Budget per i regali aziendali: come pianificare e difendere la spesa del Q4
Un budget per i regali aziendali di solito inizia come un numero che qualcuno ricorda dall'anno precedente e finisce in una corsa affannosa nella seconda settimana di dicembre. Non deve per forza funzionare così. Dimensionare correttamente un budget per i regali aziendali richiede circa un'ora, e farlo a settembre invece che a novembre è ciò che distingue un programma da un panico.
Ecco un modello che può portare al reparto Finanza, difendere in una riunione di budget e riutilizzare l'anno prossimo.
Costruisca il budget per i regali aziendali per dipendente, non come totale
La maggior parte dei budget per i regali aziendali viene fissata come somma forfettaria, ed è per questo che sono così difficili da difendere. Un totale di 40.000 non dice nulla a nessuno. Una cifra per persona all'anno le dice se il programma è generoso, adeguato o puramente simbolico, e si adatta automaticamente al variare del numero di dipendenti.
Lo costruisca a partire dalle occasioni che intende coprire. Un tipico schema annuale per un'azienda che gestisce un vero programma appare così:
Compleanno: un invio per persona all'anno, valore contenuto
Anniversario di lavoro: un invio per persona all'anno, proporzionato agli anni di servizio
Regalo di fine anno: un invio per persona, di solito il singolo valore più alto
Premi spot: un assegno gestito dai responsabili, budgetizzato come media pro capite anziché per evento
Onboarding: un invio per nuova assunzione, quindi il budget va calcolato sulle assunzioni previste anziché sull'organico
Sommando il tutto si ottiene una cifra annua per dipendente. Moltiplicando per l'organico si ottiene il totale. Il vantaggio è che quando Finance chiede perché il numero è quello che è, Lei può indicare cinque occasioni anziché alzare le spalle.
Verifichi il suo budget aziendale per i regali rispetto al payroll
Una volta ottenuto un totale, metta alla prova il suo budget aziendale per i regali rispetto al modello del settore. SHRM riporta che le aziende in genere spendono tra l'uno e il due percento del payroll per il riconoscimento dei dipendenti, e che le organizzazioni che investono almeno l'uno percento in un riconoscimento basato sui valori hanno maggiori probabilità di affermare che il programma le ha aiutate ad attirare candidati, raggiungere gli obiettivi di apprendimento, controllare i costi e trattenere le persone.
Ciò le fornisce un intervallo piuttosto che un obiettivo. Se il totale calcolato si colloca ben al di sotto dell'uno percento del payroll, il suo programma è probabilmente troppo esiguo per cambiare qualcosa. Se supera il due percento, si aspetti delle domande.
Il benchmark le offre anche una utile ripresa in chiave diversa in una conversazione sul budget. La spesa per il riconoscimento non è una generosità discrezionale, ma una percentuale del payroll a cui è già vincolata, volta a proteggere quel payroll dal turnover.
Includa l'argomento della retention nella richiesta di budget
L'argomento più solido a favore di un budget aziendale per i regali non è che alle persone piacciano i regali. È che le persone poco riconosciute se ne vanno, e sostituirle costa multipli di quanto costa il programma.
Le evidenze sono dirette. Gallup rileva che i dipendenti che non si sentono adeguatamente riconosciuti hanno il doppio delle probabilità di dire che si licenzieranno nel prossimo anno, mentre i dipendenti ben riconosciuti hanno il 45% di probabilità in meno di aver lasciato l'azienda due anni dopo. Solo il 22% dei dipendenti dichiara di ricevere la giusta quantità di riconoscimento, quindi la maggior parte delle organizzazioni si trova dal lato sbagliato di quella divisione.
Accosti il budget totale per i regali al costo della sostituzione anche di poche delle persone che esso è destinato a mantenere, e l'argomento si dimostra da solo. Il nostro articolo sul costo della mancanza di riconoscimento dei dipendenti analizza quei numeri, e il calcolatore del ROI del riconoscimento Le permette di eseguirli rispetto alla propria dotazione organica e alle fasce salariali.
