शून्य से कर्मचारी पहचान कार्यक्रम का निर्माण कैसे करें

शून्य से कर्मचारी पहचान कार्यक्रम का निर्माण उन परियोजनाओं में से एक है जो तब तक सीधी-सादी लगती हैं जब तक आप शुरू नहीं करते। बजट क्या होना चाहिए? इसे कौन प्रबंधित करे? क्या पहचान योग्य माना जाए? कौन-से मील के पत्थर मायने रखते हैं? पहचान का स्वरूप कैसा हो? सवाल तेज़ी से बढ़ते जाते हैं। यह मार्गदर्शक उनका क्रमशः उत्तर देता है, ताकि आप खाली पृष्ठ से लाइव कार्यक्रम तक पहुँच सकें—बिना पहिये को दोबारा आविष्कार किए।

चरण 1: परिभाषित करें कि आप क्या हासिल करने का प्रयास कर रहे हैं

एक मान्यता कार्यक्रम जिसमें कोई निर्धारित उद्देश्य नहीं है, वह उसी ओर बहेगा जिसे लागू करना सबसे आसान हो। किसी प्लेटफ़ॉर्म को चुनने या बजट तय करने से पहले, इन प्रश्नों के उत्तर लिखित रूप में दें: वर्तमान में खराब मान्यता का आपको क्या खर्च पड़ता है? (अपनी स्वैच्छिक प्रस्थान दर और औसत प्रतिस्थापन लागत को आधारभूत रूप में उपयोग करें।) कर्मचारियों के कौन से समूह प्रस्थान के सबसे अधिक जोखिम में हैं? कौन से मील के पत्थर वर्तमान में अचिह्नित रह जाते हैं? आपकी विशिष्ट संस्कृति और कार्यबल के लिए "मान्यता प्राप्त महसूस करना" कैसा दिखता है? इन उत्तरों के आधार पर आगे के हर निर्णय का निर्धारण होता है। 25 लोगों और एक HR सामान्यवादी वाले एक स्टार्टअप को एक समर्पित पीपल टीम वाले 500-व्यक्ति संगठन की तुलना में एक भिन्न कार्यक्रम की आवश्यकता होती है।

चरण 2: मान्यता क्षणों की पहचान करें

हर मान्यता कार्यक्रम में कम से कम ये शामिल होने चाहिए: कार्य वर्षगाँठ (आमतौर पर 1, 3, 5, और उसके बाद हर 5 वर्ष पर); विशिष्ट योगदान से जुड़े असाधारण प्रदर्शन क्षण; नए कर्मचारियों के लिए ऑनबोर्डिंग उपहार (पहली छाप को प्रभावी बनाना); परियोजना या टीम की मील के पत्थर; और व्यक्तिगत मील के पत्थर जिन्हें आपकी संस्कृति पहचानना चुनती है (पदोन्नति, जीवन की घटनाएँ)। वैकल्पिक लेकिन मूल्यवान: सहकर्मी मान्यता (कर्मचारी एक-दूसरे को स्वीकार करना), रोज़मर्रा के योगदान के लिए प्रबंधक-से-कर्मचारी मान्यता, और कंपनी-व्यापी क्षण (टीम की उपलब्धियाँ, सांस्कृतिक सफलताएँ)। Gallup शोध यह दर्शाता है कि सबसे अर्थपूर्ण पहचान विशिष्ट, समय पर और किसी ऐसे व्यक्ति से आती है जिसे कर्मचारी आदर करता है — जरूरी नहीं कि HR से।

चरण 3: बजट निर्धारित करें

SHRM की सिफारिश है कुल वेतन-वोत का 1% से 2% पहचान के लिए। विशेष रूप से मील के पत्थर उपहारों के लिए, एक व्यावहारिक प्रारंभिक बिंदु: एक वर्ष की वर्षगांठ के लिए £100 से £150, पाँच वर्ष की मील के पत्थर के लिए £400 से £600 तक बढ़ते हुए, और दस वर्ष की मील के पत्थर के लिए £1,000 या अधिक। असाधारण प्रदर्शन पहचान के लिए एक बफ़र शामिल करें — आमतौर पर मील के पत्थर बजट का 15% से 20% — जहाँ प्रबंधक विवेकाधीन आधार पर उत्कृष्ट योगदानों को स्वीकार कर सकें।

