antwoord is: zelf mogen kiezen. Gedistribueerde teams zijn per definitie cultureel en geografisch diverser dan kantoorteams, en één gekozen artikel is voor de meesten van hen niet geschikt.
Niet iedereen viert de kerst. Een gedistribueerd team omvat mensen die verschillende feestdagen vieren of geen enkele. Het cadeau framen als een bedankje aan het einde van het jaar in plaats van als kerstcadeau kost niets en sluit niemand uit.
Smaken en huishoudens verschillen enorm. Alcohol, cadeaus van eten, kaarsen en alles wat een bepaalde thuisopstelling vereist, slagen niet bij een aanzienlijk deel van elke groep.
Een cadeau met een verhaal verslaat een cadeau met een logo. Een etentje buiten de deur, een spa-middag, een weekendactiviteit of een hotelovernachting wordt over gesproken. Een waterfles met logo niet.
Niemand wil een deadline in januari. Medewerkers op afstand zijn vaak met verlof gedurende de hele inwisselperiode. Een cadeau dat verloopt, straft hen voor het nemen van hun vakantie.
Kerstcadeaus voor medewerkers op afstand: stuur waarde, geen object
Het sturen van een waarde die de ontvanger omzet in een ervaring lost het hele probleempakket in één keer op.
De levering is direct, waardoor het planningsgesprek in september en het versturen in december niet langer met elkaar verbonden zijn. Er worden geen adressen verzameld, dus er gaat niets naar het verkeerde appartement. Er is geen douane, geen invoerheffing en geen breuk. Elke persoon kiest uit een catalogus die beschikbaar is in hun eigen land, in hun eigen taal en valuta, zodat dezelfde waarde hetzelfde betekent in Lissabon en in Kuala Lumpur. En omdat de waarde nooit verloopt, verliest de persoon die december offline doorbrengt niets.
Ook het punt van waardigheid is belangrijk. Een cadeau dat nooit een prijs toont, vermijdt het vergelijkingsgesprek volledig, wat meer waard is in een team op afstand waar alles in een openbaar kanaal wordt besproken.
Kerstcadeau-ideeën voor medewerkers op afstand, per budgetband
Zodra u waarde stuurt in plaats van een object, wordt de vraag welke waarde u vaststelt. Grove banden die werken:
Klein, warm en universeel. Genoeg voor een goed diner buitenshuis, koffie met gebak voor twee of een filmavond. Geschikt voor grote teams en kleinere budgetten. De boodschap is aanwezigheid in plaats van overvloed.
Het standaard eindejaarsgeschenk. Genoeg voor een behoorlijk diner, een spa-behandeling, een activiteitendag of een degelijk stuk uitrusting naar keuze. Hier belandt het merendeel van de bedrijven met de jaarlijkse gift.
Mijlpaal of uitzonderlijk jaar. Genoeg voor een korte vakantie, een hotelovernachting, een chique restaurant of een bijzondere ervaring. Meestal gereserveerd voor een bijzonder sterk jaar of een specifieke mijlpaal, niet breed toegepast.
Welke band u ook kiest, pas deze consequent toe. De snelste manier om een eindejaarsgeschenk te verpesten is dat twee mensen op hetzelfde niveau ze vergelijken en een verschil ontdekken dat niemand kan verklaren.
Vergeet de brief niet
Een geschenk zonder bericht is een transactie. Medewerkers op afstand vallen dit meer op dan kantoorpersoneel, omdat het geschenk vaak het enige tastbare is dat zij het hele jaar van het bedrijf ontvangen.
Schrijf per persoon iets specifieks waar het aantal medewerkers dat toelaat: een project dat zij droegen, een moment dat zij goed afhandelden, iets waarmee zij iemand anders hielpen. Waar het aantal medewerkers dat niet toelaat, laat managers dan voor hun eigen teams schrijven in plaats van één bedrijfsbrede alinea te sturen. Het briefje is het deel dat mensen zich herinneren, en het kost niets.
Onze gids over hoe u werknemers op afstand erkent behandelt de bredere praktijk, inclusief waarom het briefje op afstand meer betekent.
Plan het hele Q4, niet alleen december
Kerstgeschenken voor werknemers op afstand zijn de grootste enkele verzending die de meeste bedrijven doen, waardoor het de makkelijkste plek is om te veel uit te geven en de slechtste plek om uw effect te concentreren. Als u het budget zo verdeelt dat ruwweg de helft in het eindejaarsgeschenk zit en de rest zich verspreidt over verjaardagen, werkjubilea en door managers gegeven spotbeloningen, levert dat meer medewerkerswaardering op voor hetzelfde geld.
Het onderzoek van Gallup meet of een werknemer in de afgelopen zeven dagen erkenning kreeg, en slechts ongeveer één op de drie Amerikaanse werknemers is het er sterk mee eens dat zij dat kregen. Eén enkel decembergeschenk kan dat aantal niet veranderen. Een vast programma wel.
Als u het geheel nu aan het bemeten bent, onze handleiding voor het budget voor zakelijke geschenken loopt het model door.
Het belastingmoment, kort samengevat
Eindejaarsgeschenken hebben een belastingpositie die per land verschilt, en het is de moeite waard om die te kennen voordat u bedragen vaststelt.
