कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट: अपना Q4 खर्च कैसे योजना बनाएँ और उसका बचाव करें

कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट आमतौर पर एक ऐसी संख्या से शुरू होता है जिसे कोई पिछले साल से याद रखता है और दिसंबर के दूसरे सप्ताह में अफरा-तफरी में समाप्त होता है। इसे इस तरह काम करने की आवश्यकता नहीं है। कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट का ठीक से आकार निर्धारण करने में लगभग एक घंटा लगता है, और इसे नवंबर की बजाय सितंबर में करना ही एक कार्यक्रम को अफरा-तफरी से अलग करता है।

यहाँ एक मॉडल दिया गया है जिसे आप वित्त विभाग के पास ले जा सकते हैं, बजट बैठक में उसका बचाव कर सकते हैं, और अगले वर्ष फिर से उसका उपयोग कर सकते हैं।

अपना कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट प्रति कर्मचारी तय करें, कुल राशि के रूप में नहीं

अधिकांश कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट एकमुश्त राशि के रूप में तय किए जाते हैं, और इसीलिए उनका बचाव करना इतना कठिन होता है। 40,000 की कुल राशि किसी को कुछ भी नहीं बताती। प्रति व्यक्ति प्रति वर्ष की एक राशि आपको बताती है कि कार्यक्रम उदार है, पर्याप्त है या केवल दिखावटी, और कर्मचारियों की संख्या बदलने पर यह स्वतः ही स्केल हो जाता है।

इसे उन अवसरों से बनाएँ जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं। एक वास्तविक कार्यक्रम चलाने वाली कंपनी के लिए एक सामान्य वार्षिक पैटर्न इस प्रकार दिखता है:

• जन्मदिन: प्रति व्यक्ति प्रति वर्ष एक भेंट, कम मूल्य

• कार्य वर्षगांठ: प्रति व्यक्ति प्रति वर्ष एक भेंट, सेवा के वर्षों के अनुसार मापी गई

• वर्षांत उपहार: प्रति व्यक्ति एक भेंट, सामान्यतः सबसे बड़ा एकल मूल्य

• तत्काल पुरस्कार: एक प्रबंधक-नियंत्रित भत्ता, जिसे प्रति आयोजन के बजाय प्रति व्यक्ति औसत के रूप में बजट में रखा जाता है

• ऑनबोर्डिंग: प्रत्येक नए कर्मचारी के लिए एक भेजन, अतः इसे कुल कर्मचारियों की संख्या के बजाय अपेक्षित नियुक्तियों के आधार पर बजट करें

इन सबको जोड़ दें और आपके पास प्रति कर्मचारी वार्षिक आँकड़ा आ जाता है। इसे कुल कर्मचारियों की संख्या से गुणा करें और आपका कुल खर्च निकल आता है। इसका लाभ यह है कि जब वित्त विभाग पूछता है कि यह संख्या ऐसी क्यों है, तो आप पाँच अवसरों की ओर इशारा करते हैं, बजाय इसके कि मौन रह जाएँ।

अपने कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट का पेरोल के साथ सैनिटी-चेक करें

एक बार जब आपके पास कुल राशि आ जाए, तो अपने कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट को उद्योग के पैटर्न के विरुद्ध परखें। SHRM रिपोर्ट करता है कि कंपनियाँ आमतौर पर कर्मचारियों की मान्यता पर पेरोल का एक से दो प्रतिशत तक खर्च करती हैं, और जो संगठन मूल्य-आधारित मान्यता में कम से कम एक प्रतिशत निवेश करती हैं, वे अधिक संभावना के साथ कहती हैं कि कार्यक्रम ने उन्हें उम्मीदवारों को आकर्षित करने, सीखने के लक्ष्यों को प्राप्त करने, लागत नियंत्रित करने और लोगों को बनाए रखने में मदद की।

इससे आपको एक लक्ष्य के बजाय एक सीमा मिलती है। यदि आपकी गणना की गई कुल राशि पेरोल के एक प्रतिशत से काफ़ी कम है, तो आपका कार्यक्रम शायद कुछ भी बदलने के लिए बहुत कम है। यदि यह दो प्रतिशत से ऊपर है, तो सवालों की अपेक्षा रखें।

यह बेंचमार्क आपको बजट वार्तालाप में एक उपयोगी पुनर्सूत्रीकरण भी देता है। कर्मचारी मान्यता पर खर्च वैकल्पिक उदारता नहीं है, यह उस वेतन-सूची का एक प्रतिशत है जिसके लिए आप पहले से प्रतिबद्ध हैं, और इसका उद्देश्य उस वेतन-सूची को कर्मचारियों के आवर्तन से बचाना है।

