Presupuesto de regalos corporativos: cómo planificar y defender su gasto del cuarto trimestre
Un presupuesto de regalos corporativos suele empezar como un número que alguien recuerda del año anterior y terminar como una carrera desesperada en la segunda semana de diciembre. No tiene por qué funcionar así. Dimensionar adecuadamente un presupuesto de regalos corporativos lleva aproximadamente una hora, y hacerlo en septiembre en lugar de noviembre es lo que separa un programa de un pánico.
Aquí tiene un modelo que puede llevar a Finanzas, defender en una reunión presupuestaria y volver a utilizar el año próximo.
Construya su presupuesto de regalos corporativos por empleado, no como un total
La mayoría de los presupuestos de regalos corporativos se fijan como una suma global, y por eso son tan difíciles de defender. Un total de 40.000 no dice nada a nadie. Una cifra por persona y por año le indica si el programa es generoso, adecuado o meramente simbólico, y se ajusta automáticamente a medida que cambia la plantilla.
Constrúyalo a partir de las ocasiones que pretende cubrir. Un patrón anual típico para una empresa que gestiona un programa real tiene este aspecto:
Cumpleaños: un envío por persona al año, de bajo valor
Aniversario laboral: un envío por persona al año, escalado según los años de servicio
Regalo de fin de año: un envío por persona, normalmente el de mayor valor individual
Recompensas puntuales: una asignación controlada por el responsable, presupuestada como una media por persona en lugar de por evento
Incorporación: un envío por nueva contratación, por lo que presupueste en función de las contrataciones previstas y no de la plantilla
Sume todo eso y tendrá una cifra anual por empleado. Multiplíquela por la plantilla y obtendrá el total. La ventaja es que, cuando Finanzas pregunte por qué la cifra es la que es, usted podrá señalar cinco ocasiones en lugar de encogerse de hombros.
Contraste su presupuesto de regalos corporativos con la nómina
Una vez que tenga un total, contraste su presupuesto de regalos corporativos con el patrón del sector. SHRM informa de que las empresas suelen gastar entre el uno y el dos por ciento de la nómina en el reconocimiento de empleados, y que las organizaciones que invierten al menos un uno por ciento en un reconocimiento basado en valores tienen más probabilidades de afirmar que el programa les ayudó a atraer candidatos, alcanzar objetivos de aprendizaje, controlar costes y retener a las personas.
Eso le da un intervalo, no un objetivo. Si su total calculado queda muy por debajo del uno por ciento de la nómina, su programa probablemente es demasiado limitado para cambiar algo. Si supera el dos por ciento, espere preguntas.
El punto de referencia también le ofrece un replanteamiento útil en una conversación presupuestaria. El gasto en reconocimiento no es una generosidad discrecional, es un porcentaje de la nómina a la que ya está comprometido, destinado a proteger esa nómina de la rotación.
Incorpore el argumento de la retención a la solicitud de presupuesto
El argumento más sólido a favor de un presupuesto de regalos corporativos no es que a las personas les gusten los regalos. Es que las personas insuficientemente reconocidas se marchan, y sustituirlas cuesta múltiplos de lo que cuesta el programa.
Las pruebas son directas. Gallup constata que los empleados que no se sienten adecuadamente reconocidos tienen el doble de probabilidad decir que dimitirán en el próximo año, mientras que los empleados bien reconocidos tienen un 45% menos de probabilidades de haberse marchado dos años después. Solo el 22% de los empleados afirma que reciben la cantidad adecuada de reconocimiento, de modo que la mayoría de las organizaciones se encuentran en el lado equivocado de esa división.
Sitúe su presupuesto total de regalos junto al coste de reemplazar aunque sea a un puñado de las personas que se pretende retener, y el argumento se explica solo. Nuestro artículo sobre el coste de no reconocer a los empleados analiza esas cifras, y la calculadora de ROI de reconocimiento le permite contrastarlas con su propia plantilla y bandas salariales.
