ميزانية الهدايا المؤسسية: كيف تخطط وتدافع عن إنفاقك في الربع الرابع
عادةً ما تبدأ ميزانية الهدايا المؤسسية كرقم يتذكره شخص ما من العام الماضي وتنتهي كتدافع محموم في الأسبوع الثاني من ديسمبر. لا يلزم أن تسير الأمور على هذا النحو. تحديد حجم ميزانية الهدايا المؤسسية بشكل صحيح يستغرق حوالي ساعة، والقيام بذلك في سبتمبر بدلاً من نوفمبر هو ما يفصل بين برنامج مُخطط وذعر عارض.
إليك نموذجًا يمكنك أخذه إلى قسم المالية والدفاع عنه في اجتماع الميزانية واستخدامه مرة أخرى في العام القادم.
ابنِ ميزانية الهدايا المؤسسية لكل موظف، لا كمجموع إجمالي
تُحدد معظم ميزانيات الهدايا المؤسسية كمبلغ إجمالي، ولهذا السبب يصعب الدفاع عنها. لا يخبر المبلغ الإجمالي البالغ 40,000 أحدًا بأي شيء. أما الرقم لكل شخص سنويًا فيخبرك ما إذا كان البرنامج سخيًا أم كافيًا أم شكليًا، كما أنه يتوسع تلقائيًا مع تغير عدد الموظفين.
ابنِ الميزانية من المناسبات التي تنوي تغطيتها. النمط السنوي المعتاد لشركة تدير برنامجًا حقيقيًا يبدو كالتالي:
عيد الميلاد: إرسالية واحدة لكل شخص في السنة، بقيمة منخفضة
ذكرى سنوية العمل: إرسالية واحدة لكل شخص في السنة، تتدرج حسب سنوات الخدمة
هدية نهاية العام: إرسالية واحدة لكل شخص، وعادة ما تكون أكبر قيمة منفردة
مكافآت فورية: مخصص يتحكم فيه المدير، يُحتسب في الميزانية كمعدل لكل فرد بدلاً من لكل مناسبة
التهيئة الوظيفية: إرسالية واحدة لكل موظف جديد، لذا احسب الميزانية بناءً على عدد الموظفين المتوقعين وليس العدد الحالي
اجمع تلك الأرقام معًا تحصل على رقم سنوي لكل موظف. اضربه في عدد الموظفين تحصل على الإجمالي. والميزة أنه عندما يسألك قسم المالية لماذا جاء الرقم كما هو، تشير إلى خمس مناسبات بدلاً من التلعثم.
تحقق من منطقية ميزانية هدايا الشركات لديك مقابل كشف الرواتب
بعد أن تحصل على الإجمالي، اختبر ميزانية هدايا الشركات لديك مقابل النمط السائد في الصناعة. تشير تقارير SHRM إلى أن الشركات تنفق عادةً ما بين واحد واثنين في المائة من كشف الرواتب على تقدير الموظفين، وأن المؤسسات التي تستثمر واحد في المائة على الأقل في تقدير الموظفين القائم على القيم تكون أكثر ميلاً للقول إن البرنامج ساعدها في استقطاب المرشحين، وتحقيق أهداف التعلم، والتحكم في التكاليف، والاحتفاظ بالموظفين.
هذا يمنحك نطاقاً وليس هدفاً محدداً. إذا جاء الإجمالي الذي حسبته أقل بكثير من واحد في المائة من كشف الرواتب، فمن المرجح أن برنامجك ضئيل للغاية بحيث لا يحدث أي تغيير. أما إذا جاء أعلى من اثنين في المائة، فتوقع الأسئلة.
يوفر لك المعيار أيضًا إعادة تأطير مفيدة في محادثة الميزانية. الإنفاق على تقدير الموظفين ليس كرمًا اختياريًا، بل هو نسبة مئوية من كشف الرواتب التي أنت ملتزم بها بالفعل، وتهدف إلى حماية ذلك الكشف الرواتب من دوران الموظفين.
