Budget für Unternehmensgeschenke: So planen und verteidigen Sie Ihre Q4-Ausgaben
Ein Budget für Unternehmensgeschenke beginnt meist als eine Zahl, die sich jemand vom Vorjahr merkt, und endet als hektisches Durcheinander in der zweiten Dezemberwoche. Das muss nicht so sein. Die richtige Bemessung eines Budgets für Unternehmensgeschenke dauert etwa eine Stunde, und es im September statt im November zu tun, macht den Unterschied zwischen einem Programm und einem Chaos.
Hier ist ein Modell, das Sie der Finanzabteilung vorlegen, in einer Budgetsitzung verteidigen und im nächsten Jahr wieder verwenden können.
Erstellen Sie Ihr Budget für Unternehmensgeschenke pro Mitarbeiter, nicht als Gesamtsumme
Die meisten Budgets für Unternehmensgeschenke werden als Pauschalbetrag festgelegt, weshalb sie so schwer zu verteidigen sind. Eine Gesamtsumme von 40.000 sagt niemandem etwas. Eine Zahl pro Person und pro Jahr zeigt Ihnen, ob das Programm großzügig, angemessen oder bloß symbolisch ist, und sie passt sich automatisch an, wenn die Mitarbeiterzahl schwankt.
Erstellen Sie es auf Basis der Anlässe, die Sie abdecken möchten. Ein typisches jährliches Muster für ein Unternehmen mit einem echten Programm sieht so aus:
Geburtstag: eine Sendung pro Person pro Jahr, geringer Wert
Arbeitsjubiläum: eine Sendung pro Person pro Jahr, skaliert nach Dienstjahren
Jahresendgeschenk: eine Sendung pro Person, in der Regel der höchste Einzelwert
Spontanprämien: ein von Führungskräften kontrolliertes Budget, das als Durchschnitt pro Kopf statt pro Anlass kalkuliert wird
Onboarding: eine Sendung pro neuer Einstellung, kalkulieren Sie also anhand der erwarteten Einstellungen statt der Mitarbeiterzahl
Addieren Sie diese, erhalten Sie eine jährliche Zahl pro Mitarbeiter. Multiplizieren Sie diese mit der Mitarbeiterzahl, haben Sie Ihre Gesamtsumme. Der Vorteil ist: Wenn die Finanzabteilung fragt, warum die Zahl so ist, wie sie ist, können Sie auf fünf Anlässe verweisen, statt mit den Schultern zu zucken.
Überprüfen Sie Ihr Corporate-Gifting-Budget anhand der Gehaltsliste
Sobald Sie eine Gesamtsumme haben, prüfen Sie Ihr Corporate-Gifting-Budget am Branchenmuster. SHRM berichtet , dass Unternehmen in der Regel zwischen ein und zwei Prozent der Gehaltsliste für die Mitarbeiteranerkennung ausgeben und dass Organisationen, die mindestens ein Prozent in werteorientierte Anerkennung investieren, eher angeben, dass das Programm ihnen half, Bewerber zu gewinnen, Lernziele zu erreichen, Kosten zu kontrollieren und Mitarbeiter zu halten.
Das ergibt eine Spanne rather als ein Ziel. Wenn Ihre berechnete Gesamtsumme deutlich unter einem Prozent der Gehaltsliste liegt, ist Ihr Programm wahrscheinlich zu knapp bemessen, um etwas zu bewirken. Liegt sie über zwei Prozent, erwarten Sie Rückfragen.
Der Benchmark gibt Ihnen außerdem eine nützliche Neurahmung im Budgetgespräch. Anerkennungsausgaben sind keine freigiebige Ermessenssache, sondern ein Prozentsatz der Gehaltsliste, zu der Sie sich bereits verpflichtet haben, mit dem Ziel, diese Gehaltsliste vor Fluktuation zu schützen.
