Geschenkbudget für Mitarbeiter: So planen und verteidigen Sie Ihr Q4-Budget
Ein Geschenkbudget für Mitarbeiter beginnt meist als eine Zahl, die sich jemand vom Vorjahr merkt, und endet als hektisches Chaos in der zweiten Dezemberwoche. Das muss nicht so sein. Ein Geschenkbudget richtig zu bemessen dauert etwa eine Stunde, und es im September statt im November zu tun, ist der Unterschied zwischen einem Programm und einem Panikmoment.
Hier ist ein Modell, das Sie zur Finanzabteilung bringen, in einer Budgetbesprechung verteidigen und im nächsten Jahr wieder verwenden können.
Erstellen Sie Ihr Geschenkbudget pro Mitarbeiter, nicht als Gesamtsumme
Die meisten Geschenkbudgets werden als Pauschalsumme festgelegt, weshalb sie so schwer zu verteidigen sind. Eine Gesamtsumme von 40.000 sagt niemandem etwas. Eine Zahl pro Person und Jahr zeigt Ihnen, ob das Programm großzügig, angemessen oder bloß symbolisch ist, und sie skaliert automatisch mit Veränderungen der Mitarbeiterzahl.
Erstellen Sie es ausgehend von den Anlässen, die Sie abdecken möchten. Ein typisches jährliches Muster für ein Unternehmen, das ein echtes Programm betreibt, sieht so aus:
Geburtstag: eine Zusendung pro Person pro Jahr, geringer Wert
Arbeitsjubiläum: eine Zusendung pro Person pro Jahr, gestaffelt nach Dienstjahren
Geschenk zum Jahresende: eine Zusendung pro Person, in der Regel der höchste Einzelwert
Spontanprämien: ein von Führungskräften verwaltetes Budget, kalkuliert als Durchschnitt pro Kopf statt pro Anlass
Onboarding: eine Zusendung pro neuer Einstellung, kalkulieren Sie also anhand der erwarteten Einstellungen statt der Mitarbeiterzahl
Addieren Sie diese, erhalten Sie eine Jahressumme pro Mitarbeiter. Multiplizieren Sie diese mit der Mitarbeiterzahl, erhalten Sie Ihre Gesamtsumme. Der Vorteil ist: Wenn die Finanzabteilung fragt, warum die Zahl so ist, wie sie ist, verweisen Sie auf fünf Anlässe, statt mit den Schultern zu zucken.
Überprüfen Sie Ihr Geschenkebudget für Unternehmen anhand der Gehaltsabrechnung
Sobald Sie eine Gesamtsumme haben, testen Sie Ihr Geschenkebudget für Unternehmen anhand des branchenüblichen Musters. SHRM berichtet , dass Unternehmen in der Regel ein bis zwei Prozent der Gehaltsabrechnung für die Mitarbeiteranerkennung ausgeben und dass Organisationen, die mindestens ein Prozent in werteorientierte Mitarbeiteranerkennung investieren, eher angeben, dass das Programm ihnen geholfen hat, Bewerber zu gewinnen, Lernziele zu erreichen, Kosten zu kontrollieren und Mitarbeiter zu halten.
Das ergibt eine Spanne und kein Ziel. Wenn Ihre berechnete Gesamtsumme deutlich unter einem Prozent der Gehaltsabrechnung liegt, ist Ihr Programm wahrscheinlich zu knapp bemessen, um etwas zu bewirken. Liegt sie über zwei Prozent, erwarten Sie Rückfragen.
Der Referenzwert gibt Ihnen außerdem eine nützliche Umdeutung im Budgetgespräch. Ausgaben für Mitarbeiteranerkennung sind kein freigiebiges Ermessen, sondern ein Prozentsatz der Gehaltsabrechnung, zu der Sie bereits verpflichtet sind – mit dem Ziel, diese Gehaltsabrechnung vor Fluktuation zu schützen.