ادمج حجة الاحتفاظ بالموظفين في طلب الميزانية
إن أقوى حجة لصالح ميزانية هدايا الشركات ليست أن الناس يحبون الهدايا، بل أن الموظفين الذين لا يحصلون على تقدير كافٍ يتركون، وأن استبدالهم يكلف أضعاف ما يكلفه البرنامج.
الأدلة مباشرة. يجد Gallup أن الموظفين الذين لا يشعرون بأنهم حصلوا على تقدير كافٍ هم أكثر عرضة بمقدار الضعف ليقولوا إنهم سيستقيلون خلال العام المقبل، في حين أن الموظفين الذين يحظون بتقدير الموظفين أقل احتمالاً بنسبة 45% لترك العمل بعد عامين. يقول 22% فقط من الموظفين إنهم يحصلون على القدر المناسب من التقدير، لذا فإن معظم المنظمات تقف في الجانب الخاطئ من هذا الانقسام.
ضع ميزانية الهدايا الإجمالية بجانب تكلفة استبدال حفنة فقط من الأشخاص الذين من المفترض أن تحتفظ بهم، وسيقدم الحجة نفسه بنفسه. مقالتنا حول تكلفة عدم تقدير الموظفين تستعرض تلك الأرقام بالتفصيل، و حاسبة العائد على الاستثمار في التقدير يتيح لك تشغيلها مقابل أعداد موظفيك ونطاقات رواتبك.
وزّع ميزانية هدايا الشركات على مدار العام، لا على شهر دجنبر/ديسمبر
تركيز ميزانية هدايا الشركات بأكملها في إرسالية واحدة في ديسمبر هو الخطأ الهيكلي الأكثر شيوعًا. فهو يخلق ذروة واحدة من الأعمال الإدارية، ويتنافس مع كل شركة أخرى تفعل الشيء نفسه، وينتج لحظة واحدة من النوايا الحسنة تكون قد تلاشت بحلول فبراير.
التقسيم الأفضل لنفس المبلغ يخصص نحو النصف لهدايا نهاية العام ويوزع الباقي على أعياد الميلاد والذكرى السنوية والمكافآت الفورية التي يمنحها المديرون. هذا يحول حدثًا سنويًا واحدًا إلى إشارة مستمرة بأن شخصًا ما يولي اهتمامًا. وتدعم بيانات Gallup حول تكرار التقدير هذا الأمر: فالمؤشر الذي يتأثر هو ما إذا تم تقدير شخص ما في الأيام السبعة الأخيرة، لا ما إذا كان قد حصل على شيء في ديسمبر.
المكافآت الفورية هي البند الأكثر جدارة بالحماية. فهي صغيرة وسريعة، وهي الجزء الوحيد من الميزانية الذي يستجيب لشيء حدث فعلًا.
توقف عن خسارة ميزانية الهدايا المؤسسية بسبب الانتهاء غير المسترد
إليك بند لا يضعه أحد في جدول البيانات: الجزء من ميزانية الهدايا المؤسسية لديك الذي لا يتم استرداده أبدًا.
بطاقات الهدايا التقليدية تنتهي صلاحيتها. وعندما يحدث ذلك، تذهب القيمة غير المنفقة إلى الجهة المصدرة للبطاقة، وليس إليك ولا إلى موظفك. بالنسبة لبرنامج من أي حجم، فإن هذا رقم حقيقي، وهو مال أنفقته مقابل لا شيء. وبعض المزودين يبنون نموذجهم التجاري حول ذلك.
أمران يعالجان هذه المشكلة. اختر هدايا لا تنتهي صلاحيتها، بحيث تبقى القيمة مع المستلم إلى أجل غير مسمى. واختر مزودًا لا يفرض عليك رسومًا على القيمة غير المستردة. فبطاقة Mojo Experience Card لا تنتهي صلاحيتها أبدًا ولا تُفرض أي رسوم على البطاقات غير المستردة، مما يعني أن ميزانيتك تتحول بالكامل إلى تقدير الموظفين بدلًا من أن تتحول جزئيًا إلى إيرادات شخص آخر.
احسب التكاليف الخفية في ميزانية الهدايا المؤسسية لديك
قيمة الهدية هي التكلفة الظاهرة لميزانية هدايا الشركات. أما باقيها فيختبئ في ثلاثة أماكن.
