Budget per i regali aziendali: come pianificare e difendere la spesa per il Q4
Un budget per i regali aziendali di solito inizia come un numero che qualcuno ricorda dall'anno precedente e finisce come una corsa affannosa nella seconda settimana di dicembre. Non deve funzionare per forza in questo modo. Dimensionare correttamente un budget per i regali aziendali richiede circa un'ora, e farlo a settembre anziché a novembre è ciò che distingue un programma da un momento di panico.
Ecco un modello che può portare a Finance, difendere in una riunione di budget e riutilizzare l'anno prossimo.
Costituisca il budget per i regali aziendali per dipendente, non come totale
La maggior parte dei budget per i regali aziendali viene stabilita come somma forfettaria, ed è per questo che sono così difficili da difendere. Un totale di 40.000 non dice nulla a nessuno. Un importo per persona all'anno le dice se il programma è generoso, adeguato o puramente simbolico, e si adegua automaticamente al variare del numero di dipendenti.
Lo costruisca a partire dalle occasioni che intende coprire. Un tipico schema annuale per un'azienda che gestisce un vero programma appare così:
Compleanno: un invio per persona all'anno, di valore contenuto
Anniversario di lavoro: un invio per persona all'anno, scalato in base agli anni di servizio
Regalo di fine anno: un invio per persona, generalmente il valore singolo più elevato
Ricompense estemporanee: un budget gestito dai manager, calcolato come media pro capite anziché per evento
Onboarding: un invio per ogni nuovo assunto, quindi calcolare il budget in base alle assunzioni previste anziché all'organico
Sommando il tutto si ottiene una cifra annuale per dipendente. Moltiplicando per l'organico si ottiene il totale. Il vantaggio è che, quando Finance chiede perché il numero è quello che è, Lei può indicare cinque occasioni anziché alzare le spalle.
Verifichi il budget aziendale per i regali confrontandolo con il payroll
Una volta ottenuto un totale, metta alla prova il budget aziendale per i regali rispetto al modello del settore. SHRM riporta che le aziende spendono tipicamente tra l'uno e il due percento del payroll nel riconoscimento dei dipendenti, e che le organizzazioni che investono almeno l'uno percento in un riconoscimento basato sui valori hanno più probabilità di affermare che il programma ha aiutato loro ad attirare candidati, raggiungere gli obiettivi formativi, controllare i costi e trattenere le persone.
Questo le offre un intervallo piuttosto che un obiettivo. Se il totale calcolato si colloca ben al di sotto dell'uno percento del payroll, il suo programma è probabilmente troppo esiguo per cambiare qualcosa. Se supera il due percento, si aspetti delle domande.
Il benchmark le offre anche una utile riformulazione in una conversazione di budget. La spesa per il riconoscimento non è generosità discrezionale, è una percentuale del payroll a cui è già vincolata, finalizzata a proteggere quel payroll dal turnover.
Inserisca l'argomento della retention nella richiesta di budget
L'argomento più forte a favore di un budget aziendale per i regali non è che alle persone piacciono i regali. È che le persone poco riconosciute se ne vanno, e sostituirle costa multipli di quanto costa il programma.
Le evidenze sono dirette. Gallup rileva che i dipendenti che non si sentono adeguatamente riconosciuti hanno il doppio delle probabilità a dire che si dimetteranno entro l'anno, mentre i dipendenti che ricevono un buon riconoscimento dei dipendenti hanno il 45% di probabilità in meno di essersene andati due anni dopo. Solo il 22% dei dipendenti dichiara di ricevere la giusta quantità di riconoscimento dei dipendenti, quindi la maggior parte delle organizzazioni si trova dal lato sbagliato di quella divisione.
Ponga il budget totale per i regali accanto al costo della sostituzione anche solo di alcune delle persone che esso è destinato a mantenere, e l'argomento si giustifica da solo. Il nostro articolo sul costo della mancanza di riconoscimento dei dipendenti analizza quei numeri, e il calcolatore del ROI del riconoscimento Le permette di eseguirli rispetto al proprio organico e alle fasce salariali.