बजट अनुरोध में प्रतिधारण का तर्क शामिल करें

कॉर्पोरेट उपहार बजट के लिए सबसे मजबूत तर्क यह नहीं है कि लोगों को उपहार पसंद हैं। यह यह है कि जिन लोगों की कर्मचारी मान्यता कम हुई है वे संगठन छोड़ देते हैं, और उन्हें बदलने की लागत कार्यक्रम की लागत के कई गुना होती है।

साक्ष्य प्रत्यक्ष है। Gallup पाता है कि जिन कर्मचारियों को पर्याप्त कर्मचारी मान्यता महसूस नहीं होती वे दोगुना अधिक संभावना रखते हैं कहने के लिए कि वे अगले वर्ष में नौकरी छोड़ देंगे, जबकि उचित कर्मचारी मान्यता पाने वाले कर्मचारी दो वर्ष बाद नौकरी छोड़ने की स्थिति में 45% कम संभावना रखते हैं। केवल 22% कर्मचारी कहते हैं कि उन्हें पर्याप्त मान्यता मिलती है, इसलिए अधिकांश संगठन इस विभाजन के गलत पक्ष पर खड़े हैं।

अपने कुल उपहार बजट की तुलना उन लोगों को बदलने की लागत से करें जिन्हें वह बनाए रखने के लिए है, यहाँ तक कि मुट्ठी भर लोगों की भी, और तर्क स्वयं सिद्ध हो जाता है। हमारा लेख कर्मचारियों को मान्यता न देने की लागत उन आँकड़ों का विश्लेषण करता है, और mान्यता ROI कैलकुलेटर आपको उन्हें अपने स्वयं के हेडकाउंट और वेतन बैंड के साथ चलाने की सुविधा देता है।

कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट को दिसंबर में नहीं, बल्कि पूरे वर्ष भर में बाँटें

पूरे कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट को दिसंबर की एक ही भेजी में केंद्रित करना सबसे आम संरचनात्मक गलती है। इससे प्रशासनिक कार्यों का एक ही बड़ा दबाव पैदा होता है, यह उन सभी अन्य कंपनियों से प्रतिस्पर्धा करता है जो यही कर रही हैं, और इससे एक ऐसा सद्भाव का क्षण बनता है जो फरवरी तक फीका पड़ चुका होता है।

उसी राशि का एक बेहतर विभाजन लगभग आधा भाग वर्षांत उपहार में रखता है और शेष को जन्मदिनों, वर्षगाँठों और प्रबंधकों द्वारा दिए जाने वाले तत्काल पुरस्कारों में फैला देता है। यह एक वार्षिक कार्यक्रम को इस स्थिर संकेत में बदल देता है कि कोई ध्यान दे रहा है। मान्यता की आवृत्ति पर Gallup का डेटा इसका समर्थन करता है: जो मापदंड प्रभावित होता है वह यह है कि किसी को पिछले सात दिनों में मान्यता मिली या नहीं, न कि यह कि उसे दिसंबर में कुछ मिला या नहीं।

तत्काल पुरस्कार सबसे अधिक सुरक्षा योग्य रेखा है। वे छोटे होते हैं, वे तेज़ होते हैं, और बजट का यही एकमात्र हिस्सा उस चीज़ पर प्रतिक्रिया देता है जो वास्तव में घटित हुई है।

कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट को ब्रेकेज में न खोएँ

यहाँ एक ऐसी लाइन आइटम है जिसे कोई भी स्प्रेडशीट में नहीं डालता: आपके कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट का वह हिस्सा जो कभी रिडीम नहीं होता।

पारंपरिक गिफ्ट कार्ड की समय सीमा समाप्त हो जाती है। जब ऐसा होता है, तो अपयुक्त राशि कार्ड जारी करने वाली कंपनी को चली जाती है, न आपको वापस मिलती है और न ही आपके कर्मचारी को। किसी भी आकार के कार्यक्रम के लिए यह एक वास्तविक राशि है, और यह पैसा है जो आपने किसी काम के लिए खर्च किया। कुछ प्रदाता अपना व्यावसायिक मॉडल इसी पर बनाते हैं।

दो बातें इसे ठीक करती हैं। ऐसे उपहार चुनें जिनकी समय सीमा समाप्त नहीं होती, ताकि मूल्य अनिश्चित काल तक प्राप्तकर्ता के पास बना रहे। और ऐसा प्रदाता चुनें जो अरिडीम्ड मूल्य के लिए आपसे शुल्क न ले। एक Mojo Experience Card की समय सीमा कभी समाप्त नहीं होती और अरिडीम्ड कार्ड पर कोई शुल्क नहीं लिया जाता, जिसका अर्थ है कि आपका बजट पूरी तरह मान्यता में बदलता है, न कि अंशतः किसी और के राजस्व में।

अपने कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट में छिपे हुए खर्चों की गिनती करें

