ميزانية هدايا الشركات: كيف تخطط وتدافع عن إنفاقك في الربع الرابع
عادةً ما تبدأ ميزانية هدايا الشركات كرقم يتذكره شخص ما من العام الماضي وتنتهي كتسابق محموم في الأسبوع الثاني من ديسمبر. لا داعي أن تسير الأمور على هذا النحو. فتحديد حجم ميزانية هدايا الشركات بشكل صحيح يستغرق حوالي ساعة، والقيام بذلك في سبتمبر بدلاً من نوفمبر هو ما يفرّق بين برنامج مدروس وذعر عشوائي.
إليك نموذجًا يمكنك أن تأخذه إلى قسم المالية، وتدافع عنه في اجتماع الميزانية، وتستخدمه مرة أخرى العام القادم.
ابنِ ميزانية الهدايا المؤسسية لكل موظف، وليس كمجموع إجمالي
تُحدد معظم ميزانيات الهدايا المؤسسية كمبلغ إجمالي مقطوع، ولهذا السبب يصعب الدفاع عنها. لا يخبرك رقم 40,000 بأي شيء. أما الرقم لكل شخص سنويًا فيخبرك بما إذا كان البرنامج كريمًا أم مناسبًا أم رمزيًا، كما أنه يتوسع تلقائيًا مع تغير عدد الموظفين.
ابنِ الميزانية من المناسبات التي تنوي تغطيتها. النمط السنوي النموذجي لشركة تدير برنامجًا حقيقيًا يبدو كالتالي:
عيد الميلاد: إرسال واحد لكل شخص في السنة، بقيمة منخفضة
ذكرى سنوية للعمل: إرسال واحد لكل شخص في السنة، يتدرج حسب سنوات الخدمة
هدية نهاية العام: إرسال واحد لكل شخص، وعادةً ما يكون الأعلى قيمةً منفردةً
مكافآت فورية: مخصص يتحكم فيه المدير، يُحسب في الميزانية كمعدل لكل فرد وليس لكل مناسبة
التهيئة الوظيفية: إرسالية واحدة لكل موظف جديد، لذا احسب الميزانية بناءً على عدد الموظفين المتوقعين وليس العدد الحالي
اجمع تلك الأرقام معًا وستحصل على مبلغ سنوي لكل موظف. اضربه في عدد الموظفين وستحصل على الإجمالي. الميزة هي أنه عندما يسألك قسم المالية لماذا هذا الرقم كما هو، تشير إلى خمس مناسبات بدلًا من التردد في الإجابة.
تحقق من منطقية ميزانية هدايا الشركات لديك مقابل كشوف الرواتب
بعد أن تحصل على الإجمالي، اختبر ميزانية هدايا الشركات لديك مقابل النمط السائد في القطاع. تشير تقارير SHRM إلى أن الشركات تنفق عادة ما بين واحد واثنين في المائة من كشوف الرواتب على تقدير الموظفين، وأن المؤسسات التي تستثمر ما لا يقل عن واحد في المائة في تقدير الموظفين القائم على القيم تكون أكثر ميلاً إلى القول إن البرنامج ساعدها في استقطاب المرشحين وتحقيق أهداف التعلم وضبط التكاليف والاحتفاظ بالموظفين.
يمنحك هذا نطاقاً وليس هدفاً محدداً. فإذا جاء الإجمالي الذي حسبته أقل بكثير من واحد في المائة من كشوف الرواتب، فبرنامجك على الأرجح ضئيل للغاية بحيث لا يُحدث أي تغيير. وإذا جاء أعلى من اثنين في المائة، فتوقع أسئلة.
يمنحك المعيار المرجعي أيضاً إعادة تأطير مفيدة في محادثة الميزانية. إنفاق تقدير الموظفين ليس كرماً تقديرياً، بل هو نسبة مئوية من كشف الرواتب الذي التزمت به أصلاً، وهدفه حماية ذلك الكشف من دوران الموظفين.
ادمج حجة الاحتفاظ بالموظفين في طلب الميزانية
إن أقوى حجة لميزانية هدايا الشركات ليست أن الناس يحبون الهدايا، بل أن الأشخاص الذين لا يحصلون على تقدير كافٍ يغادرون، وأن استبدالهم يكلف أضعاف ما تكلفه البرنامج.
