Budget de cadeaux d'entreprise : comment planifier et défendre vos dépenses du T4
Un budget de cadeaux d'entreprise commence généralement par un chiffre dont quelqu'un se souvient de l'année précédente et se termine en course effrénée la deuxième semaine de décembre. Cela n'a pas besoin de se passer ainsi. Dimensionner correctement un budget de cadeaux d'entreprise prend environ une heure, et le faire en septembre plutôt qu'en novembre est ce qui distingue un programme d'une panique.
Voici un modèle que vous pouvez présenter à la direction financière, défendre en réunion budgétaire et réutiliser l'année suivante.
Construisez votre budget de cadeaux d'entreprise par employé, et non sous forme de total
La plupart des budgets de cadeaux d'entreprise sont définis sous forme de somme forfaitaire, c'est pourquoi ils sont si difficiles à défendre. Un total de 40 000 n'apprend rien à personne. Un chiffre par personne et par an vous indique si le programme est généreux, adéquat ou symbolique, et il évolue automatiquement avec les effectifs.
Construisez-le à partir des occasions que vous comptez couvrir. Un schéma annuel typique pour une entreprise menant un véritable programme ressemble à ceci :
Anniversaire : un envoi par personne et par an, valeur faible
Anniversaire d'embauche : un envoi par personne et par an, dimensionné selon les années d'ancienneté
Cadeau de fin d'année : un envoi par personne, généralement la plus forte valeur unitaire
Récompenses ponctuelles : une enveloppe contrôlée par le manager, budgétée comme une moyenne par tête plutôt que par événement
Intégration : un envoi par nouvelle recrue, à budgéter donc sur les embauches prévues plutôt que sur l'effectif
En additionnant tout cela, vous obtenez un chiffre annuel par employé. Multipliez-le par l'effectif et vous obtenez votre total. L'avantage, c'est que lorsque le service financier vous demande d'où vient ce chiffre, vous pouvez vous appuyer sur cinq occasions plutôt que hausser les épaules.
Vérifiez la cohérence de votre budget de cadeaux d'entreprise par rapport à la masse salariale
Une fois que vous avez obtenu un total, comparez votre budget de cadeaux d'entreprise à la norme sectorielle. SHRM indique que les entreprises dépensent généralement entre un et deux pour cent de leur masse salariale pour la reconnaissance des employés, et que les organisations investissant au moins un pour cent dans une reconnaissance fondée sur les valeurs sont plus susceptibles de déclarer que le programme les a aidées à attirer des candidats, à atteindre leurs objectifs de formation, à maîtriser les coûts et à fidéliser leurs collaborateurs.
Cela vous donne une fourchette plutôt qu'un objectif. Si votre total calculé se situe nettement en dessous d'un pour cent de la masse salariale, votre programme est probablement trop léger pour changer quoi que ce soit. S'il dépasse deux pour cent, attendez-vous à des questions.
Ce repère vous offre également un recadrage utile lors d'une conversation budgétaire. Les dépenses de reconnaissance ne relèvent pas d'une générosité discrétionnaire : il s'agit d'un pourcentage de la masse salariale à laquelle vous êtes déjà engagé, visant à protéger cette masse salariale du turnover.
Intégrez l'argument de la fidélisation dans la demande budgétaire
L'argument le plus solide en faveur d'un budget de cadeaux d'entreprise n'est pas que les gens aiment les cadeaux. C'est que les personnes insuffisamment reconnues partent, et que les remplacer coûte un multiple de ce que le programme coûte.
Les preuves sont directes. Gallup constate que les employés qui ne se sentent pas suffisamment reconnus sont deux fois plus susceptibles de déclarer qu'ils démissionneront au cours de l'année prochaine, tandis que les employés bien reconnus ont 45 % de chances en moins d'être partis deux ans plus tard. Seuls 22 % des employés estiment recevoir la bonne quantité de reconnaissance, de sorte que la plupart des organisations se trouvent du mauvais côté de cette répartition.
Placez votre budget total des cadeaux à côté du coût du remplacement ne serait-ce que d'une poignée des personnes qu'il est censé fidéliser, et l'argument va de soi. Notre article sur le coût de la non-reconnaissance des employés passe en revue ces chiffres, et le calculateur de ROI de la reconnaissance vous permet de les confronter à vos propres effectifs et tranches salariales.
