कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट: अपना Q4 खर्च कैसे योजनाबद्ध करें और उसका बचाव करें

कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट आमतौर पर एक ऐसी संख्या से शुरू होता है जिसे कोई पिछले वर्ष से याद रखता है और दिसंबर के दूसरे सप्ताह में अफरा-तफरी में समाप्त होता है। इसे इस तरह काम करने की आवश्यकता नहीं है। कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट का उचित आकार निर्धारण में लगभग एक घंटा लगता है, और इसे नवंबर के बजाय सितंबर में करना ही एक कार्यक्रम को अफरा-तफरी से अलग करता है।

यहाँ एक मॉडल दिया गया है जिसे आप Finance के पास ले जा सकते हैं, बजट बैठक में उसका बचाव कर सकते हैं, और अगले वर्ष फिर से उपयोग कर सकते हैं।

अपना कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट प्रति कर्मचारी बनाएँ, कुल राशि के रूप में नहीं

अधिकांश कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट एकमुश्त राशि के रूप में तय किए जाते हैं, और इसीलिए उनका बचाव करना इतना कठिन होता है। 40,000 का कुल योग किसी को कुछ भी नहीं बताता। प्रति व्यक्ति प्रति वर्ष का आँकड़ा आपको बताता है कि कार्यक्रम उदार है, पर्याप्त है या केवल दिखावटी है, और स्टाफ संख्या बदलने पर यह स्वतः ही समायोजित हो जाता है।

इसे उन अवसरों से बनाएँ जिन्हें आप कवर करना चाहते हैं। एक वास्तविक कार्यक्रम चलाने वाली कंपनी के लिए एक सामान्य वार्षिक पैटर्न इस प्रकार दिखता है:

• जन्मदिन: प्रति व्यक्ति प्रति वर्ष एक भेजन, कम मूल्य

• कार्य वर्षगांठ: प्रति व्यक्ति प्रति वर्ष एक भेजन, सेवा के वर्षों के अनुसार मापित

• वर्षांत उपहार: प्रति व्यक्ति एक भेजन, प्रायः सबसे बड़ा एकल मूल्य

• तत्काल पुरस्कार: एक प्रबंधक-नियंत्रित भत्ता, जिसे प्रति आयोजन के बजाय प्रति व्यक्ति औसत के रूप में बजट किया जाता है

• ऑनबोर्डिंग: प्रत्येक नए कर्मचारी के लिए एक भेजन, अतः बजट की गणना संभावित नियुक्तियों के आधार पर करें, न कि वर्तमान कर्मचारियों की संख्या के आधार पर

इन सबको जोड़ दें तो आपके पास प्रति कर्मचारी वार्षिक राशि आ जाती है। इसे कर्मचारियों की संख्या से गुणा करें और आपके पास आपकी कुल राशि है। इसका लाभ यह है कि जब वित्त विभाग पूछता है कि यह आंकड़ा ऐसा क्यों है, तो आप पाँच अवसरों की ओर इशारा करते हैं, न कि अनिश्चित रहते हैं।

अपने कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट की पेरोल के साथ तुलना करके जाँच करें

जब आपके पास कुल राशि आ जाए, तो अपने कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट को उद्योग के पैटर्न के सापेक्ष परखें। SHRM की रिपोर्ट बताती है कि कंपनियाँ आमतौर पर कर्मचारियों की मान्यता पर पेरोल का एक से दो प्रतिशत तक खर्च करती हैं, और जो संगठन मूल्य-आधारित मान्यता में कम से कम एक प्रतिशत निवेश करती हैं, उनकी संभावना अधिक होती है कि वे कहें कि कार्यक्रम ने उन्हें उम्मीदवारों को आकर्षित करने, सीखने के लक्ष्य हासिल करने, लागत नियंत्रित करने और लोगों को बनाए रखने में मदद की।

इससे आपको एक सीमा मिलती है, कोई लक्ष्य नहीं। यदि आपकी गणना की गई कुल राशि पेरोल के एक प्रतिशत से काफ़ी कम आती है, तो आपका कार्यक्रम शायद किसी बदलाव के लिए बहुत कमज़ोर है। यदि वह दो प्रतिशत से ऊपर जाती है, तो प्रश्नों की अपेक्षा रखें।

यह बेंचमार्क आपको बजट की बातचीत में एक उपयोगी पुनर्संरचना भी देता है। कर्मचारी मान्यता पर खर्च विवेकाधीन उदारता नहीं है, यह उस वेतन रोल का एक प्रतिशत है जिसके लिए आप पहले से प्रतिबद्ध हैं, जिसका उद्देश्य उस वेतन रोल को कर्मचारियों के बहने (turnover) से बचाना है।