Bauen Sie das Fluktuationsschutz-Argument in die Budgetanfrage ein
Das stärkste Argument für ein Corporate-Gifting-Budget ist nicht, dass Menschen Geschenke mögen. Es ist, dass nicht ausreichend anerkannte Mitarbeiter gehen und ihre Ersetzung ein Vielfaches der Programmkosten kostet.
Die Belege sind eindeutig. Gallup stellt fest, dass Mitarbeiter, die sich nicht ausreichend anerkannt fühlen, mit doppelt so hoher Wahrscheinlichkeit , dass sie im nächsten Jahr kündigen werden, während gut anerkannte Mitarbeiter 45 % seltener zwei Jahre später gegangen sind. Nur 22 % der Mitarbeiter sagen, dass sie die richtige Menge an Anerkennung erhalten, sodass die meisten Organisationen auf der falschen Seite dieser Kluft stehen.
Stellen Sie Ihr gesamtes Geschenkbudget den Kosten gegenüber, selbst nur eine Handvoll der Menschen zu ersetzen, die es halten soll, und das Argument ergibt sich von selbst. Unser Artikel zu den Kosten der fehlenden Mitarbeiteranerkennung geht diese Zahlen durch, und der ROI-Rechner für Anerkennung ermöglicht es Ihnen, sie mit Ihrer eigenen Mitarbeiterzahl und Ihren Gehaltsbändern abzugleichen.
Verteilen Sie das Geschenkbudget für Unternehmen auf das ganze Jahr, nicht auf den Dezember
Das gesamte Geschenkbudget für Unternehmen auf eine einzige Dezember-Aktion zu konzentrieren ist der häufigste strukturelle Fehler. Es erzeugt einen einzelnen Verwaltungsanstieg, es konkurriert mit allen anderen Unternehmen, die dasselbe tun, und es erzeugt einen einzigen Moment des Wohlwollens, der bis Februar verblasst ist.
Eine bessere Aufteilung desselben Budgets legt etwa die Hälfte in das Jahresendgeschenk und verteilt den Rest auf Geburtstage, Jahrestage und von Führungskräften vergebene Sofortprämien. Das verwandelt ein einmal jährliches Ereignis in ein kontinuierliches Signal, dass jemand aufmerksam ist. Gallup Daten zur Häufigkeit von Anerkennung unterstützen dies: Die Kennzahl, die sich bewegt, ist, ob jemand in den letzten sieben Tagen anerkannt wurde, nicht ob er im Dezember etwas erhalten hat.
Sofortprämien sind die Position, die es am meisten zu schützen gilt. Sie sind klein, sie sind schnell, und sie sind der einzige Teil des Budgets, der auf etwas reagiert, das tatsächlich passiert ist.
Stoppen Sie, dass Ihr Budget für Firmengeschenke durch Breakage verloren geht
Hier ist ein Posten, den niemand in die Tabelle aufnimmt: der Teil Ihres Budgets für Firmengeschenke, der nie eingelöst wird.
Herkömmliche Geschenkkarten verfallen. Wenn das geschieht, geht der nicht ausgegebene Wert an den Kartenherausgeber – nicht zurück an Sie und nicht an Ihre Mitarbeiter. Bei einem Programm jeder Größenordnung ist das eine echte Zahl, und es ist Geld, das Sie für nichts ausgegeben haben. Manche Anbieter bauen ihr Geschäftsmodell genau darauf auf.
Zwei Dinge beheben das. Wählen Sie Geschenke, die nicht verfallen, damit der Wert unbefristet beim Empfänger bleibt. Und wählen Sie einen Anbieter, der Sie für nicht eingelösten Wert nicht berechnet. Eine Mojo Experience Card verfällt nie, und für nicht eingelöste Karten fällt keine Gebühr an – das bedeutet, dass Ihr Budget vollständig in Mitarbeiteranerkennung umgewandelt wird und nicht teilweise in den Umsatz eines anderen.