الأدلة مباشرة. يجد Gallup أن الموظفين الذين لا يشعرون بأنهم يحظون بتقدير كافٍ هم أكثر عرضة بمقدار الضعف ليقولوا إنهم سيستقيلون خلال العام القادم، بينما الموظفون الذين يحظون بتقدير جيد أقل احتمالاً بنسبة 45% لترك العمل بعد عامين. فقط 22% من الموظفين يقولون إنهم يحصلون على القدر المناسب من التقدير، لذا فإن معظم المنظمات تقع في الجانب الخطأ من هذا الانقسام.
ضع ميزانية الهدايا الإجمالية بجانب تكلفة استبدال حفنة فقط من الأشخاص الذين من المفترض أن تحتفظ بهم، وسيدافع الموقف عن نفسه بنفسه. مقالتنا حول تكلفة عدم تقدير الموظفين تتناول هذه الأرقام بالتفصيل، و حاسبة العائد على الاستثمار للتقدير يتيح لك تشغيلها مقابل أعداد موظفيك ونطاقات رواتبك.
وزّع ميزانية الهدايا المؤسسية على مدار العام، لا في ديسمبر فقط
تركيز ميزانية الهدايا المؤسسية بأكملها في إرسالية واحدة في ديسمبر هو الخطأ الهيكلي الأكثر شيوعًا. فهو يخلق ذروة واحدة من الأعمال الإدارية، ويتنافس مع كل شركة أخرى تفعل الشيء نفسه، وينتج لحظة واحدة من النوايا الحسنة تتبدد بحلول فبراير.
التوزيع الأفضل لنفس المبلغ يخصص نحو النصف للهدية في نهاية العام ويوزع الباقي على أعياد الميلاد والذكرى السنوية والمكافآت الفورية التي يمنحها المديرون. هذا يحول حدثًا سنويًا واحدًا إلى إشارة مستمرة بأن شخصًا ما يولي اهتمامًا. وتدعم بيانات Gallup حول تكرار التقدير هذا: فالمقياس الذي يتأثر هو ما إذا كان某人 قد نال التقدير خلال الأيام السبعة الماضية، لا ما إذا كان قد تلقى شيئًا في ديسمبر.
المكافآت الفورية هي الخط الأجدر بالحماية. فهي صغيرة، وسريعة، وهي الجزء الوحيد من الميزانية الذي يستجيب لشيء حدث فعلاً.
توقف عن خسارة ميزانية الهدايا المؤسسية بسبب عدم الاسترداد
إليك بند لا يضعه أحد في جدول البيانات: الجزء من ميزانية الهدايا المؤسسية الخاصة بك الذي لا يتم استرداده أبداً.
بطاقات الهدايا التقليدية تنتهي صلاحيتها. وعندما يحدث ذلك، تذهب القيمة غير المنفقة إلى جهة إصدار البطاقة، لا إليك ولا إلى موظفك. بالنسبة لبرنامج من أي حجم، هذا رقم حقيقي، وهو مال أنفقت مقابل لا شيء. بعض المزودين يبنون نموذجهم التجاري حول ذلك.
أمران يعالجان هذه المشكلة. اختر هدايا لا تنتهي صلاحيتها، بحيث تبقى القيمة مع المستلم إلى أجل غير مسمى. واختر مزوداً لا يفرض عليك رسوماً على القيمة غير المستردة. Mojo Experience Card لا تنتهي صلاحيتها أبداً ولا تُفرض أي رسوم على البطاقات غير المستردة، ما يعني أن ميزانيتك تتحول بالكامل إلى تقدير الموظفين بدلاً من أن تتحول جزئياً إلى إيرادات شخص آخر.
احتسب التكاليف الخفية في ميزانية الهدايا المؤسسية الخاصة بك
قيمة الهدية هي التكلفة الظاهرة لميزانية الهدايا المؤسسية. أما بقيتها فمخفية في ثلاثة أماكن.