Bauen Sie das Argument zur Mitarbeiterbindung in die Budgetanfrage ein
Das stärkste Argument für ein Geschenkebudget für Unternehmen ist nicht, dass Menschen Geschenke mögen. Es ist, dass zu wenig anerkannte Mitarbeiter gehen und ihre Ersetzung ein Vielfaches der Programmkosten verursacht.
Die Belege sind eindeutig. Gallup stellt fest, dass Mitarbeiter, die sich nicht ausreichend anerkannt fühlen, mit doppelter Wahrscheinlichkeit zu sagen, dass sie im nächsten Jahr kündigen werden, während anerkannte Mitarbeiter 45 % seltener zwei Jahre später gegangen sind. Nur 22 % der Mitarbeiter sagen, dass sie die richtige Menge an Anerkennung erhalten, sodass die meisten Organisationen auf der falschen Seite dieser Kluft stehen.
Stellen Sie Ihr Gesamtbudget für Geschenke den Kosten gegenüber, selbst nur eine Handvoll der Menschen zu ersetzen, die es halten soll, und das Argument ergibt sich von selbst. Unser Artikel über die Kosten nicht anerkannter Mitarbeiter geht diese Zahlen durch, und der ROI-Rechner für Anerkennung ermöglicht es Ihnen, sie mit Ihrer eigenen Mitarbeiterzahl und Ihren Gehaltsbändern zu vergleichen.
Verteilen Sie das Budget für Firmengeschenke über das Jahr, nicht auf den Dezember
Das gesamte Budget für Firmengeschenke auf eine einzige Dezember-Aktion zu konzentrieren ist der häufigste strukturelle Fehler. Es erzeugt einen einzelnen Verwaltungsaufwand-Spitzenwert, es konkurriert mit jedem anderen Unternehmen, das dasselbe tut, und es erzeugt einen Moment des Wohlwollens, der bis Februar verblasst ist.
Eine bessere Aufteilung desselben Geldes legt etwa die Hälfte in das Jahresendgeschenk und verteilt den Rest auf Geburtstage, Jahrestage und von Führungskräften vergebene Spontanprämien. Das verwandelt ein einmal jährliches Ereignis in ein stetiges Signal, dass jemand aufmerksam ist. Gallup's Daten zur Anerkennungshäufigkeit stützen dies: Die Kennzahl, die sich bewegt, ist, ob jemand in den letzten sieben Tagen anerkannt wurde, nicht, ob er im Dezember etwas erhalten hat.
Spontanprämien sind die Position, die es am meisten zu schützen gilt. Sie sind klein, sie sind schnell, und sie sind der einzige Teil des Budgets, der auf etwas reagiert, das tatsächlich passiert ist.
Hören Sie auf, Ihr Firmengeschenke-Budget durch Verfall zu verlieren
Hier ist ein Posten, den niemand in die Tabelle aufnimmt: der Teil Ihres Firmengeschenke-Budgets, der nie eingelöst wird.
Herkömmliche Geschenkkarten verfallen. Wenn das passiert, geht der nicht ausgegebene Wert an den Kartenherausgeber, nicht an Sie zurück und nicht an Ihren Mitarbeiter. Bei einem Programm jeder Größe ist das eine echte Zahl, und es ist Geld, das Sie für nichts ausgegeben haben. Manche Anbieter bauen ihr Geschäftsmodell genau darauf auf.
Zwei Dinge beheben das. Wählen Sie Geschenke, die nicht verfallen, damit der Wert dauerhaft beim Empfänger bleibt. Und wählen Sie einen Anbieter, der Ihnen keinen Wert für nicht eingelöste Beträge berechnet. Eine Mojo Experience Card verfällt nie, und auf nicht eingelösten Karten fällt keine Gebühr an. Das bedeutet, dass Ihr Budget vollständig in Mitarbeiteranerkennung umgewandelt wird und nicht teilweise in den Umsatz eines anderen.