Erfassen Sie die versteckten Kosten in Ihrem Budget für Firmengeschenke
Der Geschenkwert ist die sichtbare Kosten eines Budgets für Firmengeschenke. Der Rest davon verbirgt sich an drei Orten.
Verwaltungszeit. Das Einholen von Adressen, das Nachverfolgen von Größen, das Bearbeiten einzelner Spesenabrechnungen und das Beantworten von E-Mails wie „Wo ist mein Geschenk?" stellen echte Lohnkosten dar. Ein Programm, das Anlässe automatisch aus HR-Daten ableitet, beseitigt das meiste davon.
Versand, Zoll und Breakage. Bei physischen Geschenken über Grenzen hinweg können Fracht und Zoll einen erheblichen Prozentsatz zum Geschenkwert hinzufügen, und ein Teil davon landet beim Empfänger.
Aufschläge und Gebühren pro Karte. Viele Geschenkplattformen schlagen einen Prozentsatz auf den Nennwert auf, eine Gebühr pro Karte oder beides. Fragen Sie nach den Gesamtkosten für die Zustellung eines Werts von 100 Dollar an einen Mitarbeiter, nicht nach dem aufgeführten Preis.
Steuern. Die Behandlung variiert je nach Land und Geschenktyp. In Großbritannien kann ein Sachleistung unter 50 Pfund als eine Trivialleistung (trivial benefit) von der Steuer und den National Insurance-Beiträgen befreit sein, sofern alle Bedingungen erfüllt sind, und die separate Freigrenze für jährliche Veranstaltungen deckt bis zu 150 Pfund pro Person für eine jährliche Veranstaltung ab, die allen Mitarbeitern offensteht. In den USA behandelt das IRS Geschenkkarten als Cash-Äquivalente , die immer steuerpflichtige Arbeitslöhne sind, ohne De-minimis-Entlastung unabhängig vom Wert. Planen Sie die Arbeitgeberkosten ein, falls das Geschenk steuerpflichtig ist, und beachten Sie, dass die britische Zahl von 150 Pfund eine Schwelle und keine Freigrenze ist: Wird sie überschritten, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil.
Ein durchgerechnetes Beispiel für ein Firmengeschenke-Budget
Man nehme ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitenden, 30 erwarteten Neueinstellungen und einem Plan, der alle fünf Anlässe abdeckt.
Kalkulieren Sie einen bescheidenen Geburtstagswert für alle 250, einen Jahrestagswert, gemittelt über die Betriebszugehörigkeitsstufen, für alle 250, ein größeres Jahresendgeschenk für alle 250, ein Onboarding-Geschenk für die 30 neuen Mitarbeiter sowie ein Budget für spontane Anerkennung durch Führungskräfte, gemittelt pro Kopf. Addieren Sie diese fünf Posten, multiplizieren Sie sie aus und vergleichen Sie die Gesamtsumme mit ein bis zwei Prozent der Lohnsumme.
Liegt die Gesamtsumme innerhalb des Benchmarks und innerhalb Ihres Argumentationsrahmens zur Mitarbeiterbindung, haben Sie eine vertretbare Zahl, bevor jemand fragt. Liegt sie darüber, passen Sie zuerst den Jahresendwert an, da dies das verhaltenswirksamste am wenigsten genutzte Pfund im Plan ist.
Das Modell des Firmengeschenke-Budgets mit Mojo Gift richtig aufsetzen
Das Mojo Moment Programme bepreist die Plattform und den Geschenkwert getrennt, was es einfach macht, ein Firmengeschenke-Budget zu erstellen.
Das Programm kostet $12 pro abgedeckter Person pro Monat, jährlich abgerechnet, mit einem Jahresminimum von $3,000. Das ist Ihre feste Plattformposition, und sie ändert sich nicht danach, wie viel Sie verschenken. Der Geschenkwert wird separat zum Nennwert finanziert, sodass eine Karte über $100 genau $100 kostet, ohne Aufschlag, ohne Kartengebühr und ohne Provision. Nichts verfällt, also wird für nicht eingelöste Karten nichts berechnet. Rechnungen kommen in EUR, GBP oder USD.