चरण 4: पहचान का प्रारूप चुनें

पहचान का प्रारूप वह जगह है जहाँ अधिकांश कार्यक्रम अपनी पहली गलती करते हैं। विचार करें: नकद और नकद-समकक्ष वाउचर हमेशा कर योग्य होते हैं, और Cornell शोध दिखाता है कि वे अनुभवों की तुलना में कम स्थायी संतुष्टि उत्पन्न करते हैं। बड़े स्तर पर भौतिक वस्तुएँ गैर-व्यक्तिगत महसूस होती हैं। अनुभव उपहार कार्ड — गतिविधियों, भोजन, यात्रा या स्वास्थ्य के लिए भुनाए जा सकने वाले — लगातार उच्च प्राप्तकर्ता संतुष्टि और बेहतर नियोक्ता ब्रांड संबद्धता उत्पन्न करते हैं। वैश्विक टीमों के लिए, प्रारूप को भौगोलिक सीमाओं में काम करना चाहिए बिना HR को हर देश में स्थानीय उपहार इकट्ठा करने की आवश्यकता के। यह उन मुख्य समस्याओं में से एक है जिसे इस तरह के एक प्रबंधित कार्यक्रम हल करता है जैसे Mojo Gift हल करता है: एकल अनुभव क्रेडिट 190+ देशों में काम करता है, जिसे प्राप्तकर्ता चुनता है।

चरण 5: पहचान प्रक्रिया स्थापित करें

पहचान किस प्रक्रिया द्वारा शुरू की जाती है? मील के पत्थर की पहचान के लिए, HR आमतौर पर ट्रिगर का स्वामित्व रखता है — HR डेटा से जुड़ी एक अनुस्मारक प्रणाली। प्रदर्शन पहचान के लिए, प्रबंधकों को त्वरित रूप से कार्रवाई करने हेतु अधिकार और बजट दोनों की आवश्यकता होती है। देरी प्रभाव को नष्ट कर देती है: जिस योगदान की पुष्टि की जाती है, उसके तीन सप्ताह बाद की गई पहचान अपने अधिकांश मूल्य को खो देती है। एक निश्चित सीमा से ऊपर के उपहारों को कौन स्वीकृत करता है? वितरण का तंत्र क्या है? कर प्रबंधन कैसे संभाला जाता है? इन परिचालन प्रश्नों के उत्तर लॉन्च से पहले आवश्यक हैं।

चरण 6: प्रबंधक क्षमता का निर्माण करें

कोई कार्यक्रम उतना ही अच्छा होता है जितना उसका उपयोग करने वाले प्रबंधक होते हैं। Deloitte अनुसंधान लगातार यह दर्शाता है कि प्रबंधक का व्यवहार कर्मचारी जुड़ाव का सबसे महत्वपूर्ण चालक है — वेतन से ऊपर, लाभों से ऊपर, संस्कृति पहलों से ऊपर। प्रबंधकों को आवश्यक है: यह स्पष्ट होना कि क्या पहचानने योग्य है, बजट और उपकरणों तक पहुँच, प्रभावी पहचान के उदाहरण (विशिष्ट, समय पर, व्यक्तिगत), और जवाबदेही — उनके प्रदर्शन डेटा में दृश्यमान पहचान दरें।

चरण 7: लॉन्च करें और संवाद करें

चुपचाप लॉन्च किया गया एक पहचान कार्यक्रम एक ऐसा पहचान कार्यक्रम है जो विफल हो जाता है। इसे स्पष्ट रूप से घोषित करें: यह क्या है, कौन पात्र है, क्या पहचान को ट्रिगर करता है, यह पहले जो कुछ था उससे कैसे अलग महसूस होता है। पहले एक टीम या विभाग के साथ पायलट करें। प्रतिक्रिया एकत्र करें। समायोजन करें। फिर पायलट के केस स्टडीज़ के साथ कंपनी-व्यापी रोलआउट करें।

चरण 8: मापें और पुनरावृत्ति करें

ट्रैक करें: प्रबंधक द्वारा पहचान भेजने की दर (क्या प्रबंधक इसका उपयोग कर रहे हैं?), पहचान के साथ कर्मचारी संतुष्टि (पल्स सर्वे प्रश्न), पहले और बाद में स्वैच्छिक टर्नओवर दर, और कार्यक्रम उपयोग (क्या मील के पत्थर के क्षणों को कैप्चर किया जा रहा है?)। त्रैमासिक समीक्षा करें। ऐसे पहचान कार्यक्रम जो समय के साथ सुधार नहीं करते, काम करना बंद कर देते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

एक कर्मचारी मान्यता कार्यक्रम को बनाने में कितना समय लगता है?

