Budget de cadeaux d'entreprise : comment planifier et défendre vos dépenses du T4
Un budget de cadeaux d'entreprise commence généralement par un chiffre dont quelqu'un se souvient de l'année précédente et se termine en course effrénée la deuxième semaine de décembre. Il n'est pas nécessaire que cela se passe ainsi. Dimensionner correctement un budget de cadeaux d'entreprise prend environ une heure, et le faire en septembre plutôt qu'en novembre est ce qui distingue un programme d'une panique.
Voici un modèle que vous pouvez présenter aux Finances, défendre en réunion budgétaire et réutiliser l'année prochaine.
Construisez votre budget de cadeaux d'entreprise par employé, et non comme un total
La plupart des budgets de cadeaux d'entreprise sont fixés sous forme de somme forfaitaire, c'est pourquoi ils sont si difficiles à défendre. Un total de 40 000 ne dit rien à personne. Un chiffre par personne et par an vous indique si le programme est généreux, adéquat ou symbolique, et il s'ajuste automatiquement à mesure que les effectifs évoluent.
Construisez-le à partir des occasions que vous comptez couvrir. Un schéma annuel typique pour une entreprise menant un véritable programme ressemble à ceci :
Anniversaire : un envoi par personne et par an, faible valeur
Anniversaire de travail : un envoi par personne et par an, proportionnel aux années de service
Cadeau de fin d'année : un envoi par personne, généralement la plus forte valeur unitaire
Récompenses ponctuelles : une allocation contrôlée par le manager, budgétée en moyenne par tête plutôt que par événement
Intégration : un envoi par nouvelle recrue, budgétez donc en fonction des recrutements prévus plutôt que de l'effectif
Additionnez tout cela et vous obtenez un chiffre annuel par employé. Multipliez par l'effectif et vous obtenez votre total. L'avantage, c'est que lorsque le service financier vous demande pourquoi le chiffre est ce qu'il est, vous pointez cinq occasions au lieu de hausser les épaules.
Contrôlez la cohérence de votre budget de cadeaux d’entreprise par rapport à la masse salariale
Une fois ce total obtenu, comparez votre budget de cadeaux d’entreprise à la norme sectorielle. SHRM indique que les entreprises consacrent généralement entre un et deux pour cent de la masse salariale à la reconnaissance des employés, et que les organisations investissant au moins un pour cent dans une reconnaissance fondée sur les valeurs sont plus susceptibles de déclarer que le programme les a aidées à attirer des candidats, atteindre leurs objectifs de formation, maîtriser leurs coûts et fidéliser leurs effectifs.
Cela vous donne une fourchette plutôt qu’un objectif. Si votre total calculé se situe nettement en dessous d’un pour cent de la masse salariale, votre programme est probablement trop léger pour changer quoi que ce soit. S’il dépasse deux pour cent, attendez-vous à des questions.
Ce repère vous offre également un recadrage utile dans une conversation budgétaire. Les dépenses de reconnaissance ne relèvent pas d’une générosité discrétionnaire : elles représentent un pourcentage de la masse salariale à laquelle vous êtes déjà engagé, visant à protéger cette masse salariale du turnover.
Intégrez l’argument de la fidélisation dans la demande budgétaire
L’argument le plus solide en faveur d’un budget de cadeaux d’entreprise n’est pas que les gens aiment les cadeaux. C’est que les personnes insuffisamment reconnues partent, et que les remplacer coûte un multiple du prix du programme.
Les preuves sont directes. Gallup constate que les employés qui ne se sentent pas suffisamment reconnus sont deux fois plus susceptibles de dire qu'ils démissionneront dans l'année qui vient, tandis que les employés bien reconnus ont 45 % de chances en moins d'être partis deux ans plus tard. Seuls 22 % des employés estiment recevoir la bonne quantité de reconnaissance ; la plupart des organisations se trouvent donc du mauvais côté de cette répartition.
Placez votre budget total de cadeaux à côté du coût du remplacement ne serait-ce que d'une poignée des personnes qu'il est censé fidéliser, et l'argument va de soi. Notre article sur le coût de la non-reconnaissance des employés passe en revue ces chiffres, et le calculateur de ROI de la reconnaissance vous permet de les confronter à vos propres effectifs et tranches salariales.