बजट अनुरोध में प्रतिधारण (retention) का तर्क शामिल करें

कॉर्पोरेट उपहार बजट का सबसे मजबूत तर्क यह नहीं है कि लोगों को उपहार पसंद हैं। यह है कि जिन लोगों को पर्याप्त कर्मचारी मान्यता नहीं मिलती, वे चले जाते हैं, और उन्हें बदलने की लागत कार्यक्रम की लागत के कई गुना होती है।

सबूत सीधे हैं। Gallup पाता है कि जिन कर्मचारियों को यह नहीं लगता कि उन्हें पर्याप्त मान्यता मिली है, वे दोगुना अधिक संभावना रखते हैं कहने के लिए कि वे अगले वर्ष में नौकरी छोड़ देंगे, जबकि उचित कर्मचारी मान्यता पाने वाले कर्मचारी दो वर्ष बाद छोड़ने की संभावना 45% कम रखते हैं। केवल 22% कर्मचारी कहते हैं कि उन्हें पर्याप्त मान्यता मिलती है, इसलिए अधिकांश संगठन इस विभाजन के गलत पक्ष पर खड़े हैं।

अपने कुल उपहार बजट की तुलना उन कुछ लोगों को बदलने की लागत से करें जिन्हें यह बनाए रखना चाहता है, और तर्क स्वयं सिद्ध हो जाता है। हमारा लेख कर्मचारियों की मान्यता न देने की लागत उन आँकड़ों पर चलता है, और मान्यता ROI कैलकुलेटर आपको उन्हें अपने स्वयं के कर्मचारी संख्या और वेतन बैंड के साथ चलाने की सुविधा देता है।

कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट को दिसंबर में नहीं, बल्कि पूरे वर्ष में बाँटें

पूरे कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट को केवल दिसंबर की एक बार भेजने में केंद्रित करना सबसे आम संरचनात्मक गलती है। इससे प्रशासनिक कार्यों का एक ही बड़ा झटका आता है, यह उन अन्य सभी कंपनियों से प्रतिस्पर्धा करता है जो यही काम कर रही हैं, और यह भलाई का केवल एक क्षण पैदा करता है जो फरवरी तक फीका पड़ जाता है।

उसी राशि का एक बेहतर विभाजन लगभग आधा हिस्सा वर्षांत उपहार में रखता है और शेष को जन्मदिनों, वर्षगाँठों और प्रबंधकों द्वारा संचालित तत्काल पुरस्कारों में फैलाता है। इससे एक वार्षिक घटना एक निरंतर संकेत में बदल जाती है कि कोई ध्यान दे रहा है। Gallup का मान्यता की आवृत्ति पर डेटा इसका समर्थन करता है: जो मापदंड बदलता है वह यह है कि किसी को पिछले सात दिनों में मान्यता मिली या नहीं, न कि यह कि उन्हें दिसंबर में कुछ मिला या नहीं।

तत्काल पुरस्कार सबसे अधिक सुरक्षा योग्य श्रेणी है। ये छोटे होते हैं, ये तेज़ होते हैं, और बजट का केवल यही हिस्सा किसी ऐसी चीज़ पर प्रतिक्रिया देता है जो वास्तव में घटित हुई है।

कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट को ब्रेकेज में न खोएं

यहाँ एक ऐसी लाइन आइटम है जिसे कोई भी स्प्रेडशीट में नहीं डालता: आपके कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट का वह हिस्सा जिसे कभी रिडीम नहीं किया जाता।

पारंपरिक गिफ्ट कार्ड की समय सीमा समाप्त हो जाती है। जब ऐसा होता है, तो अनस्पेंट मूल्य कार्ड जारीकर्ता को चला जाता है, न आपको वापस और न ही आपके कर्मचारी को। किसी भी आकार के कार्यक्रम के लिए यह एक वास्तविक राशि है, और यह पैसा है जो आपने किसी काम पर खर्च किया। कुछ प्रदाता इसी के इर्द-गिर्द अपना व्यावसायिक मॉडल बनाते हैं।

दो बातें इसे ठीक करती हैं। ऐसे उपहार चुनें जिनकी समय सीमा समाप्त नहीं होती, ताकि मूल्य अनिश्चितकाल तक प्राप्तकर्ता के पास रहे। और ऐसा प्रदाता चुनें जो अनरिडीम्ड मूल्य के लिए आपसे शुल्क न ले। एक Mojo Experience Card की समय सीमा कभी समाप्त नहीं होती और अनरिडीम्ड कार्ड पर कोई शुल्क नहीं लगता, जिसका अर्थ है कि आपका बजट पूरी तरह मान्यता में बदलता है, न कि अंशतः किसी और के राजस्व में।