Reparta el presupuesto de regalos corporativos a lo largo del año, no en diciembre
Concentrar todo el presupuesto de regalos corporativos en un único envío en diciembre es el error estructural más común. Genera un único pico de trabajo administrativo, compite con todas las demás empresas que hacen lo mismo y produce un momento de buena voluntad que se ha desvanecido para febrero.
Un mejor reparto del mismo dinero destina aproximadamente la mitad al regalo de fin de año y distribuye el resto entre cumpleaños, aniversarios y recompensas puntuales dirigidas por los managers. Eso convierte un evento anual en una señal constante de que alguien está prestando atención. Los datos de Gallup sobre la frecuencia del reconocimiento respaldan esto: la métrica que cambia es si alguien fue reconocido en los últimos siete días, no si recibió algo en diciembre.
Las recompensas puntuales son la partida que más merece la pena proteger. Son pequeñas, son rápidas y son la única parte del presupuesto que responde a algo que realmente ocurrió.
Deje de perder presupuesto de regalos corporativos por caducidad
Aquí hay una partida que nadie incluye en la hoja de cálculo: la parte de su presupuesto de regalos corporativos que nunca se canjea.
Las tarjetas de regalo tradicionales caducan. Cuando lo hacen, el valor no gastado va al emisor de la tarjeta, no a usted y no a su empleado. Para un programa de cualquier tamaño, esa es una cifra real, y es dinero que gastó en nada. Algunos proveedores construyen su modelo comercial en torno a ello.
Dos cosas lo solucionan. Elija regalos que no caduquen, de modo que el valor permanezca con el destinatario indefinidamente. Y elija un proveedor que no le cobre por el valor no canjeado. Una Mojo Experience Card nunca caduca y no se cobra nada por las tarjetas sin canjear, lo que significa que su presupuesto se convierte íntegramente en reconocimiento de empleados y no, en parte, en los ingresos de otra persona.
Calcule los costes ocultos de su presupuesto de regalos corporativos
El valor del regalo es el coste visible de un presupuesto de regalos corporativos. El resto se esconde en tres lugares.
Tiempo administrativo. Recopilar direcciones, perseguir tallas, procesar solicitudes de gastos individuales y responder correos de «¿dónde está mi regalo?» es un coste real de nómina. Un programa que automatiza las ocasiones a partir de datos de RR. HH. elimina la mayor parte.
Envío, aranceles y roturas. Para los regalos físicos a través de fronteras, el flete y los aranceles pueden añadir un porcentaje sustancial al valor del regalo, y una parte de ello recae en el destinatario.
Márgenes y comisiones por tarjeta. Muchas plataformas de regalo añaden un porcentaje sobre el valor nominal, una comisión por tarjeta, o ambas cosas. Pregunte por el coste total de entregar 100 dólares de valor a un empleado, no el precio de cabecera.
Impuestos. El tratamiento varía según el país y el tipo de regalo. En el Reino Unido, una prestación no monetaria inferior a 50 libras puede calificar como prestación trivial exenta de impuestos y del Seguro Nacional cuando se cumplen todas las condiciones, y la exención separada de fiestas anuales cubre hasta 150 libras por persona para un evento anual abierto a todo el personal. En EE. UU., el IRS trata las tarjetas de regalo como equivalentes de efectivo que siempre constituyen retribución sujeta a impuestos, sin exención de minimis independientemente del valor. Presupueste el coste para el empleador cuando el regalo esté sujeto a impuestos, y tenga en cuenta que la cifra de 150 libras del Reino Unido es un umbral, no una asignación: si lo supera, todo el importe pasa a ser imputable, no solo el exceso.
Un ejemplo práctico de presupuesto de regalos corporativos
Tome una empresa con 250 empleados, 30 contrataciones previstas y un plan que cubra las cinco ocasiones.
Presupueste un valor modesto de cumpleaños para los 250, un valor de aniversario promediado entre los tramos de antigüedad para los 250, un regalo de fin de año de mayor valor para los 250, un regalo de bienvenida para los 30 nuevos empleados y una asignación de recompensas puntuales para managers promediada por persona. Sume esas cinco partidas, multiplique y compare el total con el uno o el dos por ciento de la nómina.