وقت الإدارة. إن جمع العناوين، ومطاردة المقاسات، ومعالجة مطالبات النفقات الفردية، والرد على رسائل البريد الإلكتروني من نوع "أين هديتي" هو تكلفة رواتب حقيقية. فالبرنامج الذي يؤتمت المناسبات من بيانات الموارد البشرية يزيل معظم هذه التكلفة.
الشحن والرسوم الجمركية والتلف. أما الهدايا المادية العابرة للحدود، فيمكن أن يضيف الشحن والرسوم الجمركية نسبة كبيرة إلى قيمة الهدية، ويقع جزء منها على عاتق المستلم.
الترقيم وهامش السعر والرسوم لكل بطاقة. تضيف العديد من منصات الإهداء نسبة مئوية فوق القيمة الاسمية، أو رسمًا لكل بطاقة، أو كليهما. اطلب التكلفة الإجمالية لتقديم قيمة بقيمة 100 دولار لموظف، وليس السعر المعلن.
الضرائب. تختلف المعاملة باختلاف الدولة ونوع الهدية. في المملكة المتحدة، قد تؤهل منفعة غير نقدية تقل عن 50 جنيهًا كـ منفعة تافهة معفى من الضريبة والتأمين الوطني عند استيفاء جميع الشروط، وبموجب الإعفاء المنفصل إعفاء الحفلة السنوية يغطي ما يصل إلى 150 جنيهاً لكل شخص لحفل سنوي مفتوح لجميع الموظفين. في الولايات المتحدة، تعامل IRS بطاقات الهدايا كمعادل نقدي وهي دائماً أجور خاضعة للضريبة، دون أي إعفاف بموجب قاعدة de minimis بغض النظر عن القيمة. ضع في الميزانية تكلفة صاحب العمل في الحالات التي تكون فيها الهدية خاضعة للضريبة، ولاحظ أن مبلغ 150 جنيهاً في المملكة المتحدة هو حد أقصى وليس بدلاً: فتجاوزه يعني أن المبلغ بالكامل يصبح خاضعاً للضريبة، وليس الجزء الزائد فقط.
مثال عملي لميزانية هدايا الشركات
خذ شركة تضم 250 موظفًا، مع 30 توظيفًا متوقعًا وخطة تغطي المناسبات الخمس جميعها.
حدد ميزانية بقيمة متواضعة لهدايا أعياد الميلاد لجميع الموظفين البالغ عددهم 250، وقيمة لذكرى السنوات تُحسب كمتوسط عبر نطاقات سنوات الخدمة لجميع الـ 250، وهدية أكبر لنهاية العام لجميع الـ 250، وهدية تأهيل للمبتدئين الجدد الـ 30، ومخصصًا للمكافآت الفورية من المديرين يُحسب كمتوسط لكل فرد. اجمع هذه البنود الخمسة، واضربها في الأعداد، ثم قارن الإجمالي بواحد إلى اثنين في المئة من كتلة الرواتب.
إذا وقع الإجمالي داخل المعيار المرجعي وداخل حجتك المتعلقة بالاحتفاظ بالموظفين، فالديك رقم قابل للدفاع عنه قبل أن يسأل عنه أحد. وإذا وقع خارجهما، فعدّل قيمة هدية نهاية العام أولًا، لأنها الجنيه الأقل فائدة سلوكيًا في الخطة.
ضبط نموذج ميزانية هدايا الشركات مع Mojo Gift
يُسعّر Mojo Moment Programme البرنامج وقيمة الهدية بشكل منفصل، وهو ما يجعل بناء ميزانية هدايا الشركات أمرًا سهلًا.
يبلغ سعر البرنامج 25 دولارًا لكل Mojo Moment، سنويًا، بدءًا من حد أدنى قدره 50 Moment، لذا فإن 50 Moments تكلّف 1,250 دولارًا سنويًا و250 Moments تكلّف 6,250 دولارًا. هذا هو بند البرنامج في ميزانيتك، وهو يتوسع مع عدد لحظات تقدير الموظفين التي ترسلها وليس مع عدد الموظفين. أما قيمة الهدية فتُموَّل بشكل منفصل بالقيمة الاسمية، فالبطاقة بقيمة 100 دولار تكلّف 100 دولار، دون أي هامش ربح، ودون رسوم لكل بطاقة، ودون عمولة. ولا ينتهي تاريخ صلاحية أي شيء، فلا تُفرض أي رسوم على البطاقات غير المستردة. وتصدر الفواتير باليورو أو الجنيه الإسترليني أو الدولار الأمريكي.