अपने कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट में छिपे हुए खर्चों की गिनती करें

उपहार का मूल्य कॉर्पोरेट उपहार बजट की दृश्यमान लागत है। इसका शेष भाग तीन जगहों पर छिपा होता है।

एडमिन समय। पते एकत्र करना, साइज़ का पीछा करना, व्यक्तिगत व्यय दावों को प्रोसेस करना और "मेरा उपहार कहाँ है" वाले ईमेल का उत्तर देना वास्तविक वेतन लागत है। HR डेटा से अवसरों को स्वचालित करने वाला कार्यक्रम इसका अधिकांश हिस्सा हटा देता है।

शिपिंग, ड्यूटी और टूट-फूट। सीमाओं के पार भौतिक उपहारों के लिए, माल भाड़ा और ड्यूटी उपहार के मूल्य में एक महत्वपूर्ण प्रतिशत जोड़ सकती है, और इसका कुछ हिस्सा प्राप्तकर्ता पर आता है।

मार्कअप और प्रति-कार्ड शुल्क। कई गिफ्टिंग प्लेटफ़ॉर्म फ़ेस वैल्यू के ऊपर एक प्रतिशत, प्रति-कार्ड शुल्क, या दोनों जोड़ते हैं। कर्मचारी तक 100 डॉलर का मूल्य पहुँचाने की कुल लागत पूछें, न कि चर्चित कीमत।

कर। यह देश और उपहार के प्रकार के अनुसार भिन्न होता है। यूके में, 50 पाउंड से कम का गैर-नकद लाभ एक तुच्छ लाभ कर और राष्ट्रीय बीमा से मुक्त हैं, बशर्ते सभी शर्तें पूरी हों, और अलग वार्षिक पार्टी छूट सभी कर्मचारियों के लिए खुले वार्षिक कार्यक्रम के लिए प्रति व्यक्ति 150 पाउंड तक लागू होती है। अमेरिका में, IRS गिफ्ट कार्ड को नकद समतुल्य मानता है जो हमेशा कर योग्य मजदूरी होती हैं, मूल्य की परवाह किए बिना किसी डी मिनिमिस छूट के बिना। जहाँ उपहार कर योग्य हो वहाँ नियोक्ता लागत के लिए बजट बनाएँ, और ध्यान दें कि यूके की 150 पाउंड की राशि एक सीमा है, भत्ता नहीं: इससे अधिक होने पर पूरी राशि चार्जेबल हो जाती है, केवल अधिक राशि नहीं।

कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट का एक कार्यरत उदाहरण

एक ऐसी कंपनी लें जिसमें 250 कर्मचारी हों, 30 अपेक्षित नियुक्तियाँ हों और सभी पाँच अवसरों को कवर करने वाली एक योजना हो।

सभी 250 के लिए एक मामूली जन्मदिन मूल्य, सभी 250 के लिए सेवा बैंडों पर औसत गए वर्षगाँठ मूल्य, सभी 250 के लिए एक बड़ा वर्षांत उपहार, 30 नए कर्मचारियों के लिए एक ऑनबोर्डिंग उपहार, और प्रति व्यक्ति औसत पर प्रबंधक स्पॉट-रिवार्ड भत्ता बजट में रखें। इन पाँच पंक्तियों को जोड़ें, गुणा करें, और कुल राशि की तुलना वेतन के एक से दो प्रतिशत से करें।

यदि कुल राशि बेंचमार्क के भीतर और आपके प्रतिधारण तर्क के भीतर स्थित है, तो आपके पास किसी से पूछे जाने से पहले ही एक सुरक्षित संख्या है। यदि वह इसके बाहर है, तो पहले वर्षांत मूल्य समायोजित करें, क्योंकि योजना में वह पाउंड व्यवहारगत रूप से सबसे कम उपयोगी है।

Mojo Gift के साथ कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट मॉडल को सही बनाना

Mojo Moment Programme प्लेटफ़ॉर्म और उपहार मूल्य को अलग-अलग मूल्य निर्धारित करता है, जो कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट को बनाना सरल बनाता है।

कार्यक्रम $12 प्रति कवर्ड कर्मचारी प्रति माह है, वार्षिक रूप से बिल किया जाता है, जिसमें $3,000 का वार्षिक न्यूनतम है। यह आपकी निश्चित प्लेटफ़ॉर्म लाइन है, और यह इस बात से नहीं बदलती कि आप कितना उपहार देते हैं। उपहार मूल्य अलग से अंकित मूल्य पर वित्तपोषित होता है, इसलिए $100 का कार्ड $100 का आता है, बिना किसी मार्कअप, बिना प्रति-कार्ड शुल्क और बिना किसी कमीशन के। कुछ भी समाप्त नहीं होता, इसलिए अनरिडीम्ड कार्डों के लिए कुछ भी शुल्क नहीं लिया जाता। इनवॉइस EUR, GBP या USD में आते हैं।