In het Verenigd Koninkrijk kan een niet-geld geschenk van 50 pond of minder kwalificeren als een triviaal voordeel vrijgesteld van belasting en nationale verzekeringsbijdragen, mits het geen contant geld of contant geldwaardebon is, niet contractueel is vastgelegd en niet wordt gegeven als waardering voor specifieke diensten. De richtlijnen van HMRC noemen expliciet een seizoenscadeau tijdens Kerstmis als een geldig voorbeeld. Afzonderlijk, een jaarlijks personeelsfeest voor alle medewerkers openstaat is vrijgesteld tot 150 pond per persoon, al is het lastig om een feest toegankelijk te maken voor een echt op afstand werkend team.
In de VS is de De IRS behandelt cadeaubonnen en cadeaubestelbonnen als cash-equivalenten die nooit als de minimis-voordelen kunnen worden uitgesloten, ongeacht de waarde, zodat zij belastbaar loon zijn.
Als u mensen in verschillende landen in dienst heeft, hebt u een leverancier nodig die per medewerker records produceert voor al hen, in plaats van een kassabon van een retailer.
Kerstgeschenken versturen naar externe medewerkers met Mojo Gift
Het versturen van kerstgeschenken voor externe medewerkers kost minuten in plaats van weken.
Upload uw teamlijst of koppel uw HR-gegevens. Stel een waarde in, of meerdere waarden per band. Voeg een notitie toe, per persoon of per team. Verstuur. Elke medewerker ontvangt een Mojo Experience Card per e-mail, opent deze en kiest uit een catalogus die lokaal voor hen is, in 190 landen en 50 talen. Een 24/7-conciërge helpt met boeken, en als iemand iets wil dat niet in de catalogus staat, kan hij of zij dat vragen. Er wordt geen prijs getoond en niets verloopt.
De cadeauswaarde wordt tegen nominale waarde gefinancierd, dus een kaart van $100 kost $100, zonder opslag, zonder vergoeding per kaart en zonder commissie, en er wordt niets in rekening gebracht voor niet-ingewisselde kaarten. Het platform draait op een apart abonnement van $12 per gedekte medewerker per maand, jaarlijks gefactureerd, met een jaarlijks minimum van $3.000. Zie de prijspagina voor het volledige model.
Voor de het hele jaar door lopende versie hiervan, in plaats van een eenmalige verzending in december, zie cadeau's voor medewerkers op afstand en de Mojo Moment Programme, waarbij de Occasions Engine automatisch verjaardagen en jubilea activeert. Als uw team op kantoor werkt of hybride is, zakelijke feestdagencadeaus voor medewerkers dekt de algemene eindejaarsgestuurde cadeaus.
Veelgestelde vragen
Wat zijn goede kerstcadeaus voor medewerkers op afstand?
Cadeaus die de ontvanger zelf kiest en lokaal kan inwisselen. Ervaringscadeaus werken het beste als kerstcadeaus voor medewerkers op afstand, omdat ze direct per e-mail arriveren, geen adres of verzending nodig hebben en iedereen iets laten kiezen dat beschikbaar is in zijn of haar eigen land en taal. Dat elimineert de culturele, dieet- en praktische mismatches die eendimensionale cadeaus doen mislukken.
Hoe stuurt u kerstcadeaus naar medewerkers in verschillende landen?
Stuur digitaal. Een digitale experience card wordt per e-mail bezorgd en ingewisseld via een catalogus die lokaal is voor de ontvanger, zodat er geen douane-, invoerbelasting- of bezorgrisico is. Fysieke cadeaus naar meerdere landen moeten begin oktober besteld worden en lopen nog steeds een reële kans om laat aan te komen.
Wanneer moet u kerstcadeaus bestellen voor een team op afstand?
Fysieke cadeaus vereisen beslissingen begin oktober om rekening te houden met productie, adresverzameling en internationale verzending. Digitale cadeaus kunnen dezelfde dag verzonden worden als dat u beslist, hoewel het vaststellen van het budget en de waarden in september de verzending in december rustiger maakt.
Moet u hetzelfde cadeau sturen naar iedereen in een team op afstand?
Stuur dezelfde waarde, niet hetzelfde artikel. Het consequent toepassen van één waarde binnen een niveau vermijdt het vergelijkingsprobleem, terwijl iedereen laten kiezen wat hij of zij ontvangt het culturele en persoonlijke fit-probleem oplost dat identieke artikelen over landen heen doet mislukken.
Zijn kerstcadeaus voor medewerkers belastbaar?
Dat hangt af van het land en het type cadeau. In het VK kan een niet-geldbaar seizoenscadeau onder de 50 pond in aanmerking komen als een triviaal voordeel dat vrijgesteld is van belasting en National Insurance, mits aan de voorwaarden wordt voldaan. In de VS behandelt de IRS cadeaubonnen als geld-equivalenten die altijd belastbaar loon zijn. Controleer elk land waarin u werknemers heeft en bewaar gegevens per medewerker.
Stuurt u dit jaar kerstcadeaus naar medewerkers op afstand? Boek een gesprek van 30 minuten en wij stellen uw waarden en planning vast voordat de drukte begint.