Distribuisca il budget per i regali aziendali lungo tutto l'anno, non a dicembre
Concentrare l'intero budget per i regali aziendali in un unico invio a dicembre è l'errore strutturale più comune. Crea un solo picco di lavoro amministrativo, compete con tutte le altre aziende che fanno la stessa cosa, e produce un unico momento di buona volontà che svanisce entro febbraio.
Una migliore ripartizione della stessa cifra destina all'incirca metà al regalo di fine anno e distribuisce il resto tra compleanni, anniversari e premi istantanei gestiti dai responsabili. Questo trasforma un evento annuale in un segnale costante che qualcuno sta prestando attenzione. I dati di Gallup sulla frequenza del riconoscimento dei dipendenti confermano ciò: la metrica che conta è se qualcuno ha ricevuto riconoscimento negli ultimi sette giorni, non se ha ricevuto qualcosa a dicembre.
I premi istantanei sono la voce più da proteggere. Sono piccoli, sono rapidi, e sono l'unica parte del budget che risponde a qualcosa che è realmente accaduto.
Fermi lo spreco di budget aziendale per i regali a causa dei valori non riscattati
Ecco una voce che nessuno inserisce nel foglio di calcolo: la parte del budget aziendale per i regali che non viene mai riscattata.
Le gift card tradizionali scadono. Quando accade, il valore non speso va all'emittente della carta, non a Lei e non al Suo dipendente. Per un programma di qualsiasi dimensione, si tratta di una cifra significativa, ed è denaro speso per nulla. Alcuni fornitori costruiscono il proprio modello commerciale proprio su questo.
Due cose risolvono il problema. Scegliere regali che non scadono, così che il valore resti al destinatario a tempo indeterminato. E scegliere un fornitore che non addebiti costi per il valore non riscattato. Una Mojo Experience Card non scade mai e non viene addebitato nulla sulle carte non riscattate, il che significa che il Suo budget si converte interamente in riconoscimento dei dipendenti anziché in parte nei ricavi di qualcun altro.
Conti i costi nascosti nel budget aziendale per i regali
Il valore del regalo è il costo visibile di un budget aziendale per i regali. Il resto si nasconde in tre punti.
Tempo amministrativo. Raccogliere indirizzi, richiedere le taglie, elaborare singole note spese e rispondere alle email "dov'è il mio regalo" è un costo di busta paga reale. Un programma che automatizza le occasioni a partire dai dati HR elimina gran parte di questo costo.
Spedizione, dazi e danneggiamenti. Per i regali fisici oltre confine, trasporto e dazi possono aggiungere una percentuale sostanziale al valore del regalo, e una parte di questi costi ricade sul destinatario.
Ricarichi e commissioni per carta. Molte piattaforme di regalo aggiungono una percentuale al di sopra del valore nominale, una commissione per carta, o entrambe. Chieda il costo totale per erogare 100 dollari di valore a un dipendente, non il prezzo pubblicizzato.
Tasse. Il trattamento varia in base al paese e al tipo di regalo. Nel Regno Unito, un benefit non in contanti inferiore a 50 sterline può qualificarsi come un benefit di poco valore esente da tasse e National Insurance a condizione che siano soddisfatte tutte le condizioni, e la separata esenzione per la festa annuale copre fino a 150 sterline a testa per un evento annuale aperto a tutto il personale. Negli Stati Uniti, l' IRS tratta le gift card come equivalenti di contanti e sono quindi sempre retribuzioni imponibili, senza alcuna esenzione de minimis indipendentemente dal valore. Metta in budget il costo a carico del datore di lavoro laddove il regalo sia imponibile, e noti che la cifra di 150 sterline nel Regno Unito è una soglia, non un'esenzione: superarla rende imponibile l'intero importo, non solo l'eccedenza.
Un esempio elaborato di budget per i regali aziendali
Si prenda un'azienda con 250 dipendenti, 30 assunzioni previste e un piano che copra tutte e cinque le occasioni.
Si budgetti un valore di compleanno modesto per tutti i 250, un valore di anniversario calcolato come media tra le fasce di anzianità per tutti i 250, un regalo di fine anno più consistente per tutti i 250, un regalo di onboarding per i 30 nuovi assunti e un assegno di riconoscimento estemporaneo per i manager calcolato come media pro capite. Si sommino queste cinque voci, si moltiplichino e si confronti il totale con l'uno o il due percento del monte stipendi.