Das Ergebnis sind zwei saubere Posten im Budget: eine feste Plattformkostenposition, die Sie prognostizieren können, und eine variable Geschenkkostenposition, die exakt dem Wert entspricht, den Ihre Mitarbeitenden erhalten. Die Preisseite stellt es vollständig dar, und die Mojo Moment Programme Seite zeigt, was die feste Linie abdeckt.
Wenn Ihre Q4-Planung Kunden ebenso wie Mitarbeiter umfasst, Kunden-Weihnachtsgeschenke deckt diese Seite ab, und firmen-Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter deckt den Jahresabschluss-Versand selbst ab.
Häufig gestellte Fragen
Wie viel sollte ein Unternehmen für Mitarbeitergeschenke einplanen?
Erstellen Sie die Zahl anhand der Anlässe, die Sie abdecken möchten, und prüfen Sie dann die Gesamtsumme gegen die Lohnbuchhaltung. Laut SHRM liegt die typische Ausgabe für Mitarbeiteranerkennung bei ein bis zwei Prozent der Lohnsumme, wobei mindestens ein Prozent mit besseren Ergebnissen bei Bindung und Einstellung verbunden ist. Die Festlegung eines jährlichen Betrags pro Mitarbeiter statt einer Pauschalsumme macht das Budget leichter verteidigbar und skalierbar.
Was sollte ein Budget für Firmengeschenke umfassen?
Geschenkwert, Plattform- oder Lieferantenkosten, Versand und Zoll für physische Artikel, Verwaltungszeit sowie etwaige Arbeitgebersteuerkosten, sofern das Geschenk steuerpflichtig ist. Fragen Sie Lieferanten nach den Gesamtkosten für die Zustellung eines festen Werts an einen Mitarbeiter, da Aufschläge und Gebühren pro Karte oft außerhalb des Preises liegen, der auf den ersten Blick genannt wird.
Wann sollten Sie Ihr Q4-Budget für Firmengeschenke planen?
Im September. Physische Geschenke erfordern Entscheidungen bis Anfang Oktober, um Produktion und Versand zu berücksichtigen, und wer bis November wartet, muss aus dem auswählen, was zu Spitzenpreisen übrig bleibt. Digitales Schenken eliminiert die Frist, aber das Budgetgespräch läuft dennoch besser, bevor der Jahresendstress beginnt.
Ist es besser, ein großes Geschenk oder mehrere kleine zu verschenken?
Mehrere, in den meisten Fällen. Gallup's Forschung zur Mitarbeiteranerkennung misst, ob jemand in den letzten sieben Tagen anerkannt wurde, was ein einzelnes Dezembergeschenk nicht beeinflussen kann. Die Aufteilung von etwa der Hälfte des Budgets in ein Jahresendgeschenk und die Verteilung des Rests auf Geburtstage, Jahrestage und spontane Belohnungen verschafft demselben Geld mehr Wirkung.
Wie verhindern Sie, dass Ihr Budget für Firmengeschenke verschwendet wird?
Wählen Sie Geschenke, die nicht ablaufen, und einen Anbieter, der für nicht eingelöste Werte keine Gebühren berechnet. Ablaufende Geschenkkarten geben das nicht ausgegebene Budget an den Kartenherausgeber zurück statt an Sie oder Ihren Mitarbeiter, was ein stiller Verlust ist, den die meisten Schenkungsbudgets nie berücksichtigen.
Möchten Sie Unterstützung bei der Bemessung Ihres Budgets für Firmengeschenke? Buchen Sie ein 30-minütiges Gespräch und wir erstellen das Modell pro Mitarbeiter anhand Ihrer Mitarbeiterzahl, Anlässe und Gehaltsabrechnung.