Répartissez le budget des cadeaux d'entreprise sur toute l'année, et non sur le mois de décembre
Concentrer tout le budget des cadeaux d'entreprise sur un seul envoi en décembre est l'erreur structurelle la plus courante. Cela crée un pic unique de tâches administratives, cela entre en concurrence avec toutes les autres entreprises qui font la même chose, et cela produit un moment de bienveillance qui s'est estompé dès le mois de février.
Une meilleure répartition pour le même montant place environ la moitié dans le cadeau de fin d'année et répartit le reste entre les anniversaires, les dates-clés et les récompenses ponctuelles décidées par les managers. Cela transforme un événement annuel en un signal régulier qui montre que quelqu'un fait attention. Les données de Gallup sur la fréquence de reconnaissance vont dans ce sens : la mesure qui évolue est de savoir si quelqu'un a été reconnu au cours des sept derniers jours, et non s'il a reçu quelque chose en décembre.
Les récompenses ponctuelles sont la ligne qu'il faut le plus préserver. Elles sont modestes, elles sont rapides, et elles sont la seule partie du budget qui réagit à quelque chose qui s'est réellement produit.
Ne perdez plus votre budget de cadeaux d'entreprise au phénomène de non-utilisation
Voici une ligne budgétaire que personne n'inscrit dans le tableur : la part de votre budget de cadeaux d'entreprise qui n'est jamais utilisée.
Les cartes cadeaux traditionnelles expirent. Lorsque c'est le cas, la valeur non dépensée revient à l'émetteur de la carte, ni à vous ni à votre employé. Pour un programme d'une certaine envergure, cela représente un montant considérable, et c'est de l'argent dépensé pour rien. Certains prestataires fondent leur modèle commercial sur ce phénomène.
Deux choses permettent d'y remédier. Choisissez des cadeaux qui n'expirent pas, afin que la valeur reste indéfiniment auprès du destinataire. Et choisissez un prestataire qui ne vous facture pas la valeur non utilisée. Une Mojo Experience Card n'expire jamais et aucun frais n'est facturé sur les cartes non utilisées, ce qui signifie que votre budget se convertit intégralement en reconnaissance plutôt que partiellement en revenus pour autrui.
Recensez les coûts cachés de votre budget de cadeaux d'entreprise
La valeur du cadeau est le coût visible d'un budget de cadeaux d'entreprise. Le reste se cache à trois endroits.
Temps administratif. Collecter les adresses, relancer pour les tailles, traiter les notes de frais individuelles et répondre aux e-mails « où est mon cadeau » représente un véritable coût salarial. Un programme qui automatise les occasions à partir des données RH en élimine la plus grande partie.
Livraison, droits de douane et non-utilisation. Pour les cadeaux physiques transfrontaliers, le fret et les droits de douane peuvent ajouter un pourcentage substantiel à la valeur du cadeau, et une partie de ce coût repose sur le destinataire.
Marges et frais par carte. De nombreuses plateformes de cadeaux ajoutent un pourcentage au-dessus de la valeur nominale, des frais par carte, ou les deux. Demandez le coût total pour offrir 100 dollars de valeur à un employé, et non le prix annoncé.
Fiscalité. Le traitement varie selon le pays et le type de cadeau. Au Royaume-Uni, un avantage non pécuniaire de moins de 50 livres peut être considéré comme un avantage accessoire exonéré d'impôt et de cotisations sociales lorsque toutes les conditions sont remplies, et la exonération distincte pour les fêtes annuelles couvre jusqu'à 150 livres par personne pour un événement annuel ouvert à tout le personnel. Aux États-Unis, l' IRS traite les cartes cadeaux comme des équivalents en espèces qui constituent toujours des salaires imposables, sans exonération de minimis, quelle que soit leur valeur. Prévoyez le coût pour l'employeur lorsque le cadeau est imposable, et notez que le montant britannique de 150 livres est un seuil, et non une allocation : le dépasser rend l'intégralité du montant imposable, et non seulement le dépassement.
Un exemple chiffré de budget de cadeaux d'entreprise
Prenons une entreprise de 250 employés, 30 recrutements prévus et un plan couvrant les cinq occasions.
Budgétez une valeur modeste pour l'anniversaire des 250 employés, une valeur d'ancienneté calculée en moyenne sur les tranches d'ancienneté pour les 250, un cadeau de fin d'année plus conséquent pour les 250, un cadeau d'intégration pour les 30 nouvelles recrues, et une allocation de récompense ponctuelle du manager calculée en moyenne par tête. Additionnez ces cinq lignes, multipliez, puis comparez le total à un à deux pour cent de la masse salariale.