एक बुनियादी मील का पत्थर मान्यता कार्यक्रम के लिए, निर्णय से लॉन्च तक चार से छह सप्ताह यथार्थवादी है: ढाँचा परिभाषित करने और बजट निर्धारित करने में दो सप्ताह, किसी प्रदाता का चयन करने या प्रक्रिया बनाने में दो सप्ताह, प्रबंधकों को संक्षिप्त जानकारी देने और संचार तैयार करने में एक से दो सप्ताह। सहकर्मी मान्यता, एक तकनीकी मंच और प्रबंधक प्रशिक्षण सहित एक अधिक व्यापक कार्यक्रम को ठीक से बनाने और लॉन्च करने में आमतौर पर तीन से चार महीने लगते हैं।

एक कर्मचारी मान्यता कार्यक्रम में क्या शामिल होना चाहिए?

न्यूनतम: एक मील का पत्थर मान्यता ढाँचा जो कार्य वर्षगाँठ और असाधारण प्रदर्शन को कवर करता हो; प्रत्येक मील के पत्थर के लिए एक निर्धारित बजट; एक स्पष्ट ट्रिगर और वितरण प्रक्रिया; प्रबंधक प्रशिक्षण; और एक संचार योजना ताकि कर्मचारियों को पता हो कि क्या उम्मीद करें। मजबूत कार्यक्रम सहकर्मी मान्यता, एक सुसंगत उपहार प्रारूप (अनुभव उपहार अच्छा प्रदर्शन करते हैं), और तिमाही माप जोड़ते हैं। हर तत्व एक निर्धारित उद्देश्य — प्रतिधारण, जुड़ाव, या संस्कृति — से जुड़ा होना चाहिए।

आप किसी कर्मचारी मान्यता कार्यक्रम के लिए प्रबंधकों का समर्थन कैसे प्राप्त करते हैं?

प्रबंधक तब मान्यता कार्यक्रमों को अपनाते हैं जब उनका उपयोग करना आसान हो, जब मान्यता स्पष्ट रूप से परिभाषित हो ताकि प्रबंधकों को यह अनुमान लगाना न पड़े कि क्या योग्य है, और जब वे जवाबदेही देखें — उनकी टीम की मान्यता दरें प्रबंधन रिपोर्टिंग में दृश्यमान हों। वित्तीय शब्दों में व्यावसायिक केस प्रस्तुत करें: एक असंलग्न प्रत्यक्ष रिपोर्ट की टर्नओवर लागत बनाम एक मान्यता संदेश भेजने की समय लागत। अधिकांश प्रबंधक पाते हैं कि एक बार प्रक्रिया स्थापित हो जाने के बाद मान्यता में उनकी अपेक्षा से कम समय लगता है।

मान्यता कार्यक्रम बनाते समय कंपनियाँ सबसे बड़ी गलती क्या करती हैं?

उद्देश्य को परिभाषित करने से पहले प्लेटफ़ॉर्म का चयन करना। प्लेटफ़ॉर्म का चयन सबसे दृश्यमान निर्णय है और वह निर्णय जिस पर अधिकांश खरीद प्रक्रियाएँ केंद्रित होती हैं — लेकिन यह सबसे महत्वपूर्ण निर्णय नहीं है। स्पष्ट मील के पत्थर, उपयुक्त बजट और प्रबंधक क्षमता के साथ एक अच्छी तरह से परिभाषित मान्यता ढाँचा लगभग किसी भी प्लेटफ़ॉर्म पर काम करेगा। इसका विपरीत सत्य नहीं है: सबसे अच्छा प्लेटफ़ॉर्म उस कार्यक्रम को ठीक नहीं कर सकता जिसका कोई परिभाषित उद्देश्य नहीं है, जिसमें अपर्याप्त बजट है, या जिसके प्रबंधक इसका उपयोग करना नहीं जानते।

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