الوقت الإداري. إن جمع العناوين ومطاردة المقاسات ومعالجة طلبات النفقات الفردية والرد على رسائل البريد الإلكتروني من نوع "أين هديتي" هو تكلفة رواتب حقيقية. فالبرنامج الذي يؤتمت المناسبات من بيانات الموارد البشرية يزيل معظمها.
الشحن والرسوم الجمركية والكسر. بالنسبة للهدايا المادية التي تعبر الحدود، يمكن أن يضيف الشحن والرسوم الجمركية نسبة كبيرة إلى قيمة الهدية، ويقع بعضها على عاتق المستلم.
التربيحات والرسوم لكل بطاقة. تضيف العديد من منصات الإهداء نسبة مئوية فوق القيمة الاسمية، أو رسمًا لكل بطاقة، أو كليهما. اطلب التكلفة الإجمالية لتقديم قيمة قدرها 100 دولار لموظف، وليس السعر المعلن.
الضرائب. يختلف المعاملة الضريبية حسب الدولة ونوع الهدية. في المملكة المتحدة، قد تكون المنفعة غير النقدية التي تقل عن 50 جنيهًا إسترلينيًا مؤهلة كـ منفعة تافهة معفى من الضرائب والتأمين الوطني عند استيفاء جميع الشروط، و الإعفاء الخاص بالحفلة السنوية يغطي ما يصل إلى 150 جنيهاً للفرد الواحد لحدث سنوي مفتوح لجميع الموظفين. وفي الولايات المتحدة، تعتبر مصلحة الضرائب IRS بطاقات الهدايا معادلات نقدية تُعامل دائماً كأجور خاضعة للضريبة، دون أي إعفاف من قاعدة التافه بغض النظر عن القيمة. خصص ميزانية لتكلفة صاحب العمل في حالة خضوع الهدية للضريبة، ولاحظ أن مبلغ 150 جنيهاً في المملكة المتحدة هو حد أقصى وليس بدلاً: فتجاوزه يجعل المبلغ بالكامل خاضعاً للرسوم، وليس الفارق فقط.
مثال عملي لميزانية هدايا الشركات
خذ شركة توظف 250 موظفًا، مع 30 موظفًا جديدًا متوقعًا وخطة تغطي المناسبات الخمس كلها.
حدد ميزانية بقيمة متواضعة لهدايا أعياد الميلاد للـ250 جميعهم، وقيمة لهدايا ذكرى العمل السنوية محسوبة كمتوسط عبر فئات سنوات الخدمة للـ250 جميعهم، وهدية أكبر لنهاية العام للـ250 جميعهم، وهدية للتهيئة الوظيفية للموظفين الجدد الـ30، ومخصص مكافآت فورية للمديرين محسوبًا كمتوسط لكل شخص. اجمع هذه البنود الخمسة، واحسب المجموع، ثم قارن الإجمالي بواحد إلى اثنين في المئة من كتلة الرواتب.
إذا وقع الإجمالي داخل المعيار المرجعي وداخل حجتك المتعلقة بالاحتفاظ بالموظفين، فهذا رقم قابل للدفاع عنه قبل أن يسأل عنه أحد. وإذا وقع خارجهما، فعدّل قيمة هدية نهاية العام أولًا، لأنها الجنيه الأقل فائدة سلوكيًا في الخطة.
إتقان نموذج ميزانية هدايا الشركات مع Mojo Gift
يحتسب برنامج Mojo Moment تكلفة المنصة وقيمة الهدية بشكل منفصل، وهذا ما يجعل ميزانية هدايا الشركات سهلة البناء.
تكلفة البرنامج هي 12 دولارًا لكل موظف مشمول شهريًا، مع فوترة سنوية، وبحد أدنى سنوي قدره 3,000 دولار. هذا هو بند المنصة الثابت لديك، ولا يتغير مهما كانت قيمة الهدايا التي تقدمها. أما قيمة الهدية فتُموَّل بشكل منفصل بالقيمة الاسمية، فالبطاقة بقيمة 100 دولار تكلف 100 دولار، دون أي زيادة في السعر، ودون رسوم لكل بطاقة، ودون عمولة. لا شيء ينتهي صلاحيته، وبالتالي لا تُفرض أي رسوم على البطاقات غير المستردة. تصدر الفواتير باليورو أو الجنيه الإسترليني أو الدولار الأمريكي.