Distribuire il budget per i regali aziendali lungo l'anno, non concentrarlo a dicembre
Concentrare l'intero budget per i regali aziendali in un'unica spedizione di dicembre è l'errore strutturale più comune. Crea un unico picco di lavoro amministrativo, compete con tutte le altre aziende che fanno la stessa cosa e produce un unico momento di buona volontà che svanisce entro febbraio.
Una migliore ripartizione della stessa cifra destina all'incirca metà al regalo di fine anno e distribuisce il resto tra compleanni, anniversari e ricompense immediate decise dai responsabili. Ciò trasforma un evento annuale in un segnale costante che qualcuno sta prestando attenzione. I dati di Gallup sulla frequenza del riconoscimento confermano questo: la metrica che conta è se qualcuno è stato riconosciuto negli ultimi sette giorni, non se ha ricevuto qualcosa a dicembre.
Le ricompense immediate sono la voce più da proteggere. Sono piccole, sono rapide e sono l'unica parte del budget che risponde a qualcosa che è realmente accaduto.
Smetta di perdere il budget per i regali aziendali a causa del mancato utilizzo
Ecco una voce che nessuno inserisce nel foglio di calcolo: la parte del budget per i regali aziendali che non viene mai riscattata.
Le gift card tradizionali scadono. Quando ciò accade, il valore non speso va all'emittente della carta, non torna a Lei e non al Suo dipendente. Per un programma di qualsiasi dimensione, si tratta di una cifra reale, ed è denaro speso per niente. Alcuni fornitori basano il proprio modello commerciale proprio su questo.
Due cose risolvono il problema. Scelga regali senza scadenza, così che il valore rimanga al destinatario a tempo indeterminato. E scelga un fornitore che non Le addebiti il valore non riscattato. Una Mojo Experience Card non scade mai e non viene addebitato nulla sulle carte non riscattate, il che significa che il Suo budget si converte integralmente in riconoscimento dei dipendenti anziché in parte nei ricavi di qualcun altro.
Calcoli i costi nascosti nel Suo budget per i regali aziendali
Il valore del regalo è il costo visibile di un budget per i regali aziendali. Il resto si nasconde in tre punti.
Tempo amministrativo. Raccogliere indirizzi, richiedere le taglie, elaborare singole note spese e rispondere alle email "dov'è il mio regalo" rappresenta un costo di busta paga reale. Un programma che automatizza le occasioni dai dati HR elimina gran parte di questo lavoro.
Spedizione, dazi e danneggiamenti. Per i regali fisici oltre confine, trasporto e dazi possono aggiungere una percentuale sostanziale al valore del regalo, e una parte di questa ricade sul destinatario.
Margine di profitto e commissioni per carta. Molte piattaforme di regalo aggiungono una percentuale al valore nominale, una commissione per carta, o entrambe. Chieda il costo totale per erogare 100 dollari di valore a un dipendente, non il prezzo di listino.
Tasse. Il trattamento varia in base al paese e al tipo di regalo. Nel Regno Unito, un beneficio non in denaro inferiore a 50 sterline può qualificarsi come beneficio di importo irrilevante esente da tasse e contributi previdenziali quando sono soddisfatte tutte le condizioni, e la separata esenzione per la festa annuale copre fino a 150 sterline a testa per un evento annuale aperto a tutto il personale. Negli Stati Uniti, l' L'IRS tratta le gift card come equivalenti in contanti che sono sempre retribuzioni tassabili, senza alcuna esenzione de minimis indipendentemente dal valore. Metta in budget il costo per il datore di lavoro quando il regalo è tassabile, e noti che la cifra britannica di 150 sterline è una soglia, non un'esenzione: superarla rende imponibile l'intero importo, non solo l'eccedenza.
Un esempio pratico di budget per i regali aziendali
Si prenda un'azienda con 250 dipendenti, 30 assunzioni previste e un piano che copre tutte e cinque le occasioni.
Preveda nel budget un valore modesto per il compleanno per tutti i 250, un valore per l'anniversario calcolato come media tra le fasce di anzianità per tutti i 250, un regalo di fine anno più consistente per tutti i 250, un regalo di onboarding per i 30 nuovi assunti e un fondo per ricompense a discrezione dei manager calcolato come media pro capite. Sommi queste cinque voci, moltipichi e confronti il totale con l'uno o il due per cento del monte stipendi.