Si le total se situe dans le benchmark et dans votre argument de rétention des employés, vous disposez d'un chiffre défendable avant que quiconque ne le demande. S'il en sort, ajustez d'abord la valeur de fin d'année, car c'est la livre la moins utile sur le plan comportemental dans tout le plan.
Réussir le modèle de budget de cadeaux d'entreprise avec Mojo Gift
Le Mojo Moment Programme facture séparément le programme et la valeur du cadeau, c'est ce qui rend un budget de cadeaux d'entreprise simple à construire.
Le programme coûte 25 $ par Mojo Moment, par an, à partir d'un minimum de 50 Moments, soit 50 Moments à 1 250 $ par an et 250 Moments à 6 250 $. C'est votre ligne de programme, et elle évolue en fonction du nombre de moments de reconnaissance des employés que vous envoyez plutôt qu'en fonction de l'effectif. La valeur du cadeau est financée séparément à sa valeur nominale : une carte de 100 $ coûte donc 100 $, sans majoration, sans frais par carte et sans commission. Rien n'expire, donc rien n'est facturé pour les cartes non utilisées. Les factures sont émises en EUR, GBP ou USD.
Il en résulte deux lignes claires dans un budget : un coût de programme que vous pouvez prévoir à partir du nombre de Moments que vous prévoyez d'envoyer, et un coût de cadeau variable qui correspond exactement à la valeur que vos collaborateurs reçoivent. La page des tarifs l'expose en détail, et la Mojo Moment Programme page montre ce que couvre la ligne fixe.
Si votre planification du T4 inclut les clients aussi bien que le personnel, cadeaux de fin d'année pour clients couvre cet aspect, et cadeaux de fin d'année d'entreprise pour les employés couvre l'envoi de fin d'année lui-même.
Foire aux questions
Combien une entreprise devrait-elle budgéter pour les cadeaux aux employés ?
Construisez le montant à partir des occasions que vous prévoyez de couvrir, puis vérifiez le total par rapport à la masse salariale. Selon SHRM, les dépenses consacrées à la reconnaissance se situent généralement entre un et deux pour cent de la masse salariale, dont au moins un pour cent est associé à de meilleurs résultats en matière de rétention et de recrutement. Fixer un montant annuel par employé plutôt qu'une somme forfaitaire facilite la défense du budget et son ajustement à différentes échelles.
Que devrait inclure un budget de cadeaux d'entreprise ?
La valeur du cadeau, le coût de la plateforme ou du fournisseur, l'expédition et les droits de douane pour les articles physiques, le temps administratif, ainsi que les éventuels coûts fiscaux pour l'employeur lorsque le cadeau est imposable. Demandez aux fournisseurs le coût complet de la remise d'une valeur fixe à un employé, car les majorations et les frais par carte se situent souvent en dehors du prix affiché.
Quand faut-il planifier votre budget de cadeaux d'entreprise pour le quatrième trimestre ?
En septembre. Les cadeaux physiques exigent des décisions début octobre pour tenir compte de la production et de l'expédition, et attendre novembre signifie choisir parmi ce qui reste à des prix d'urgence. Les cadeaux numériques suppriment cette échéance, mais la conversation budgétaire reste mieux placée avant la pression de fin d'année.
Vaut-il mieux offrir un grand cadeau ou plusieurs petits ?
Plusieurs, dans la plupart des cas. Les recherches de Gallup sur la reconnaissance mesurent si une personne a été reconnue au cours des sept derniers jours, ce qu'un unique cadeau en décembre ne peut influencer. En consacrant environ la moitié du budget à un cadeau de fin d'année et en répartissant le reste entre les anniversaires, les années d'ancienneté et les récompenses ponctuelles, vous donnez au même argent davantage d'effet.
Comment éviter que votre budget de cadeaux d'entreprise ne soit gaspillé ?
Choisissez des cadeaux qui n'expirent pas et un prestataire qui ne facture pas la valeur non utilisée. Les cartes-cadeaux qui expirent restituent le budget non dépensé à l'émetteur de la carte plutôt qu'à vous ou à votre employé, ce qui constitue une perte silencieuse que la plupart des budgets de cadeaux ne prennent jamais en compte.
Souhaitez-vous de l'aide pour dimensionner votre budget de cadeaux d'entreprise ? Réservez un appel de 30 minutes et nous construirons le modèle par employé en fonction de vos effectifs, de vos occasions et de votre masse salariale.