Si el total se sitúa dentro del punto de referencia y dentro de su argumento de retención, usted dispone de una cifra defendible antes de que nadie pregunte. Si se sitúa fuera, ajuste primero el valor de fin de año, ya que es la libra menos útil conductualmente de todo el plan.
Cómo acertar con el modelo de presupuesto de regalos corporativos con Mojo Gift
El Mojo Moment Programme fija el precio del programa y del valor del regalo por separado, y eso es lo que hace que un presupuesto de regalos corporativos sea sencillo de elaborar.
El programa cuesta 25 $ por Mojo Moment, al año, a partir de un mínimo de 50 Moments, de modo que 50 Moments cuestan 1.250 $ al año y 250 Moments cuestan 6.250 $. Esa es su partida de programa, y escala con el número de momentos de reconocimiento que envía, no con la plantilla. El valor del regalo se financia por separado a su valor nominal, de modo que una tarjeta de 100 $ cuesta 100 $, sin recargo, sin tarifa por tarjeta y sin comisión. Nada caduca, así que no se cobra nada por las tarjetas no canjeadas. Las facturas se emiten en EUR, GBP o USD.
El resultado son dos partidas claras en un presupuesto: un coste de programa que puede prever a partir del número de Moments que planea enviar, y un coste variable de regalo que equivale exactamente al valor que reciben sus personas. La página de precios lo expone en su totalidad, y la Mojo Moment Programme página muestra lo que cubre la línea fija.
Si su planificación del cuarto trimestre incluye a los clientes además del personal, regalos navideños para clientes cubre ese lado, y regalos corporativos navideños para empleados cubre el envío de fin de año en sí.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debería presupuestar una empresa para regalos a los empleados?
Construya la cifra a partir de las ocasiones que planee cubrir y luego verifique el total contra la nómina. SHRM sitúa el gasto típico en reconocimiento de empleados en entre el uno y el dos por ciento de la nómina, con al menos un uno por ciento asociado a mejores resultados de retención y contratación. Establecer una cifra anual por empleado en lugar de una suma global hace que el presupuesto sea más fácil de defender y de escalar.
¿Qué debería incluir un presupuesto de regalos corporativos?
El valor del regalo, el coste de la plataforma o del proveedor, el envío y los aranceles de los artículos físicos, el tiempo administrativo y cualquier coste fiscal para el empleador cuando el regalo está sujeto a impuestos. Pida a los proveedores el coste total de entregar una cantidad fija de valor a un empleado, ya que los márgenes y las comisiones por tarjeta suelen quedar fuera del precio de cabecera.
¿Cuándo debería planificar su presupuesto de regalos corporativos para el cuarto trimestre?
En septiembre. Los regalos físicos requieren decisiones a principios de octubre para permitir la producción y el envío, y dejarlo para noviembre significa elegir entre lo que queda a precios de urgencia. Los regalos digitales eliminan esa fecha límite, pero la conversación sobre el presupuesto llega mejor antes del ajetreo de fin de año.
¿Es mejor dar un regalo grande o varios pequeños?
Varios, en la mayoría de los casos. La investigación de Gallup sobre reconocimiento de empleados mide si alguien fue reconocido en los últimos siete días, algo que un único regalo de diciembre no puede influir. Repartir aproximadamente la mitad del presupuesto en un regalo de fin de año y distribuir el resto entre cumpleaños, aniversarios y recompensas puntuales da más efecto al mismo dinero.
¿Cómo evitar que el presupuesto de regalos corporativos se desperdicie?
Elija regalos que no caduquen y un proveedor que no cobre por el valor no canjeado. Las tarjetas de regalo que caducan devuelven el presupuesto no gastado al emisor de la tarjeta en lugar de a usted o a su empleado, una pérdida silenciosa que la mayoría de los presupuestos de regalos nunca contabilizan.
¿Quiere ayuda para dimensionar su presupuesto de regalos corporativos? Reserve una llamada de 30 minutos y construiremos el modelo por empleado conforme a su plantilla, ocasiones y nómina.