उपहार का मूल्य कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट की दृश्यमान लागत है। इसका शेष भाग तीन जगहों पर छिपा होता है।

एडमिन समय। पते एकत्र करना, साइज़ का पीछा करना, व्यक्तिगत व्यय दावों की प्रक्रिया करना और "मेरा उपहार कहाँ है" वाले ईमेल का उत्तर देना वास्तविक वेतन लागत है। HR डेटा से अवसरों को स्वचालित करने वाला एक कार्यक्रम इसका अधिकांश हिस्सा हटा देता है।

शिपिंग, ड्यूटी और टूट-फूट। सीमाओं के पार भौतिक उपहारों के लिए, माल भाड़ा और ड्यूटी उपहार के मूल्य में एक उल्लेखनीय प्रतिशत जोड़ सकती है, और इसका कुछ हिस्सा प्राप्तकर्ता पर आता है।

मार्कअप और प्रति-कार्ड शुल्क। कई गिफ्टिंग प्लेटफ़ॉर्म फ़ेस वैल्यू के ऊपर एक प्रतिशत, प्रति-कार्ड शुल्क, या दोनों जोड़ते हैं। सुनहरी कीमत नहीं, बल्कि किसी कर्मचारी तक 100 डॉलर का मूल्य पहुँचाने की कुल लागत पूछें।

कर। यह देश और उपहार के प्रकार के अनुसार भिन्न होता है। UK में, 50 पाउंड से कम का गैर-नकद लाभ एक trivial benefit कर और National Insurance से मुक्त जब सभी शर्तें पूरी हों, और अलग वार्षिक पार्टी छूट सभी कर्मचारियों के लिए खुले वार्षिक कार्यक्रम के लिए प्रति व्यक्ति 150 पाउंड तक को कवर करती है। अमेरिका में, IRS गिफ्ट कार्ड्स को नकद समतुल्य मानती है जो सदैव कर योग्य वेतन होते हैं, चाहे मूल्य कुछ भी हो, de minimis छूट नहीं मिलती। जहाँ उपहार कर योग्य हो, नियोक्ता लागत के लिए बजट रखें, और ध्यान दें कि यूके का 150 पाउंड का आँकड़ा एक सीमा है, भत्ता नहीं: इससे अधिक होने पर पूरी राशि चार्जेबल हो जाती है, केवल अधिक राशि नहीं।

एक व्यावहारिक कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट उदाहरण

एक ऐसी कंपनी लें जिसमें 250 कर्मचारी हों, 30 अपेक्षित नियुक्तियाँ हों और सभी पाँच अवसरों को कवर करने वाली एक योजना हो।

सभी 250 कर्मचारियों के लिए एक मामूली जन्मदिन मूल्य, सभी 250 के लिए सेवा बैंडों के औसत पर आधारित सेवानिष्ठता मूल्य, सभी 250 के लिए एक बड़ा वर्षांत उपहार, 30 नए कर्मचारियों के लिए एक ऑनबोर्डिंग उपहार, और प्रति व्यक्ति औसत पर आधारित एक प्रबंधक स्पॉट-रिवार्ड भत्ता बजट में रखें। इन पाँच पंक्तियों को जोड़ें, गुणा करें, और कुल राशि की तुलना वेतन के एक से दो प्रतिशत से करें।

यदि कुल राशि बेंचमार्क के भीतर और आपके प्रतिधारण तर्क के भीतर स्थित है, तो आपके पास कोई पूछने से पहले ही एक सुरक्षायोग्य संख्या है। यदि यह बाहर स्थित है, तो पहले वर्षांत मूल्य को समायोजित करें, क्योंकि यह योजना का व्यवहारगत रूप से सबसे कम उपयोगी पाउंड है।

Mojo Gift के साथ कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट मॉडल को सही बनाना

Mojo Moment Programme कार्यक्रम और उपहार मूल्य की कीमत अलग-अलग निर्धारित करता है, और यही चीज़ कॉर्पोरेट गिफ्टिंग बजट को बनाने में सरल बनाती है।

कार्यक्रम की कीमत प्रति Mojo Moment, प्रति वर्ष $25 है, 50-Moment न्यूनतम सीमा से शुरू होकर, इसलिए 50 Moments की कीमत $1,250 प्रति वर्ष है और 250 Moments की कीमत $6,250 प्रति वर्ष है। यह आपकी कार्यक्रम पंक्ति है, और यह आपके कर्मचारियों की संख्या के बजाय आपके द्वारा भेजे गए मान्यता क्षणों की संख्या के अनुसार बढ़ती है। उपहार मूल्य अलग से, अंकित मूल्य पर वित्तपोषित होता है, इसलिए $100 का कार्ड $100 का पड़ता है, जिसमें कोई मार्कअप, कोई प्रति-कार्ड शुल्क और कोई कमीशन नहीं है। कुछ भी समाप्त नहीं होता, इसलिए अविमोचित कार्डों के लिए कोई शुल्क नहीं लिया जाता। चालान EUR, GBP या USD में आते हैं।