Erfassen Sie die versteckten Kosten in Ihrem Firmengeschenke-Budget
Der Geschenkwert ist die sichtbare Kosten eines Firmengeschenke-Budgets. Der Rest davon versteckt sich an drei Orten.
Verwaltungszeit. Das Zusammenstellen von Adressen, das Nachverfolgen von Größen, das Verarbeiten einzelner Spesenabrechnungen und das Beantworten von E-Mails wie „Wo ist mein Geschenk?" stellen echte Lohnkosten dar. Ein Programm, das Anlässe automatisch aus HR-Daten ableitet, beseitigt das meiste davon.
Versand, Zoll und Verluste. Bei physischen Geschenken über Grenzen hinweg können Fracht und Zoll einen erheblichen Prozentsatz zum Geschenkwert addieren, und ein Teil davon landet beim Empfänger.
Aufschläge und Gebühren pro Karte. Viele Geschenkplattformen schlagen einen Prozentsatz auf den Nennwert auf, eine Gebühr pro Karte oder beides. Fragen Sie nach den Gesamtkosten für die Zustellung von 100 Dollar Wert an einen Mitarbeiter, nicht nach dem angepriesenen Preis.
Steuern. Die Behandlung variiert je nach Land und Geschenktyp. In Großbritannien kann ein Sachbezug unter 50 Pfund als ein Trivial Benefit von der Steuer und den National Insurance-Beiträgen befreit sein, sofern alle Bedingungen erfüllt sind, und die separate Freigrenze für jährliche Veranstaltungen deckt bis zu 150 Pfund pro Person für eine jährliche Veranstaltung ab, die allen Mitarbeitern offensteht. In den USA behandelt das IRS Geschenkkarten als Cash-Äquivalente , die immer steuerpflichtiger Lohn sind, ohne De-minimis-Befreiung unabhängig vom Wert. Kalkulieren Sie die Arbeitgeberkosten ein, wenn das Geschenk steuerpflichtig ist, und beachten Sie, dass die britische Zahl von 150 Pfund eine Schwelle ist, keine Freigrenze: Wird sie überschritten, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil.
Ein durchgerechnetes Beispiel für ein Geschenkbudget für Unternehmen
Nehmen Sie ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitern, 30 erwarteten Neueinstellungen und einem Plan, der alle fünf Anlässe abdeckt.
Veranschlagen Sie einen bescheidenen Geburtstagswert für alle 250, einen Jubiläumswert, der über die Betriebszugehörigkeitsstufen gemittelt wird, für alle 250, ein größeres Jahresendgeschenk für alle 250, ein Onboarding-Geschenk für die 30 neuen Mitarbeiter sowie ein Spot-Belohnungsbudget für Führungskräfte, gemittelt pro Kopf. Summieren Sie diese fünf Positionen, rechnen Sie es hoch und vergleichen Sie die Gesamtsumme mit ein bis zwei Prozent der Lohnsumme.
Liegt die Gesamtsumme innerhalb der Benchmark und innerhalb Ihres Argumentationsrahmens zur Mitarbeiterbindung, haben Sie eine vertretbare Zahl, bevor jemand fragt. Liegt sie außerhalb, passen Sie zuerst den Jahresendwert an, denn das ist das verhaltenswirksam am wenigsten nützliche Pfund im Plan.
Das Modell für das Geschenkbudget für Unternehmen mit Mojo Gift richtig aufsetzen
Das Mojo Moment Programme bepreist das Programm und den Geschenkwert getrennt, was es einfach macht, ein Geschenkbudget für Unternehmen aufzubauen.