Répartir le budget de cadeaux d'entreprise sur l'année, et non sur décembre
Concentrer tout le budget de cadeaux d'entreprise sur une seule opération en décembre est l'erreur structurelle la plus courante. Cela crée un pic unique de travail administratif, cela entre en concurrence avec toutes les autres entreprises qui font la même chose, et cela produit un unique moment de bienveillance qui s'estompe dès février.
Une meilleure répartition, à budget égal, consiste à consacrer environ la moitié au cadeau de fin d'année et à répartir le reste entre les anniversaires, les jalons professionnels et les récompenses ponctuelles décidées par les responsables. Cela transforme un événement annuel en un signal continu montrant que quelqu'un fait attention. Les données de Gallup sur la fréquence de la reconnaissance vont dans ce sens : l'indicateur qui évolue, c'est de savoir si quelqu'un a été reconnu au cours des sept derniers jours, et non s'il a reçu quelque chose en décembre.
Les récompenses ponctuelles sont la ligne qu'il convient le plus de préserver. Elles sont modestes, elles sont rapides, et elles constituent la seule partie du budget qui réagit à quelque chose qui s'est réellement produit.
Arrêtez de perdre votre budget de cadeaux d’entreprise à cause des cadeaux non utilisés
Voici une ligne budgétaire que personne n’inscrit dans le tableur : la part de votre budget de cadeaux d’entreprise qui n’est jamais utilisée.
Les cartes cadeaux traditionnelles expirent. Lorsque c’est le cas, la valeur non dépensée revient à l’émetteur de la carte, et non à vous ni à votre employé. Pour un programme de quelque ampleur que ce soit, il s’agit d’un montant réel, et c’est de l’argent dépensé pour rien. Certains fournisseurs bâtissent leur modèle commercial là-dessus.
Deux choses permettent d’y remédier. Choisissez des cadeaux qui n’expirent pas, afin que la valeur reste indéfiniment chez le bénéficiaire. Et choisissez un fournisseur qui ne vous facture pas la valeur non utilisée. Une Mojo Experience Card n’expire jamais et aucun frais n’est appliqué sur les cartes non utilisées, ce qui signifie que votre budget se convertit entièrement en reconnaissance plutôt qu’en partie dans les revenus de quelqu’un d’autre.
Comptez les coûts cachés dans votre budget de cadeaux d’entreprise
La valeur du cadeau est le coût visible d’un budget de cadeaux d’entreprise. Le reste se cache en trois endroits.
Temps administratif. Collecter les adresses, relancer pour les tailles, traiter les notes de frais individuelles et répondre aux e-mails « où est mon cadeau » représente un véritable coût de masse salariale. Un programme qui automatise les occasions à partir des données RH en élimine la majeure partie.
Frais d’expédition, de droits de douane et de casse. Pour les cadeaux physiques traversant les frontières, le fret et les droits de douane peuvent ajouter un pourcentage substantiel à la valeur du cadeau, et une partie en revient au bénéficiaire.
Marges et frais par carte. De nombreuses plateformes de cadeaux ajoutent un pourcentage au-dessus de la valeur nominale, des frais par carte, ou les deux. Demandez le coût total pour offrir 100 dollars de valeur à un employé, et non le prix affiché.
Fiscalité. Le traitement varie selon le pays et le type de cadeau. Au Royaume-Uni, un avantage non monétaire inférieur à 50 livres peut être considéré comme un avantage accessoire exonéré d'impôt et de cotisations sociales lorsque toutes les conditions sont remplies, et la exonération distincte pour les fêtes annuelles couvre jusqu'à 150 livres par personne pour un événement annuel ouvert à tout le personnel. Aux États-Unis, l' IRS considère les cartes cadeaux comme des équivalents en espèces qui constituent toujours des salaires imposables, sans avantage de minimis quel que soit leur valeur. Prévoyez le coût employeur lorsque le cadeau est imposable, et notez que le montant britannique de 150 livres est un seuil, et non une allocation : au-delà, c'est la totalité du montant qui devient imposable, et non seulement l'excédent.
Un exemple chiffré de budget de cadeaux d'entreprise
Prenez une entreprise de 250 employés, 30 recrutements prévus et un plan couvrant les cinq occasions.
Budgétez une valeur modeste d'anniversaire pour les 250 employés, une valeur d'ancienneté calculée en moyenne sur les tranches d'ancienneté pour les 250, un cadeau de fin d'année plus important pour les 250, un cadeau d'intégration pour les 30 nouvelles recrues, et une allocation de récompense ponctuelle pour les managers, calculée en moyenne par personne. Additionnez ces cinq lignes, multipliez, puis comparez le total à un ou deux pour cent de la masse salariale.