Se il totale rientra nel benchmark e nel suo argomento di fidelizzazione, ha un numero difendibile prima che qualcuno lo chieda. Se non rientra, modifichi prima il valore di fine anno, poiché quella è la sterlina meno utile dal punto di vista comportamentale nel piano.
Ottenere il modello corretto di budget per i regali aziendali con Mojo Gift
Il Mojo Moment Programme prezzal il programma e il valore del regalo separatamente, ed è questo che rende semplice da costruire un budget per i regali aziendali.
Il programma costa $25 per Mojo Moment, all'anno, a partire da un minimo di 50 Moment, quindi 50 Moments costano $1.250 all'anno e 250 Moments costano $6.250. Questa è la sua voce di programma, che scala con il numero di momenti di riconoscimento che invia anziché con il numero di dipendenti. Il valore del regalo è finanziato separatamente al valore nominale, quindi una carta da $100 costa $100, senza ricarichi, senza costi per carta e senza commissioni. Nulla scade, quindi non viene addebitato nulla per le carte non riscattate. Le fatture arrivano in EUR, GBP o USD.
Il risultato sono due voci pulite in un budget: un costo di programma prevedibile dal numero di Moments che progetta di inviare e un costo regalo variabile che equivale esattamente al valore che le sue persone ricevono. La pagina dei prezzi lo espone per intero, e la Mojo Moment Programme pagina mostra cosa copre la linea fissa.
Se la vostra pianificazione del Q4 include i clienti oltre al personale, regali natalizi per clienti copre tale aspetto, e regali aziendali natalizi per i dipendenti copre l'invio di fine anno in sé.
Domande frequenti
Quanto dovrebbe preventivare un'azienda per i regali ai dipendenti?
Costruisca il numero a partire dalle occasioni che prevede di coprire, poi verifichi la coerenza del totale rispetto al payroll. SHRM colloca la spesa tipica per il riconoscimento dei dipendenti tra l'uno e il due percento del payroll, con almeno l'uno percento associato a migliori risultati in termini di fidelizzazione e assunzione. Stabilire una cifra annuale per dipendente anziché una somma forfettaria rende il budget più facile da difendere e da scalare.
Cosa dovrebbe includere un budget aziendale per i regali?
Il valore del regalo, i costi della piattaforma o del fornitore, la spedizione e i dazi per gli articoli fisici, il tempo amministrativo ed eventuali costi fiscali a carico del datore di lavoro laddove il regalo sia tassabile. Chieda ai fornitori il costo complessivo per erogare un valore fisso a un dipendente, poiché i ricarichi e le commissioni per singola card spesso non rientrano nel prezzo dichiarato.
Quando dovrebbe pianificare il budget aziendale per i regali del quarto trimestre?
A settembre. I regali fisici richiedono decisioni entro i primi di ottobre per consentire produzione e spedizione, e lasciarlo a novembre significa scegliere tra ciò che resta a prezzi d'urgenza. I regali digitali eliminano la scadenza, ma la conversazione sul budget produce comunque risultati migliori prima del picco di fine anno.
È meglio fare un solo grande regalo o diversi piccoli?
Diversi, nella maggior parte dei casi. La ricerca di Gallup sul riconoscimento dei dipendenti misura se qualcuno è stato riconosciuto negli ultimi sette giorni, cosa che un singolo regalo a dicembre non può influenzare. Suddividere circa metà del budget in un regalo di fine anno e distribuire il resto tra compleanni, anniversari e premi spot dà alla stessa cifra un effetto maggiore.
Come evita che il budget aziendale per i regali venga sprecato?
Sceglia regali senza scadenza e un fornitore che non addebiti il valore non riscattato. Le gift card in scadenza restituiscono il budget non speso all'emittente della card anziché a Lei o al Suo dipendente, una perdita silenziosa che la maggior parte dei budget per i regali non considera mai.
Vuole un aiuto per dimensionare il budget aziendale per i regali? Prenoti una call di 30 minuti e costruiremo il modello per singolo dipendente in base al suo organico, alle occasioni e al payroll.