परिणाम बजट में दो स्पष्ट लाइनें हैं: एक निश्चित प्लेटफ़ॉर्म लागत जिसका आप पूर्वानुमान लगा सकते हैं, और एक परिवर्तनीय उपहार लागत जो ठीक उसी मूल्य के बराबर है जो आपके लोग प्राप्त करते हैं। यह मूल्य निर्धारण पृष्ठ इसे पूरी तरह से समझाता है, और Mojo Moment Programme पेज दिखाता है कि निश्चित पंक्ति में क्या शामिल है।

यदि आपकी Q4 योजना में कर्मचारियों के साथ-साथ ग्राहक भी शामिल हैं, ग्राहक छुट्टी उपहार उस पहलू को कवर करता है, और कर्मचारियों के लिए कॉर्पोरेट अवकाश उपहार वर्षांत भेजने को स्वयं कवर करता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

कंपनी को कर्मचारी उपहारों के लिए कितना बजट रखना चाहिए?

अपनी योजना में शामिल करने वाले अवसरों के आधार पर संख्या तय करें, फिर वेतन-सूची के मुकाबले कुल राशि की जाँच करें। SHRM के अनुसार, सामान्यतः कर्मचारी मान्यता पर वेतन-सूची का एक से दो प्रतिशत खर्च होता है, जिसमें कम से कम एक प्रतिशत बेहतर प्रतिधारण और भर्ती परिणामों से जुड़ा होता है। प्रति कर्मचारी वार्षिक राशि तय करना, एकमुश्त राशि के बजाय, बजट को सही ठहराना और उसे बढ़ाना दोनों आसान बनाता है।

एक कॉर्पोरेट उपहार बजट में क्या शामिल होना चाहिए?

उपहार का मूल्य, प्लेटफ़ॉर्म या आपूर्तिकर्ता की लागत, भौतिक वस्तुओं के लिए शिपिंग और शुल्क, प्रशासनिक समय, और वहाँ जहाँ उपहार कर योग्य हो, नियोक्ता की कर लागत। आपूर्तिकर्ताओं से एक कर्मचारी तक एक निश्चित मूल्य पहुँचाने की कुल लागत पूछें, क्योंकि मार्कअप और प्रति-कार्ड शुल्क अक्सर मुख्य कीमत में शामिल नहीं होते।

आपको अपना Q4 कॉर्पोरेट उपहार बजट कब तैयार करना चाहिए?

सितंबर। भौतिक उपहारों के लिए उत्पादन और शिपिंग का समय देखते हुए अक्टूबर की शुरुआत तक निर्णय लेना ज़रूरी है, और इसे नवंबर तक टालने का मतलब है रश कीमतों पर जो बचा हुआ है उसी में से चुनना। डिजिटल उपहार यह समय-सीमा हटा देते हैं, लेकिन वर्षांत की भीड़ से पहले बजट पर बातचीत करना अभी भी बेहतर प्रभाव डालता है।

क्या एक बड़ा उपहार देना बेहतर है या कई छोटे उपहार?

大多数情况下，多次赠送更好। Gallup की मान्यता शोध में मापा जाता है कि किसी को पिछले सात दिनों में मान्यता मिली या नहीं, जिस पर एकमात्र दिसंबर का उपहार कोई प्रभाव नहीं डाल सकता। लगभग आधे बजट को वर्षांत उपहार में रखकर शेष राशि को जन्मदिनों, वर्षगांठों और तत्काल पुरस्कारों में फैलाने से उतनी ही राशि का अधिक प्रभाव मिलता है।

आप कैसे रोकते हैं कि कॉर्पोरेट उपहार बजट बर्बाद न हो?

ऐसे उपहार चुनें जिनकी समाप्ति नहीं होती और ऐसा प्रदाता चुनें जो अविलोपित राशि पर शुल्क नहीं लेता। समाप्त होने वाले गिफ्ट कार्ड बिना खर्च की गई राशि आपको या आपके कर्मचारी को नहीं, बल्कि कार्ड जारीकर्ता को लौटा देते हैं, जो एक चुपचाप होने वाला नुकसान है जिसे अधिकांश उपहार बजट कभी ध्यान में नहीं लेते।

क्या आप अपने कॉर्पोरेट उपहार बजट का आकार तय करने में मदद चाहते हैं? एक 30-मिनट की कॉल बुक करें और हम आपके कर्मचारियों की संख्या, अवसरों और वेतन के आधार पर प्रति-कर्मचारी मॉडल तैयार करेंगे।