Se il totale rientra nel benchmark e nel suo argomento a favore della retention, ha una cifra difendibile prima che qualcuno la chieda. Se ne esce fuori, corregga prima il valore di fine anno, poiché quella è la sterlina meno utile dal punto di vista comportamentale in tutto il piano.
Costruire correttamente il modello di budget per i regali aziendali con Mojo Gift
Il Mojo Moment Programme prezzapre la piattaforma e il valore del regalo separatamente, ed è questo che rende semplice da costruire un budget per i regali aziendali.
Il programma costa 12 dollari per dipendente coperto al mese, fatturato annualmente, con un minimo annuale di 3.000 dollari. Questa è la sua voce fissa di piattaforma, e non varia in base a quanto si regala. Il valore dei regali è finanziato separatamente al valore nominale, quindi una carta da 100 dollari costa 100 dollari, senza ricarichi, senza commissioni per carta e senza percentuali. Nulla scade, quindi nulla viene addebitato per le carte non riscattate. Le fatture arrivano in EUR, GBP o USD.
Il risultato sono due voci pulite in un budget: un costo fisso di piattaforma che si può prevedere e un costo variabile dei regali che corrisponde esattamente al valore che le sue persone ricevono. La pagina dei prezzi lo espone per intero, e la Mojo Moment Programme pagina mostra cosa copre la linea fissa.
Se la pianificazione del Q4 include i clienti oltre al personale, regali natalizi per i clienti copre quell'aspetto, e regali aziendali natalizi per i dipendenti copre la consegna di fine anno in sé.
Domande frequenti
Quanto dovrebbe preventivare un'azienda per i regali ai dipendenti?
Costi per la costruzione del numero a partire dalle occasioni che si prevede di coprire, poi verificare il totale con la busta paga. Secondo SHRM, la spesa tipica per il riconoscimento dei dipendenti si aggira tra l'uno e il due percento della busta paga, con almeno l'uno percento associato a migliori risultati in termini di fidelizzazione e assunzione. Stabilire una cifra annuale per dipendente anziché una somma forfettaria rende il budget più facile da difendere e da scalare.
Cosa dovrebbe includere un budget aziendale per i regali?
Valore del regalo, costi di piattaforma o fornitore, spedizione e dazi per gli articoli fisici, tempo amministrativo ed eventuali costi fiscali a carico del datore di lavoro laddove il regalo sia tassabile. Chiedere ai fornitori il costo totale per erogare un valore fisso a un dipendente, poiché i ricarichi e le commissioni per carta spesso non rientrano nel prezzo di listino.
Quando conviene pianificare il budget aziendale per i regali del quarto trimestre?
A settembre. I regali fisici richiedono decisioni entro i primi di ottobre per consentire produzione e spedizione, e rimandare a novembre significa scegliere tra ciò che resta a prezzi da emergenza. I regali digitali eliminano la scadenza, ma la conversazione sul budget risulta comunque migliore prima della frenesia di fine anno.
È meglio fare un unico grande regalo o diversi piccoli?
Diversi, nella maggior parte dei casi. La ricerca di Gallup sul riconoscimento misura se una persona è stata riconosciuta negli ultimi sette giorni, cosa che un singolo regalo di dicembre non può influenzare. Suddividendo circa metà del budget in un regalo di fine anno e distribuendo il resto tra compleanni, anniversari e ricompense immediate, gli stessi soldi ottengono più effetto.
Come si evita che il budget aziendale per i regali venga sprecato?
Scegliere regali senza scadenza e un fornitore che non addebiti il valore non riscattato. Le gift card in scadenza restituiscono il budget non speso all'emittente della carta anziché a Lei o al Suo dipendente, una perdita silenziosa che la maggior parte dei budget per i regali non considera mai.
Vuole un aiuto per dimensionare il budget aziendale per i regali? Prenoti una chiamata di 30 minuti e costruiremo il modello per dipendente in base alla sua forza lavoro, alle occasioni e al payroll.