Si le total se situe dans le benchmark et dans votre argumentaire de rétention, vous disposez d'un chiffre défendable avant que quiconque ne le demande. S'il en sort, ajustez d'abord la valeur de fin d'année, car c'est la livre la moins utile comportementalement dans le plan.
Réussir son modèle de budget de cadeaux d'entreprise avec Mojo Gift
Le Mojo Moment Programme facture séparément la plateforme et la valeur du cadeau, ce qui rend un budget de cadeaux d'entreprise simple à construire.
Le programme coûte 12 $ par employé couvert et par mois, facturé annuellement, avec un minimum annuel de 3 000 $. C'est votre ligne plateforme fixe, et elle ne varie pas selon le montant de vos cadeaux. La valeur des cadeaux est financée séparément à valeur nominale : une carte de 100 $ coûte donc 100 $, sans majoration, sans frais par carte et sans commission. Rien n'expire, donc rien n'est facturé pour les cartes non utilisées. Les factures sont établies en EUR, GBP ou USD.
Le résultat est deux lignes nettes dans un budget : un coût de plateforme fixe que vous pouvez prévoir, et un coût de cadeaux variable qui équivaut exactement à la valeur que vos collaborateurs reçoivent. La page des tarifs l'expose en détail, et la Mojo Moment Programme page montre ce que couvre la ligne fixe.
Si votre planification du T4 inclut les clients ainsi que le personnel, cadeaux de fin d'année pour clients couvre cet aspect, et cadeaux d'entreprise de fin d'année pour les employés couvre l'envoi de fin d'année proprement dit.
Foire aux questions
Quel budget une entreprise doit-elle prévoir pour les cadeaux aux employés ?
Construisez le chiffre à partir des occasions que vous prévoyez de couvrir, puis vérifiez le total par rapport à la masse salariale. Selon SHRM, les dépenses typiques de reconnaissance des employés représentent un à deux pour cent de la masse salariale, dont au moins un pour cent est associé à de meilleurs résultats en matière de rétention et de recrutement. Définir un montant annuel par employé plutôt qu'une somme forfaitaire facilite la défense et la mise à l'échelle du budget.
Que devrait inclure un budget de cadeaux d'entreprise ?
La valeur du cadeau, le coût de la plateforme ou du fournisseur, l'expédition et les droits de douane pour les articles physiques, le temps administratif, ainsi que les éventuels coûts fiscaux pour l'employeur lorsque le cadeau est imposable. Demandez aux fournisseurs le coût complet de la remise d'une valeur fixe à un employé, car les majorations et les frais par carte se situent souvent en dehors du prix affiché.
Quand faut-il planifier votre budget de cadeaux d'entreprise pour le quatrième trimestre ?
En septembre. Les cadeaux physiques exigent des décisions début octobre pour tenir compte de la production et de l'expédition, et attendre novembre signifie choisir parmi ce qui reste à des prix d'urgence. Les cadeaux numériques suppriment cette échéance, mais la conversation budgétaire est néanmoins mieux placée avant la pression de fin d'année.
Vaut-il mieux offrir un grand cadeau ou plusieurs petits ?
Plusieurs, dans la plupart des cas. Les recherches de Gallup sur la reconnaissance mesurent si une personne a été reconnue au cours des sept derniers jours, ce qu'un seul cadeau en décembre ne peut pas influencer. Réserver environ la moitié du budget à un cadeau de fin d'année et répartir le reste entre les anniversaires, les jalons professionnels et les récompenses ponctuelles donne plus d'effet au même montant.
Comment éviter que le budget de cadeaux d'entreprise ne soit gaspillé ?
Choisissez des cadeaux qui n'expirent pas et un prestataire qui ne facture pas la valeur non utilisée. Les cartes-cadeaux expirées restituent le budget non dépensé à l'émetteur de la carte plutôt qu'à vous ou à votre employé, ce qui constitue une perte silencieuse que la plupart des budgets de cadeaux ne prennent jamais en compte.
Souhaitez-vous de l'aide pour dimensionner votre budget de cadeaux d'entreprise ? Réservez un appel de 30 minutes et nous construirons le modèle par employé en fonction de vos effectifs, de vos occasions et de votre masse salariale.