परिणाम यह है कि बजट में दो स्पष्ट पंक्तियाँ आती हैं: एक कार्यक्रम लागत जिसका अनुमान आप उन Moments की संख्या से लगा सकते हैं जो आप भेजने का विचार रखते हैं, और एक परिवर्तनीय उपहार लागत जो ठीक उतनी ही है जितना मूल्य आपके लोग प्राप्त करते हैं। यह मूल्य निर्धारण पृष्ठ इसे पूरी तरह से समझाता है, और Mojo Moment Programme पेज दिखाता है कि निश्चित पंक्ति में क्या शामिल है।

यदि आपकी Q4 योजना में कर्मचारियों के साथ-साथ ग्राहक भी शामिल हैं, ग्राहकों के लिए छुट्टियों के उपहार उस पहलू को कवर करता है, और कर्मचारियों के लिए कॉर्पोरेट छुट्टी उपहार वर्ष-समापन भेजने को स्वयं कवर करता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

कंपनी को कर्मचारी उपहारों के लिए कितना बजट रखना चाहिए?

अपनी योजना में शामिल अवसरों के आधार पर राशि तय करें, फिर वेतन भुगतान के सापेक्ष कुल राशि की जाँच करें। SHRM के अनुसार, सामान्यतः कर्मचारी मान्यता पर वेतन का एक से दो प्रतिशत खर्च होता है, और कम से कम एक प्रतिशत का खर्च बेहतर प्रतिधारण और भर्ती परिणामों से जुड़ा होता है। प्रति कर्मचारी वार्षिक राशि निर्धारित करना, एकमुश्त राशि के बजाय, बजट को सही ठहराना और उसे बढ़ाना दोनों आसान बनाता है।

एक कॉर्पोरेट उपहार बजट में क्या शामिल होना चाहिए?

उपहार का मूल्य, प्लेटफ़ॉर्म या आपूर्तिकर्ता की लागत, भौतिक वस्तुओं के लिए शिपिंग और शुल्क, प्रशासनिक समय, और जहाँ उपहार कर-योग्य हो, वहाँ नियोक्ता कर लागत। आपूर्तिकर्ताओं से एक कर्मचारी को एक निश्चित मूल्य देने की कुल लागत पूछें, क्योंकि मार्कअप और प्रति-कार्ड शुल्क अक्सर घोषित मूल्य में शामिल नहीं होते।

आपको अपना Q4 कॉर्पोरेट उपहार बजट कब तैयार करना चाहिए?

सितंबर। भौतिक उपहारों के लिए उत्पादन और शिपिंग का समय देने हेतु अक्टूबर की शुरुआत तक निर्णय लेना ज़रूरी है, और नवंबर तक टालने का अर्थ है रश कीमतों पर बची-खुची चीज़ों में से चुनना। डिजिटल उपहार यह समय-सीमा हटा देते हैं, लेकिन वर्ष के अंत की व्यस्तता से पहले बजट पर बातचीत करना तब भी बेहतर होता है।

क्या एक बड़ा उपहार देना बेहतर है या कई छोटे उपहार?

ज़्यादातर मामलों में, कई छोटे उपहार। Gallup की मान्यता शोध यह मापती है कि किसी को पिछले सात दिनों में मान्यता मिली या नहीं, जिस पर दिसंबर के एकमात्र उपहार का कोई प्रभाव नहीं पड़ता। लगभग आधा बजट वर्षांत उपहार में रखकर बाकी को जन्मदिनों, वर्षगांठों और तत्काल पुरस्कारों में फैलाने से उतनी ही राशि का अधिक प्रभाव मिलता है।

आप कॉर्पोरेट उपहार बजट के बर्बाद होने कैसे रोकते हैं?

ऐसे उपहार चुनें जिनकी समय-सीमा समाप्त न हो, और ऐसा प्रदाता चुनें जो अनरिडीम मूल्य के लिए शुल्क न लेता हो। समय-सीमा समाप्त होने वाले गिफ्ट कार्ड अनयूज़्ड बजट आपको या आपके कर्मचारी को नहीं, बल्कि कार्ड जारीकर्ता को लौटा देते हैं, जो एक चुपचाप होने वाला नुकसान है जिसे ज़्यादातर उपहार बजट कभी ध्यान में नहीं रखते।

क्या आप अपने कॉर्पोरेट उपहार बजट का आकार तय करने में सहायता चाहते हैं? एक 30-मिनट की कॉल बुक करें और हम आपके कर्मचारियों की संख्या, अवसरों और वेतन के आधार पर प्रति-कर्मचारी मॉडल तैयार करेंगे।