والنتيجة هي بندان واضحان في الميزانية: تكلفة منصة ثابتة يمكن التنبؤ بها، وتكلفة هدايا متغيرة تساوي تمامًا القيمة التي يتلقاها موظفوك. إن صفحة الأسعار يعرضه بالكامل، وصفحة Mojo Moment Programme تُبيّن ما يغطيه البند الثابت.
إذا تضمّن تخطيطك للربع الرابع العملاء إلى جانب الموظفين، هدايا العطلات للعملاء يغطي ذلك الجانب، و هدايا العطلات المؤسسية للموظفين يغطي الإهداء في نهاية العام نفسه.
الأسئلة الشائعة
كم ينبغي على الشركة أن تخصص في ميزانيتها لهدايا الموظفين؟
ابنِ الرقم من المناسبات التي تخطط لتغطيتها، ثم تحقق من المجموع مقابل كشوف الرواتب. تضع SHRM الإنفاق النموذجي على تقدير الموظفين عند واحد إلى اثنين بالمئة من كشوف الرواتب، مع ارتباط نسبة واحد بالمئة على الأقل بنتائج أفضل في الاحتفاظ بالموظفين والتوظيف. تحديد مبلغ سنوي لكل موظف بدلاً من مبلغ إجمالي يجعل الميزانية أسهل في الدفاع عنها وأسهل في التوسع.
ما الذي يجب أن تتضمنه ميزانية إهداء الشركات؟
قيمة الهدية، وتكلفة المنصة أو المورّد، والشحن والرسوم الجمركية للأصناف المادية، والوقت الإداري، وأي تكلفة ضريبية على صاحب العمل حيث تكون الهدية خاضعة للضريبة. اطلب من الموردين التكلفة الإجمالية لتقديم قيمة ثابتة لموظف واحد، إذ غالباً ما تقع هوامش الربح ورسوم البطاقة الواحدة خارج السعر المعلن.
متى يجب أن تخطط لميزانية إهداء الشركات للربع الرابع؟
في سبتمبر. الهدايا المادية تحتاج إلى قرارات بحلول أوائل أكتوبر للسماح بالإنتاج والشحن، وترك الأمر حتى نوفمبر يعني الاختيار مما تبقى بأسعار الذروة. الإهداء الرقمي يلغي الموعد النهائي، لكن محادثة الميزانية تظل أفضل أن تُعقد قبل ضغط نهاية العام.
هل الأفضل تقديم هدية واحدة كبيرة أم عدة هدايا صغيرة؟
عدة هدايا، في معظم الحالات. يقيس بحث Gallup حول تقدير الموظفين ما إذا كان الشخص قد نال التقدير خلال الأيام السبعة الماضية، وهو ما لا يمكن لهدية واحدة في ديسمبر أن تؤثر فيه. تقسيم نحو نصف الميزانية إلى هدية نهاية العام وتوزيع الباقي على أعياد الميلاد والذكرى السنوية والمكافآت الفورية يمنح المبلغ نفسه تأثيرًا أكبر.
كيف تمنع إهدار ميزانية الهدايا المؤسسية؟
اختر هدايا لا تنتهي صلاحيتها ومزودًا لا يفرض رسومًا على القيمة غير المستردة. بطاقات الهدايا منتهية الصلاحية تعيد الميزانية غير المنفقة إلى مُصدر البطاقة بدلًا من إعادتها إليك أو إلى موظفك، وهو خسارة صامتة لا ترصدها معظم ميزانيات الهدايا أبدًا.
هل تريد مساعدة في تحديد ميزانية الهدايا المؤسسية لديك؟ احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة وسنقوم ببناء نموذج تقدير الموظفين لكل موظف بناءً على عدد موظفيك ومناسباتك والرواتب.