والنتيجة هي سطران واضحان في الميزانية: تكلفة برنامج يمكنك التنبؤ بها من عدد Moments التي تخطط لإرسالها، وتكلفة هدايا متغيرة تساوي تمامًا القيمة التي يتلقها موظفوك. الـ صفحة الأسعار يعرضه بالكامل، و Mojo Moment Programme تُظهر الصفحة ما يغطيه البند الثابت.
إذا كان تخطيطك للربع الرابع يشمل العملاء إلى جانب الموظفين، هدايا العطلات للعملاء يغطي هذا الجانب، و هدايا العطلات المؤسسية للموظفين يغطي الإهداء في نهاية العام نفسه.
الأسئلة الشائعة
كم ينبغي على الشركة أن تخصص في ميزانيتها لهدايا الموظفين؟
ابنِ الرقم بناءً على المناسبات التي تخطط لتغطيتها، ثم تحقق من صحة الإجمالي مقابل كشوف الرواتب. تشير SHRM إلى أن الإنفاق المعتاد على تقدير الموظفين يتراوح بين واحد إلى اثنين في المئة من الرواتب، مع ارتباط نسبة لا تقل عن واحد في المئة بنتائج أفضل في الاحتفاظ بالموظفين والتوظيف. إن تحديد مبلغ سنوي لكل موظف بدلاً من مبلغ إجمالي يجعل الميزانية أسهل في الدفاع عنها وفي توسيع نطاقها.
ما الذي ينبغي أن تتضمنه ميزانية تقديم الهدايا للشركات؟
قيمة الهدية، وتكلفة المنصة أو المورّد، والشحن والرسوم الجمركية للعناصر المادية، والوقت الإداري، وأي تكلفة ضريبية على صاحب العمل في الحالات التي تكون فيها الهدية خاضعة للضريبة. اطلب من الموردين التكلفة الإجمالية الشاملة لتقديم قيمة ثابتة لموظف واحد، إذ غالباً ما تقع هوامش الربح والرسوم لكل بطاقة خارج السعر المعلن.
متى ينبغي أن تخطط لميزانية تقديم الهدايا للشركات في الربع الرابع؟
في سبتمبر. تحتاج الهدايا المادية إلى اتخاذ قرارات بحلول أوائل أكتوبر للسماح بالإنتاج والشحن، وترك الأمر حتى نوفمبر يعني الاختيار من بين ما تبقى بأسعار مرتفعة في موسم الذروة. يزيل التقديم الرقمي للمواهب هذا الموعد النهائي، لكن محادثة الميزانية تظل أفضل نتيجة إذا جرت قبل ضغوط نهاية العام.
هل من الأفضل تقديم هدية واحدة كبيرة أم عدة هدايا صغيرة؟
عدة هدايا، في معظم الحالات. يقيس بحث Gallup حول التقدير ما إذا كان الشخص قد نال التقدير خلال الأيام السبعة الماضية، وهو ما لا يمكن لهدية واحدة في ديسمبر أن تؤثر فيه. تقسيم نحو نصف الميزانية إلى هدية لنهاية العام وتوزيع الباقي على أعياد الميلاد والذكرى السنوية والمكافآت الفورية يمنح المبلغ نفسه تأثيرًا أكبر.
كيف تمنع إهدار ميزانية الهدايا المؤسسية؟
اختر هدايا لا تنتهي صلاحيتها ومزودًا لا يفرض رسومًا على القيمة غير المستردة. بطاقات الهدايا منتهية الصلاحية تعيد الميزانية غير المنفقة إلى مُصدر البطاقة بدلًا من إعادتها إليك أو إلى موظفك، وهو خسارة صامتة لا تأخذها معظم ميزانيات الهدايا في الحسبان أبدًا.
هل تريد مساعدة في تحديد ميزانية الهدايا المؤسسية لديك؟ احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة وسنبني نموذج تكلفة لكل موظف بناءً على عدد موظفيك ومناسباتك ورواتبك.