Das Programm kostet 25 $ pro Mojo Moment pro Jahr ab einem Minimum von 50 Moments; 50 Moments kosten also 1.250 $ pro Jahr und 250 Moments 6.250 $. Das ist Ihre Programmposition, und sie skaliert mit der Anzahl der von Ihnen gesendeten Anerkennungsmomente, nicht mit der Mitarbeiterzahl. Der Geschenkwert wird separat zum Nennwert finanziert: Eine Karte über 100 $ kostet also 100 $ – ohne Aufschlag, ohne Gebühr pro Karte und ohne Provision. Nichts verfällt, also wird für nicht eingelöste Karten nichts berechnet. Rechnungen gibt es in EUR, GBP oder USD.
Das Ergebnis sind zwei saubere Positionen im Budget: eine Programmkostenposition, die Sie anhand der Anzahl der geplanten Moments prognostizieren können, und eine variable Geschenkkostenposition, die exakt dem Wert entspricht, den Ihre Mitarbeitenden erhalten. Die Preisseite legt es vollständig dar, und die Mojo Moment Programme -Seite zeigt, was die feste Position abdeckt.
Wenn Ihre Q4-Planung Kunden ebenso wie Mitarbeiter umfasst, Kundengeschenke zu den Feiertagen deckt diese Seite ab, und Firmengeschenke zu den Feiertagen für Mitarbeiter deckt den Jahresabschlussversand selbst ab.
Häufig gestellte Fragen
Wie viel sollte ein Unternehmen für Mitarbeitergeschenke einplanen?
Erstellen Sie die Zahl anhand der Anlässe, die Sie abdecken möchten, und gleichen Sie die Gesamtsumme dann mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung ab. Laut SHRM liegt die typische Ausgabe für Mitarbeiteranerkennung bei ein bis zwei Prozent der Lohnsumme, wobei mindestens ein Prozent mit besseren Ergebnissen bei Bindung und Einstellung verbunden ist. Die Festlegung eines Jahresbetrags pro Mitarbeiter statt einer Pauschalsumme macht das Budget leichter vertretbar und skalierbar.
Was sollte ein Budget für Firmengeschenke umfassen?
Geschenkwert, Plattform- oder Lieferantenkosten, Versand und Zoll für physische Artikel, Verwaltungszeit sowie etwaige Arbeitgebersteuerkosten, sofern das Geschenk steuerpflichtig ist. Fragen Sie Lieferanten nach den Gesamtkosten für die Zustellung eines festen Werts an einen Mitarbeiter, da Aufschläge und Gebühren pro Karte oft außerhalb des angegebenen Preises liegen.
Wann sollten Sie Ihr Q4-Budget für Firmengeschenke planen?
Im September. Bei physischen Geschenken müssen Entscheidungen bis Anfang Oktober getroffen werden, um Produktion und Versand zu berücksichtigen, und wer bis November wartet, muss aus dem wählen, was zu Eilpreisen übrig bleibt. Digitales Schenken entfällt diese Frist, doch das Budgetgespräch landet dennoch besser vor dem Jahresendstress.
Ist es besser, ein großes Geschenk oder mehrere kleine zu verschenken?
In den meisten Fällen mehrere. Gallups Forschung zur Mitarbeiteranerkennung misst, ob jemand in den letzten sieben Tagen anerkannt wurde, was ein einzelnes Dezembergeschenk nicht beeinflussen kann. Die Aufteilung von etwa der Hälfte des Budgets in ein Jahresendgeschenk und die Verteilung des Rests auf Geburtstage, Jahrestage und Spontanprämien verschafft demselben Geld mehr Wirkung.
Wie verhindern Sie, dass Ihr Budget für Firmengeschenke verschwendet wird?
Wählen Sie Geschenke, die nicht ablaufen, und einen Anbieter, der für nicht eingelöste Werte keine Gebühren berechnet. Ablaufende Geschenkkarten geben das ungenutzte Budget an den Kartenherausgeber zurück statt an Sie oder Ihren Mitarbeiter – ein stiller Verlust, den die meisten Schenkungsbudgets nie berücksichtigen.
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